مديريت منابع انساني در هزاره سوم

مذاكره مبتنی بر اصول

آیا می دانید هنگامی كه جهت انجام مذاكره در یك جلسه حاضر می شوید چه نكاتی را باید رعایت كنید؟
آیا می دانید یكی از مهمترین مشخصه های یك مهندس صنایع موفق توانایی مذاكره و هدایت جلسات می باشد؟
در این مقاله مختصری راجع به اصول و آداب مذاكره صحبت می كنیم.

اصول اولیه مذاكره:
1- اشخاص را از مسائل جدا كنید.
2- روی منافع متمركز شوید نه روی مواضع.
3- برای تامین منافع متقابل حق انتخابهای متنوعی بیاندیشید.
4- روی به كار گرفتن معیارهای عینی اصرار بورزید.

زمان هر مذاكره دارای سه بخش است:
·        تجزیه و تحلیل
·        برنامه ریزی
·        گفتگو

قسمت اول – اشخاص را از مساله جدا كنید
1- مذاكره كنندگان در درجه اول انسانند.
2- هرمذاكره كننده­ای دو نوع منافع دارد. یكی منافع ماهوی و دیگری روابط انسانی
1-2- روابط انسانی معمولا" با مساله منافع ماهوی پیوند می­خورد.
2-2- چانه زدن روی مواضع، روابط انسانی و منافع ماهوی را در تقابل و تعارض قرار می­دهد.
3- روابط انسانی را از منافع ماهوی جدا كنید و با مسائل انسانی برخورد مستقیم بكنید.

4- ادراك
1-4- خود را جای آنان قرار دهید.
2-4- مقاصد آنان را از نگرانی­های خودتان استنباط نكنید.
3-4- آنان را به خاطر مسائل خودتان ملامت نكنید.
4-4- دیدگاههای یكدیگر را مورد بحث قرار دهید.
5-4- به دنبال فرصتهایی باشید كه در تناقض با ادراكهای آنان عمل كنید.
6-4- با جلب مشاركت آنان در فرآیند مذاكره، سهمی از نتایج فرآیند را به آنان منتسب نمایید.
7-4- حفظ آبرو و حیثیت شخصی – پیشنهادات خودتان را در انطباق با ارزشهای آنان ارائه دهید.

5- احساس
1-5- ابتدا احساس­های طرف مقابل و خودتان را بشناسید و درك كنید.
2-5- احساس خود را صریحا" بیان و آشكار كنید و وجود آنها را طبیعی و مشروع بشمار آورید.
3-5- به طرف مقابل اجازه بدهید ناراحتی­ها، هیجانات و خشم خود را بیرون بریزد.
4-5- نسبت به برافروختگی­های احساساتی واكنش نشان ندهید.
5-5- از حركات سمبلیك بهره بگیرید.

6- ارتباط
1-6- طرح مشكلات برقراری ارتباط
اول- ممكن است مذاكره كنندگان با یكدیگر صحبت نكنند.
دوم- حتی اگر مستقیما" با آنان صحبت كنید ممكن است شما را نشنوند
سوم- ممكن است سوء برداشت از یكدیگر داشته باشند.
2-6- فعالانه به سخن طرف مقابل گوش دهید و آنچه را كه گفته می­شود درك كنید.
3-6- طوری سخن بگویید كه دیگران شما را بفهمند.
4-6- درباره خودتان صحبت كنید نه آنان (حمله نكنید.)
5-6- برای منظور و هدفی صحبت كنید. (به اندازه صحبت كنید، بعضی وقتها اگر برخی مطالب ناگفته بماند بهتر است.)
7- پیشگیری بهترین نتیجه را دارد.
1-7- روابط كاری برقرار كنید.
2-7- با مساله رو در رو شوید نه اشخاص

قسمت دوم– روی منافع تمركز كنید نه روی مواضع

1-طرح موضوع (مقدمه)
2- برای یافتن راه حل عاقلانه بین منافع دو طرف سازش دهید نه بین مواضع آنان
1-2- منافع معرف مساله هستند
2-2- پشت سر مواضع متقابل منافع مشترك و قابل انطباق و همچنین منافع معرض قرار دارند.
3- چگونه منافع را مشخص و تعیین می­كنید؟
1-3- بپرسید "چرا؟" (سعی كنید دلیل مواضع آنها را درك كنید.)
2-3- بپرسید "چرا نه" درباره انتخاب ْ آنها فكر كنید. (سعی كنید موضع آنها را حدس بزنید و سپس بفهمید كه چرا آن موضع را اتخاذ نكرده­اند.)
3-3- توجه داشته باشید كه هر یك از دو طرف مذاكره كننده، منافع متعدد و گوناگونی دارد
4-3- قدرتمندترین منافع و خواسته­ها، نیازهای اساسی انسانی هستند.
5-3- فهرستی تهیه كنید. (هر آنچه كه به ذهنتان می­آید به ترتیب یادداشت كنید.)
4- صحبت كردن درباره منافع و خواسته­ها

1-4- طرح موضوع
2-4- منافع و خواسته­های خود را صریح و روشن بیان كنید. (توضیحات تفضیلی به شما اعتبار می­دهد و اثر توضیحات شما را افزون می­سازد.)
3-4- منافع و خواسته­های آنان را به عنوان بخشی از مساله بپذیرید. (نشان دهید كه آنها را درك می­كنید.)
4-4- پیش از اینكه پاسخ خود را ارائه دهیداول مساله را بیان كنید. (در غیر اینصورت طرف مقابل به شما گوش نخواهد كرد.)
5-4- به آینده نگاه كنید نه به گذشته
6-4- قاطع ولی انعطاف پذیر باشید.
7-4- در مورد مساله سخت و استوار و در مورد افراد نرم و ملایم باشید. (در برخورد با مساله غیرت نشان دهید و از اشخاص پشتیبانی كنید.)
قسمت سوم – برای تامین منافع متقابل حق انتخابهای متنوعی بیاندیشید
1- تشخیص درد.
1-1- پیش داوری.
2-1- جستجو برای راه حل واحد.
3-1- فرض ثابت بودن كیك.
4-1- وجود اندیشه "حل مساله آنها مساله خودشان است".

2- دستورالعمل درمان
1-2- آفرینش راه حل­ها را از تصمیم گیری درباره آن جدا كنید.
·      اول- پیش از تشكیل جلسه مشاوره
·        هدف خود را تعریف كنید
·        تعداد محدودی از افراد را برای شركت در جلسه انتخاب كنید.
·        محیط را تغییر دهید.
·        جو جلسه را غیر رسمس نگه دارید.
·        كسی را انتخاب كنید كه جلسه را آرام و هماهنگ سازد.
·      دوم- ضمن جلسه مشاوره
·        شركت كنندگان را كنار یكدیگر و رو در روی مساله قرار دهید.
·        ضوابط اصلی جلسه را روشن كنید، از جمله ضابطه عدم انتقاد.
·        آفرینش ایده­های جدید.
·        ایده­ها را به صورت تمام و كمال ثبت كنید.
·      سوم- پس از جلسه مشاوره
·        امید بخش ترین ایده ها را علامت گذاری كنید.
·        برای ایده های امید بخش راه های بهبود بیندیشید.
·        برای ارزیابی ایده ها وقت معینی تعیین كنید و سپس تصمیم بگیرید
·      چهارم- با طرف مقابل هم مشتركا" برای آفرینش راه حل كوشش كنید. (برای كاهش خطر متعهد شدن نسبت به هر ایده جدیدی در هر زمان حداقل دو راهكار مختلف ارائه كنید. یكی از ایده ها می­تواند خیلی اغراق آمیز باشد.)
2-2- راهكارهای انتخابی خود را گسترش دهید.
·      اول- با رفت و برگشت بین كلیات و جزئیات دامنه و تنوع حق انتخابها را چند برابر كنید: نمودار مدور.
·      دوم- از دیدگاه كارشناسان مختلف به موضوع بنگرید.
·      سوم- توافق هایی با درجات گوناگون از قدرت بیافرینید.
·      چهارم- دامنه و حیطه توافق پیشنهادی را تغییر دهید.
3-2- به دنبال دستاوردهای مقابل باشید.
·      اول- منافع مشترك را مشخص سازید.
·      دوم- منافع متفاوت را بهم نزدیك و جفت و جور كنید
·        الف) آیا در منافع اختلاف است؟
·        ب) آیا اعتقادات با هم متفاوت هستند؟
·        ج) آیا ارزشها در مورد ظرف زمانی با هم متفاوت هستند؟
·        د) آیا پیش بینی ها با هم متفاوت هستند؟
·        ه) آیا اختلاف در میزان ریسك و مخاطره است؟
·      سوم- از آنها بخواهید ترجیح های خود را بیان كنند.
4-2- اخذ تصمیم را برای آنها تسهیل كنید.
·      اول- تصمیم چه كسی را؟ (بهتر است به جای تصمیم به تغییر موضع یك اداره مثل بیمه بر روی شخص مانند نماینده آن كار كنیم.)
·      دوم- چه تصمیمی را؟ (به دیگران مساله ندهید، بلكه راه حل ارائه كنید.)
·      سوم- تهدید كردن راه چاره نیست.
قسمت چهارم - به استفاده از معیارهای عینی اصرار بورزید
1- تصمیم گیری بر اساس موضع نادرست.
2- موارد استفاده از معیارهای عینی
3- مذاكره مبتنی بر اصول توافق های معقول را از طریق دوستانه و با كارایی پدید می آورد.
4- ایجاد و توسعه معیارهای عینی.
اول- استانداردهای منصفانه
دوم- روشهای منصفانه (یكی شیرینی را نصف كند و دیگری یكی از دو قسمت را برای خود بردارد.)

5- مذاكره با بهره گیری از معیارهای عینی.
اول- تلاش مشترك برای پیدا كردن معیارهای عینی
دوم- ابتدا در مورد اصول با هم توافق كنید.
سوم- دلیل بیاورید و به دلایل طرف گوش فرا دهید. (در پی تحمیل معیارهای خود نباشید.)
چهارم- هرگز تسلیم فشار نشوید. (شان و احترام خود را حفظ كنید و همراه با آن منصف باشید. اصول به عنوان یار شفیق شما عمل خواهند كرد.)


منبع :http://www.iepu.ir/post/237