نظرية هدفگذاري ( قسمت اول)
هـــدف وســازمــان
مقدمه
در داستان «آليس در سرزمين عجايب»، هنگامي كه آليس گم شده بود از گربة سخنگو پرسيد كه ازكدام راه بايد برود و گربة سخنگو پاسخ داد كه انتخاب راه بستگي به اين دارد كه آليس قصد دارد بهكجا برود. هنگامي كه آليس پاسخ داد كه تفاوتي ندارد، گربة سخنگو نيز در جواب گفت كه پستفاوتي هم ندارد كه از كدام راه بروي.
در يك سازمان نيز، اين هدفها هستند كه جهت حركت سازمان را تعيين ميكنند و براي سازمانامكان ارزيابي ميزان پيشرفت آن را فراهم ميسازند. از اين گذشته، هدفها در سطح تحليل فردي نيزيكي از عوامل انگيزشي به حساب ميآيند و نظرية هدفگذاري سالهاست در حوزه نظريةهايانگيزش مورد بحث و مداقه قرار دارد. بنابراين در اينجا به بحث هدف و هدفگذاري در سازمان از دوجنبه پرداخته خواهد. اول هدف به عنوان يكي از اركان سازمان مطرح و ابعاد گوناگون آن از اينديدگاه بحث ميشود. در ادامه، نظرية هدفگذاري در چارچوب نظريههاي انگيزش ارائه خواهد شد.
تعريف هدف
واژه فارسي «هدف» در متون مديريت در مقابل واژههاي متعددي مانند Objective، Goal،Purpose، Aim و Target به كار رفته كه گاه با پسوندهايي مانند «كلي»، «جزئي» و «بخشي» نيزتفكيك شده است. در اين ميان دو واژه Objective و Goal بيشتر استفاده شدهاند. برخي ازويسندگان اين دو واژه را مترادف ميدانند(Carroll and Tosi 1973, 69; Quinn 1996, 3;Hodge, Anthony, and Gales 1996, 57; Stoner, Freeman, and Gilbert 1995, 263;Hampton 1986, 140; Koontz, O'Donnell, and weihrich 1986, 97) . در مقابل، برخيديگر از صاحبنظران بين اين واژهها و مانند آنها تفاوت قائل شدهاند ( Ackoff 1970, 23;Harrison 1987, 39-40) . در اين ميان، تعاريف «اكاف» جامعتر به نظر ميرسند. از نظر او،وضعيت يا بروندادهاي مطلوب رفتار، Objectives هستند. يك سازمان ممكن است مايل باشدچيزي را كه در حال حاضر ندارد، به دست آورد (مثلاً سهم غالب بازار)، يا آنچه را كه قبلاً داشتهاست، نگه دارد و حفظ كند (مثلاً سهم فعلي بازار). در همين چارچوب، Goals، Objectiveهاييهستند كه دستيابي به آنها در يك زمان مشخص در دوره زمانيي كه به وسيله برنامه پوشانده شده،مورد نظر است. براي مثال «دستيابي به سيستم توزيع جديد تا سال **» يا «افزايش سهم بازار بهميزان 10 درصد تا سال **»، Goal محسوب ميشوند. Objectives ممكن است در دورةبرنامهريزي قابل دستيابي نباشند اما بايد بتوان در چنين دورهاي به آنها نزديك شد. مثلاً «توليدكالاهاي كاملاً بدون نقص»، هدفي است كه ميتوان به آن نزديك شد. دستيابي به Goalها در دورةبرنامهريزي بايد امكانپذير باشد هر چند كه در عمل چنين اتفاقي نيفتد. در نهايت هدفي كه هرگزنتوان بدان دست يافت اما بتوان بدون محدوديتي به آن نزديك شد يك «ايدهآل» نام دارد(Ackoff 1970, 23-24).
بدين ترتيب يك هدف الزاما" آيندهمدار است. بدين معني كه در زمان حال براي زماني كوتاه يابلند در آينده طراحي و توصيف ميشود. از اين گذشته يك هدف ميتواند دروني يا بيروني باشد. ازديدگاه سازماني، هدف دروني وضعيتي است كه سازمان در درون خود قصد دارد به آن بدل شود يابه آن دست يابد در حالي كه يك هدف بيروني، وضعيتي است كه سازمان قصد دارد آن را از محيط بهدست آورد. در هر صورت، يك هدف ميتواند اكتسابي يا ابقايي باشد (Stanford 1983, 7;Ackoff 1970; 24). هدفهاي اكتسابي وضعيتهايي هستند كه در حال حاضر وجود ندارند. در مقابلهدفهاي ابقايي وضعيتهايي هستند كه قصد داريم با تداوم وضع موجود آنها را كسب كنيم. جدول زيرنمونههايي از اين هدفها را نشان ميدهد.
نمونههايي از هدفها به تفكيك نوع و تمركز آنها
هدفهاي سازماني
با تعريفي كه شد، يك هدف سازماني وضعيتي است كه سازمان براي رسيدن به آن تلاشميكند. از ديدگاه سازماني، هدفها يكي از اركان اصلي سازمان به شمار ميروند. «اسكات» در مدليكه از «لويت» اقتباس كرده است اركان يك سازمان را بدين صورت نشان ميدهد:
مدل يك سازمان (اسكات 1992، 45)
در اين مدل، ساختار اجتماعي به جنبههاي متشكل يا تنظيم شده روابط موجود ميان افراديك سازمان اشاره ميكند. افراد سازماني، كساني هستند كه در برابر دريافتهاي مختلف، سازمان راياري ميدهند. تكنولوژي به روش تبديل دادهها به ستاندهها در يك سازمان و چگونگي انجام كار درسازمان اشاره دارد. ركن ديگر سازمان، هدفهاي آن هستند. هدفهاي يك سازمان به جز ارتباط با سايراركان آن، با محيط اجتماعي بزرگتر ارتباط مهمي دارند. آنچه كه به عنوان هدف و مقصد يك سازمانخاص ناميده ميشود، از نقطه نظر يك نظام بزرگتر، كاركرد تخصصي آن سازمان محسوب ميشود(اسكات 1992، 44-53).
«فرنچ» و «بل» با ديد سيستمي، هدفها را به عنوان يكي از زيرسيستمهاي سازمان مطرحكردهاند. به زعم آنان ميتوان سازمان را به جاي تقسيمبندي به واحدهايش، به عنوان مجموعهايمتشكل از تعدادي متغير متعامل اساسي ديد كه تمامي واحدهاي سازماني را در بر ميگيرند. اينمتغيرها عبارتند از: هدفها، وظايف، تكنولوژي، سازمان انساني ـ اجتماعي، ساختار و روابطمتقابل بروني.بنابراين ميتوان سازمان را متشكل از زير سيستم هدف، زير سيستم وظيفه، زيرسيستم تكنولوژيك، زير سيستم انساني ـ اجتماعي، زير سيستم ساختاري و زير سيستم روابط برونيملاحظه كرد.
از اين ديدگاه، زير سيستم هدف شامل يك يا چند هدف بالادست مرتبط به هم كه بيشتر ازاساسنامه يا بيانيه ماموريت سازمان ناشي ميشوند بعلاوه هدفهاي جزئي مربوط به واحدهايسازماني و برنامههايي كه از هدفهاي بالادست ناشي ميشوند يا آنها را شكل ميدهند، است. در اينمدل، زير سيستم تكنولوژيك شامل ابزار، ماشينآلات، رويهها، روشها و دانش فني است. زيرسيستم وظيفه، شامل واحدهاي فرعي كل كار است كه به وظيفههاي اصلي و فرعي تقسيم شده كهبايد توسط اعضاي سازمان به انجام رسند تا محصول يا خدمت نهايي سازمان توليد شود. زير سيستمساختاري سازمان تحت تأثير عميق زير سيستم تكنولوژيك و شامل گروهبندي وظيفهها مانندواحدها، دپارتمانها يا بخشهاي سازمان است. علاوه بر اين، زير سيستم ساختاري شامل قواعدكاري، توزيع اختيارات، سلسله مراتب، ارتباطات، برنامه ريزي، هماهنگي، كنترل و تصميمگيرياست. زير سيستم انساني ـ اجتماعي سازمان داراي چهار جنبه است. اين جنبهها را مهارتها وتواناييهاي اعضاي سازمان، سبك و فلسفه رهبري، زير سيستم رسمي (كارگزيني، سيستم پاداش،سيستم ارزيابي،....)و زير سيستم غير رسمي (هنجارهاي گروهي، ارزشها و....) تشكيل ميدهند.زيرسيستم روابط بروني شامل فراهم آوري اطلاعات، تامين منابع، تبادل خروجيها براي تامين منابع،تاثير بر محيط و پاسخ به تقاضاهاي بيروني است. .(1990, 54-56)
هدف در انواع سازمانها (اسكات 1992، 55، 57، 59، 60، 67، 69، 100-101)
در سه نگرش اساسي به سازمان كه «اسكات» مطرح كرده است، هدف نقش ويژهاي دارد. درنگرش اول يعني سازمان به عنوان يك سيستم عقلايي، سازمانها متشكل از گروههايي هستند كه درجهت پيگيري هدفهاي نسبتاً خاصي ميباشند. به عبارت ديگر آنها هدفدارند، چون فعاليتها وكنشهاي متقابل افراد براي نيل به هدفهاي معين به صورت متمركز هماهنگ شدهاند. هدفها تاحدودي صريح بوده، به وضوح تعريف شده و معيار مشخصي براي انتخاب از ميان فعاليتهايجايگزين مشخص را به دست ميدهند.
با نگرش سيستم عقلايي، سازمان ابزاري است كه براي رسيدن به هدفهاي مشخص طراحيشده است. از اين ديدگاه، رفتار سازمان به فعاليتهايي اطلاق ميشوند كه به وسيله عواملي هدفدار وهماهنگ اجرا گردد. هدفهاي معين معيار روشني را براي انتخاب از بين فعاليتهاي جايگزين ارائهميدهند و علاوه بر اين، تصميمهاي مربوط به چگونگي طراحي ساختار رانيز هدايت ميكنند.هدفها مشخص ميكنند كه چه وظايفي بايد انجام شوند، چه افرادي بايد استخدام شوند و چگونهمنابع بين افرادسازماني اختصاص يابند.
در نگرش دوم، سازمان به عنوان يك سيستم طبيعي تعريف ميشود. بر اين اساس اگر چهاغلب سازمانها از هدفهاي خاصي حمايت ميكنند اما غالباً هدفها، رفتار افراد سازمان را هدايتنميكنند و نميتوان از آنها به عنوان ابزار قابل اطميناني براي پيشبيني عمليات سازمان استفاده كرد.از اين ديدگاه، سازمانها گروههايي هستند كه بقاي سازمان، هدف مشترك افراد آن بوده كه بافعاليتهاي دسته جمعي براي دست يابي به اين هدف به صورت غير رسمي ساختار يافتهاند.
نظريهپردازان سيستم طبيعي، از نظريهپردازان سيستم عقلايي، هدفهاي سازماني و ارتباط آنهارا با رفتار افراد، پيچيدهتر ميدانند. دو مطلب كلي، ديدگاه آنها را درباره هدفهاي سازماني مشخصميكنند. اول اينكه در بسياري از موارد، بين هدفهاي بيان شده و واقعي كه بوسيله سازمان پيگيريميشود، عدم سنخيتي وجود دارد. دوم اينكه تحليلگران سيستم طبيعي تاكيد دارند كه حتي وقتيهدفهاي مقرر دنبال ميشوند، آنها تنها هدفهايي نيستند كه بر رفتار افراد تاثير ميگذارند. آنان اشارهميكنند كه همه سازمانها علاوه بر هدفهاي مربوط به محصول بايد هدفهاي حمايتي يا هدفهايحفاظتي را نيز پيگيري كنند. هيچ سازماني نميتواند كليه منابع خود را صرف توليد كالاو خدماتنمايد، هر سازماني بايد براي حفظ خود نيز انرژي صرف كند.
اگرچه آگاهي از اين تفاوتها مفيد است اما كاملاً كافي نيست. آنها اساسيترين تفاوت بين دوديدگاه در مورد هدفهاي سازماني را در برنميگيرند. تاكيد عمده ديدگاه سيستم طبيعي اين است كهسازمانها چيزي بيشتر از ابزاري براي دستيابي به هدفهاي محدود و مشخص هستند، آنها اساساًگروههاي اجتماعياند كه براي تطابق و بقا در محيط خاصي تلاش ميكنند. بنابراين سازمانهايرسمي مانند ساير گروههاي اجتماعي تحت تاثير يك هدف برتر يعني بقا هستند. بر اساس اين مدل،سازمان براي بقا و حفظ تعادل خود تلاش ميكند و اين تلاش ممكن است حتي بعد از اينكه سازمانبه طور موفقيتآميزي به هدفهاي صريح خود رسيده باشد نيز ادامه يابد. بعضي اوقات ممكن استتلاش در جهت بقا منجر به فراموشي يا انحراف از هدفهاي سازماني شود. در بسياري از شرايطسازمانها، هدفهاي خود را براي رسيدن به انطباق مطلوبتري اصلاح ميكنند. اگر بقاي آنها در خطرباشد، سازمانها از پيگيري هدفهاي صريح خويش به منظور حفظ خود صرف نظر ميكنند. به دليلاين تمايلات است كه سازمانها را نميتوان عمدتاً وسايلي براي رسيدن به هدفها به حساب آورد بلكهآنها به نوبه خود، هدف نيز به حساب ميآيند.
نگرش سوم با دو نگرش قبلي كه سازمان را به عنوان سيستم بستهاي جدا از محيط و شاملافرادي با هويت ثابت و ساده تلقي ميكردند، سازمانها را نه تنها سيستم بسته و جدا از محيطنميداند بلكه آنها را باز و وابسته به جريان مداومي از كاركنان، منابع و اطلاعات محيطي ميداند.بانگرش سيستمي ،محيط، سازمانها را شكل ميبخشد، آنها را حمايت و در آنها نفوذ ميكند.
هر سه نگرش براين نكته توافق دارند كه براي ادامه حيات سازمان، بايد افراد گوناگوني را واداركرد كه وقت و انرژي خود را در آن صرف كنند. با اين وجود، نگرش سيستمي تاكيد دارد كه منافعافراد متفاوت بوده و از راههاي گوناگوني ميتوان آنها را وادار به همكاري كرد. افراد بر مبناي منافعيكه از سازمان دريافت ميكنند به عضويت آن در ميآيند، آن را ترك ميكنند يا در فعاليتهاي جاريسازمان مشاركت ميكنند. با اين نگرش، نميتوان فرض كرد كه افراد داراي هدفهاي مشتركي هستنديا به طور روزمره براي بقاي سازمان تلاش ميكنند. بنابراين قسمت عمده وقت سازمان صرفمذاكره به منظور برآوردن منافع گوناگون افراد و ايجاد سيستمهايي كه به آنان آگاهي دهد و هنجارهايمشتركي را با هدف تحكيم روابط موثر با سازمان ميان آنها به وجود آورد تا بتواند تلاشهاي كاركنان درجهت حفظ و پيوستن به ائتلافهاي موقتي را كنترل نمايد.
نقش هدفها در سازمان
براي هدفهاي سازماني، نقشها و كاركردهاي متعددي مطرح شدهاند. «اتزيوني» معتقد است،هدفها، با توصيف وضعيت آينده سازمان، كاركرد جهتيابي براي آن دارند. علاوه بر اين، هدفهامنبعي براي مشروعيت سازمان به شمار ميروند چرا كه فعاليتهاي آن و در حقيقت موجوديت آنرا توجيه ميكنند. هدفها، براي افراد يك سازمان و خارج از آن استانداردهايي را فراهم ميسازند كهموفقيت سازمان را ارزيابي كنند (Etzioni 1964, 5).
از ديگر دلايل اهميت هدفها در سازمان، موارد زير ذكر شدهاند (Stoner, freeman, and
gilbert 1995, 263-64) :
هدفها، احساس وجود جهت را فراهم ميكنند.
بدون هدف، افراد و سازمانها به سرگرداني متمايل خواهند شد به نحوي كه نسبت به تغييراتمحيطي بدون يك احساس روشن از آنچه واقعاً به دنبال آن هستند، واكنش نشان ميدهند. باهدفگذاري، افراد و سازمانها انگيزه خود را تقويت ميكنند و منبع الهامي به دست ميآورند كه بهآنان در غلبه بر موانع اجتنابناپذيري كه با آنها روبرو هستند، كمك ميكند.
هدفها، تلاشهاي ما را متمركز ميكنند.
هر فرد و سازماني منابع محدود و راههاي ممكن زيادي براي استفاده از آنها پيش رو دارند. باانتخاب يك هدف يا مجموعهاي از هدفهاي مرتبط، براي استفاده از اين منابع اولويتبندي ميشودو تعهدي براي چگونگي استفاده از اين منابع كمياب ايجاد ميگردد. اين موضوع در يك سازماناهميت بيشتري مييابد چرا كه مديران بايد فعاليتهاي افراد زيادي را هماهنگ سازند.
هدفها، برنامهها و تصميمها را هدايت ميكنند.
برنامههاي كوتاه و بلندمدت براساس هدفها شكل ميگيرند و اين هدفها هستند كه به تصميمهاجهت ميدهند.
هدفها، ارزيابي پيشرفت را ممكن ميسازند.
يك هدف روشن و قابل اندازهگيري با يك زمانبندي مشخص، استانداردي براي عملكردخواهد شد كه به افراد و مديران امكان ارزيابي پيشرفتشان را ميدهد. بنابراين، هدفها يك بخشاساسي از فرايند كنترل هستند كه از طريق آن از اينكه اقدامات و فعاليتهابراساس هدفها و برنامه هاييكه براي دستيابي به آنها طراحي شدهاند، اطمينان حاصل ميشود.
«هوج»، «آنتوني» و «گيلز» علاوه بر موارد پيش گفته مانند نقش راهنما يا جهت، مشروعيت،استاندارد و تمركز و وحدتبخشي به فعاليتها براي هدف دو نقش ديگر را ذكر ميكنند كه عبارتانداز :(1996, 67-9)
انگيزش
دستيابي به هدفها تنها با هدفگذاري صورت نميپذيرد. نقش راهنما يا جهت براي هدفباعث ميشود كه كاركنان در يابند كه چه كاري را چگونه به انجام رسانند. نقش انگيزشي هدفها باعثميشود كه كاركنان به انجام اين امور تشويق گردند. در بسياري از اوقات، هدفها براي به چالشواداشتن كاركنان تعيين ميشوند و اغلب به خاطر دستيابي به آنها پاداش پرداخت ميگردد.
ساختار و طراحي
تنوع و پيچيدگي هدفهاي سازماني نقش مهمي را در تصميمگيري درباره چگونگي ساختاريافتن و طراحي سازمان ايفا ميكنند. به عنوان مثال، شركتهايي كه هدف آنها توليد كالاها ياخدماتمتنوعي باشد نياز به ساختاري متفاوت با آنهايي دارند كه به دنبال توليد كالاها يا خدمات معدود ومرتبط به هم هستند. به همين ترتيب بين ساختار سازمانهايي كه هدفهايشان احتياج به تعاملگستردهاي بين واحدهاي سازماني دارد و آنهايي كه عمليات واحدهاي سازمانيشان نسبتاً مستقلصورت ميگيرند، تفاوت عمدهاي وجود دارد.
«هريرسون» نيز براي هدف مزاياي ديگري را بيان ميكند. از نظر او مديران با استفاده ازهدف، كل پديده سازمان را با استفاده از تعداد اندكي از عبارات كلي كه در عمل قابل آزمون هستند،تعيين ميكنند. هدفها به مديران امكان ارزيابي صحت تصميمشان را ميدهد. هدفها مبنايتصميمگيري عقلايي در سازمانهاي رسمي هستند. علاوه بر اينها، هدفهاي مديريتي ابزاري را برايآميختن ارضاي نيازهاي انساني و انجام ماموريت سازماني فراهم ميآورند (1987, 40).
«كارول» و «توسي» معتقدند كه با تشريح هدفها، موارد زير محقق ميشوند (1973,70-71):
انتظارات مربوط به روابط زيردست ـ بالادست، با توجه به اينكه چه كاري بايد انجام شود و دردوره زماني پوشش داده شده با هدف، چه ميزان از آن بايد حاصل شود، مستند ميگردد.
مبناي محمكتري براي توسعه و تركيب برنامهها و فعاليتهاي فردي و بخشي فراهم ميشود.
مبنايي براي بازخورد و ارزيابي عملكرد زيردستان پديد ميآيد.
هماهنگي و زمانبندي فعاليتهاي واحدها و افراد امكانپذير ميشود.
توجه به نياز به كنترل كاركردهاي كليدي سازماني جلب ميشود.
اساس سيستم پاداش برمبناي كار را در مقابل سيستم پاداش بر مبناي شخصيت به وجودميآورد.
بر تغيير، توسعه و رشد سازمان و فرد تاكيد ميشود.
ماهيت هدفهاي سازماني (Etzioni 1964, 6-7)
همانگونه كه گفته شد، هدف سازماني وضعيت مطلوبي است كه هر سازمان تلاش دارد بداندست يابد. بنابراين يك هدف سازماني هرگز وجود ندارد، بلكه وضعيتي است كه به دنبال آن هستيمنه وضعيتي كه آن را داريم. اما سؤال اين است كه سازمان هدف چه كسي را دنبال ميكند؟ هدفمديران ارشد، هيات مديره يا اكثريت كاركنانش را؟ عملاً هدف هيچ يك را. يك هدف سازماني،وضعيتي در آينده است كه سازمان به عنوان يك پديدة جمعي تلاش دارد بدان دست يابد و اين تاحدي از هدفهاي مديران ارشد، هيات مديره و كاركنان سازمان تاثير ميپذيرد. هدفهاي سازمانياغلب با رايزنيهاي مسالمتآميز تعيين ميشوند، اما برخي اوقات نيز از طريق يك بازي قدرت بينبخشهاي گوناگون سازمان و كاركنان آن شكل ميگيرند.
به هر ترتيب، يك هدف هنگامي هدف سازماني به شمار ميرود كه بيشتر امكانات سازمان وتعهد سازماني كاركنان، بدان معطوف شده باشد. از اين گذشته، يك هدف سازماني اولويتها را بهخود اختصاص ميدهد. بنابراين هنگامي يك هدف را هدف سازماني ميدانيم كه وضعيتي در آيندهباشد، سازمان به عنوان يك جمع به دنبال آن باشد و بدين منظور آن را در اولويت قرار دهد و بيشترامكانات و تعهد سازماني كاركنان خود را بدان معطوف سازد.
انواع، سلسله مراتب و شبكه هدفها
هدفها، نتايج نهايي را بيان ميكنند و هدفهاي كلي بايد به وسيله هدفهاي فرعيپشتيباني شوند. بنابراين، هدفها هم يك سلسله مراتب و هم يك شبكه را تشكيل ميدهند.
در شكل، سلسله مراتب هدفهاي سازماني از هدف كلي تا هدفهاي مشخص افراد مشاهدهميشود. در راس اين سلسله مراتب، "Purpose" وجود دارد كه داراي دو بعد است. يك بعداجتماعي كه نشاندهندة انتظار جامعه از سازمان براي برآوردن مقاصد خاصي (مانند افزايش رفاهعمومي) است. دوم، بعد بازرگاني يا اقتصادي آن است. پس از "Purpose" در اين سلسله مراتب،ماموريت قرار دارد. اين دو سطح از هدفها، خود به هدفها و استراتژيهاي عمومي شكسته ميشوند.در سطح بعدي سلسله مراتب، هدفهاي خاصتر مانند آنچه در حوزههاي نتايج كليدي وجود دارند،ديده ميشوند. پس از اين، هدفها در سطح بخشها و واحدهاي سازماني هستند و در نهايت، اينسلسله مراتب به هدفهاي افراد سازماني منتهي ميشود.
مفهوم سلسله مراتب هدفها با فرايند هدفگذاري و سلسله مراتب سازماني نيز پيوند مييابد.مديران در سطوح گوناگون سازماني با انواع گوناگوني از هدفها سروكار دارند. هيات مديره و مديرانارشد سازمان، هدفهاي سطوح 1 تا 4 را تعيين ميكنند. مديران مياني با تعيين هدفهاي سطح 4 تا 6سروكار دارند و مديران ردة پايين سازمان هدفهاي سطح 6 و 7 را تعيين ميكنند.
در اين باره كه سازمان در تعيين هدفهايش بايد رويكرد بالا به پايين يا پايين به بالا رااختيار كند، اختلاف نظر وجود دارد. در رويكرد بالا به پايين، مديران سطوح بالاتر هدفهاي زيردستانخود را تعيين ميكنند در حالي كه در رويكرد پايين به بالا، زيردستان هدفهاي مربوط به خود را تعيينو به بالادستان خود ارائه ميكنند. طرفداران رويكرد بالا به پايين، مطرح ميكنند كه كل سازمان نياز بههدايت از طريق هدفهاي كلي سازمان دارد كه اين هدفها را مديريت ارشد سازمان تعيين ميكند. درمقابل، طرفداران نگرش پايين به بالا، معتقدند كه مديريت ارشد سازمان نياز به داشتن اطلاعات ازسطوح پايينتر سازمان در قالب هدفها دارد. علاوه بر اين، زيردستان با آغاز فرايند هدفگذاري،انگيزش و تعهد بيشتري نسبت به هدفها خواهند داشت. تجربه نشان ميدهد كه هر چند رويكرد بالابه پايين از مطلوبيت كمتري برخوردار است اما هيچ يك از اين دو رويكرد به تنهايي كفايت نميكنند.در عين اساسي بودن هر دو رويكرد، تاكيد بر يكي بستگي به موقعيت، شامل عواملي مانند اندازةسازمان، فرهنگ سازماني، سبك رهبري، و فوريت برنامهها دارد.
مفهوم ديگري كه دربارة هدفها بايد بدان توجه شود، شبكه هدفهاست. هدفها معمولاً ازشبكهاي از نتايج و وقايع مطلوب تشكيل شدهاند. اگر به ارتباط بين هدفها توجه نشود و اگر هدفهايكديگر را حمايت نكنند، افراد اغلب راههايي را دنبال ميكنند كه به نفع واحد خودشان باشد درحالي كه چنين راههايي ممكن است در مخالفت با مصالح سازمان به عنوان يك كل باشند. هدفها بهندرت خطي هستند به اين مفهوم كه هر هدف با تنها يك هدف ديگر دنبال شود. بلكه هدفها يكشبكه با ارتباطات چندگانه را تشكيل ميدهند. يعني هر هدف به چندين هدف پيش از خود وچندين هدف پس از خود مرتبط است. مديران بايد اطمينان حاصل كنند كه اجزاي اين شبكه ازهدفها كاملاً با يكديگر همخواني دارند(Koontz, O'Donnell, and Weihrich 1986, 97-100).
«هوج»، «آنتوني» و «گيلز» ابتدا سه منظور اصلي از تعيين هدفها را بدين صورت بيان ميدارند:
1) هدفها وضعيت مطلوبي كه سازمان تلاش دارد در آينده بدان دست يازد را تعيين و بنابراين خطوطراهنمايي براي پيروي كاركنان سازمان فراهم ميكنند،
2) هدفها، فلسفه وجودي يا مشروعيت سازمان را ارائه ميكنند،
3) هدفها، مجموعهاي از استانداردها را فراهم ميكنند كه براساس آنها امكان ارزيابي عملكردسازمان پديد ميآيد.
سپس بر اين اساس سه سطح از هدفها را ارائه ميكنند كه در جدول، خلاصهاي از اين مواردآمده است. اول، در گستردهترين و عموميترين سطح، يعني در سطح سازمان به عنوان يك كل،هدفهاي كلي در قالب هدفهاي رسمي يا بيانيه ماموريت عنوان ميشوند. اين هدفها، عبارتهايكلي و عمومي دربارة شرايط آينده و اصول راهنما هستند. كليت و عموميت اين هدفها به قدرياست كه اغلب بيشتر از سايهاي براي سازمان فراهم نميكنند هر چند اين سايه ممكن است برايفرهنگسازي بسياري پراهميت باشد. هدفهاي عملي كه از هدفهاي رسمي منشعب ميشوند،عبارتهاي مشخصتري هستند دربارة اينكه بخشها، دپارتمانها يا واحدهاي بازرگاني قصد انجامچه كاري را دارند. در نهايت، هدفهاي عملياتي قرار دارند كه مشخصترين و مشروحترينهدفهاي سازماني به شمار ميروند. هدفهاي عملياتي در مستنداتي مانند شرح مشاغل ذكر ميشوندكه مشخص ميكنند هر فرد بخصوصي در سازمان بايد چه كارهايي انجام دهد.
سازمانها همگي داراي مقاصد رسمي و اساسنامهاي هستند. بيانيه ماموريت، هدفهاي رسمييا هدفهاي استراتژيك بيانكنندة اين مقاصد هستند. در اين سطح، هدفها گسترده و كلي هستند وليجهت سازمان و اغلب فلسفه وجودي آن را تشريح ميكنند.
در مرتبه بعدي، هدفهاي عملي قرار دارند كه نوعاً بر حسب نتايج قابل اندازهگيري بيانميشوند. اين هدفها، استانداردها و راهنمايي براي فعاليتهاي جاري كاركنان سازمان فراهم ميكنند.هدفهاي عملي در هشت حوزه كليدي دستهبندي ميشوند كه عبارتاند از:
هدفهاي بازار
سازمانها ممكن است هدفهايي را براي افزايش سهم بازار يا ورود به بازارهاي جديد تعيينكنند. چنين هدفهايي ميتوانند نشان دهندة توسعه محصولات جديد يا تعديل محصولات موجودباشند.
هدفهاي عملكرد مالي
سازمانهاي تجاري نوعاً با هدفهاي خاصي براي سودآوري هدايت ميشوند. چنينسازمانهايي ممكن است هدفهايي براي افزايش سود يا بازدهي عملياتي به نرخ مشخص، تعيينكنند.
هدفهاي مربوط به منابع
از آنجايي كه سازمانها، سيستمهاي باز هستند، به محيط خارجي براي تامين منابع حياتي خودوابستهاند. سازمانها بايد منابع خود را از خارج تامين كنند و هدفهاي مربوط به منابع، براي تامينمنابع انساني، فيزيكي و مالي خارجي تعيين ميشوند.
هدفهاي نوآوري
نتيجه ديگري كه از نگرش سيستمي به سازمان حاصل ميشود، تغييرات پايدار در محيطسازمان است. براي پاسخ به تقاضاي محيطي ناشي از تغييرات، سازمانها نيز بايد تغيير يابند.هدفهاي نوآوري، هدفهايي هستند كه براي تغيير هر چيزي در سازمان مانند كالاها يا خدمات،فرايندها، كاركنان و خود سازمان، تعيين ميشوند.
هدفهاي بهرهوري
توجه به كيفيت، هزينه و ميزان خروجيهاي هر سازمان در قالب هدفهاي بهرهوري انجامميشود. يكي از موضوعات مهم فراروي هر سازمان، چگونگي افزايش كيفيت كالا يا محصول درعين كاهش ضايعات و ناكارايي است. بدين منظور بسياري از سازمانها از مديريت كيفيت فراگير بهعنوان ابزاري براي ايجاد هدفهاي ويژهاي كه كيفيت، هزينه و ميزان خروجي را در نظر دارند، استفادهميكنند.
هدفهاي توسعه مديريت
سازمانها نه تنها هنگام برنامهريزي براي كالاها و خدمات جديد بايد به آينده فكر كنند بلكهبايد به مديران و مهارتهاي آنان نيز كه براي هدايت سازمان در آينده ضروري هستند، توجه كنند. باتغييرات در شرايط محيطي و تكنولوژيكي، از مديران انتظارات جديدي ميرود. بنابراين سازمانهابايد برنامههاي گستردهاي را براي جلب، نگهداري، آموزش، ارتقا و پاداش به مديران طراحي كنند.
نگرشها و عملكرد كاركنان
سازمانها براي افراد و گروههاي سازماني هدفهاي ويژهاي تعيين ميكنند. هدفهايي مانندهدفهاي فروش براي كاركنان فروش، هدفهاي توليد براي كاركنان توليد و مانند آن از اين قبيل هستند.اين هدفها به وظايف مخصوص به افراد يا واحدهاي كاري گره خوردهاند. بسياري از سازمانها نيز همزيادي را صرف ايجاد نگرشهاي مثبت در كاركنان نسبت به سازمان و كار ميكنند. چرا كه نگرشمثبت در كاركنان به كيفيت زندگي كاري آنان كمك ميكند و براي ايجاد شرايط سازماني مناسباهميت زيادي دارد.
مسئوليت اجتماعي و رفتار اخلاقي
سازمانها اغلب تلاش قابل ملاحظهاي را صرف دنبال كردن هدفهاي مسئوليت اجتماعي واخلاقي ميكنند. برخي از سازمانها، اخلاق و مسئوليت اجتماعي را اساس كار خود قرار ميدهند وخود را با صفت «سبز» به عنوان مسئول در قبال جامعه معرفي ميكنند. مواردي مانند عدماستفاده از حيوانات براي آزمايش و استفاده از مواد اوليه قابل بازيافت در همين چارچوب قرارميگيرند (1996, 58-64).
از اين دستهبنديهاي كلي براي هدفهاي سازماني كه بگذريم، برخي از انواع هدفها نيز در متونعلمي مطرح شدهاند كه اغلب در مقابل يكديگر و در مقايسه با هم به كار رفتهاند. تعدادي از اينهدفها عبارتاند از:
هدفهاي رسمي ـ هدفهاي استراتژيك ـ هدفهاي عملياتي (Mansfield 1996, 4601)
هدفهاي رسمي، هدفهايي هستند كه اغلب در اساسنامه سازمان ذكر ميشوند. اين هدفهامعمولاً بيش از حدي كه بتوان آنها را به هدفهاي استراتژيك ترجمه كرد، گنگ و كلي هستند. علاوه براين بيشتر اوقات، هدفهاي رسمي در مدت زمان طولاني تغيير نميكنند در حالي كه هدفهاياستراتژيك متغير هستند و در برخي موارد سرعت و بسامد اين تغيير بسيار زياد نيز هست. هدفهايعملياتي يك سازمان معمولاً از نتايج تصميمهاي مديران ناشي ميشوند. به اين دليل مشابهت زياديبا هدفهاي استراتژيك دارند اما ممكن است موجوديت جداگانهاي از آنها نداشته باشند.
هدفهاي عملكردي ـ هدفهاي سبكي(Ackoff 1970, 24)
هدفهاي عملكردي، هدفهايي هستند كه دستيابي به آنها به خودي خود مورد نظر نيست بلكهوسيلهاي هستند براي دستيابي به يا ابقاي چيز باارزش ديگري. دانش فني، تجهيزات، سهم بازار ومانند آن از جمله هدفهاي عملكردي هستند. در مقابل، هدفهاي سبكي، هدفهايي هستند كه بهخودي خود داراي ارزش ذاتي براي يك سازمان هستند.
هدفهاي كوتاهبرد ـ هدفهاي دوربرد(Hodge, Anthony, and Lawrence 1996, 59-60)
هدفهاي سازماني را ميتوان بر حسب محدودة زماني آنها به دو دستة كوتاهبرد و دوربردتقسيم كرد. هدفهاي كوتاهبرد، هدفهايي هستند كه سازمان اميد دارد در يك سال يا هر دورة ماليديگري به آنها دست يابد. در مقابل، هدفهاي دوربرد، هدفهايي هستند كه در كوتاه مدت قابلحصول نيستند. اين هدفها ممكن است براي دورهاي فراتر از يك سال يا يك دورة مالي تعيين شدهباشند. بايد دانست كه تغييرات سريع محيطي، برنامهريزي براي دورههاي بيش از 3 تا 5 سال رامشكل يا غيرعقلايي كردهاند. صرفنظر از مدت هدفهاي دوربرد، چنين هدفهايي جهت كلي يكسازمان را در طول زمان بيشتر از يك سال ارائه ميكنند.
هدفهاي واقعي يا دنبال شده ـ هدفهاي اظهارشده(Etzioni 1964, 7)
هدفهاي واقعي، هدفهايي هستند كه سازمان در عمل با اختصاص منابع خود به دنبالدستيابي به آنها در آينده است. در مقابل، هدفهاي اظهار شده هدفهايي هستند كه در مستندات وبياينههاي رسمي سازماني عنوان ميشوند. چنين هدفهايي ممكن است با هدفهاي واقعي سازماندر تعارض يا همخوان با آنها باشند.
هدفهاي جمعي ـ هدفهاي فردي (Etzioni 1964, 6)
هدفهاي جمعي، هدفهايي هستند كه سازمان به عنوان يك پديدة جمعي و يك كل واحد بهدنبال آن است. در مقابل، هدفهاي فردي، هدفهاي آحاد افراد سازمان هستند كه اين هدفها ميتوانندبا هدفهاي جمعي در تضاد نيز باشند.
هدفهاي اوليه ـ هدفهاي ثانويه (Hodge and Anthony 1988, 274-277)
سازمانها بايد به گروههاي متعددي از مخاطبين پاسخ دهند كه اين گروهها به دو دسته ذينفعاناوليه و ثانويه قابل دستهبندي هستند. گروه ذينفعان اوليه آنهايي هستند كه سازمان براي خدمت بهآنها تاسيس شده است (مانند دانشجويان براي دانشگاهها). علاوه بر اين گروه، تمامي سازمانهاگروههايي از ذينفعان ثانويه نيز دارند كه براي خدمت به آنها يا ارضاي آنان تلاش ميكنند (مانندكارمندان يا سهامداران)، هر چند كه به اين منظور تاسيس نشدهاند. بر اين اساس، هدفهايي كهمستقمياً به ارضاي نيازها و خواستهاي گروه ذينفعان اوليه سازمان گره خوردهاند، هدفهاي اوليهناميده ميشوند. هر سازمان، صرف نظر از نوع آن، اساساً براي ارائه خدمات و كالاها به گروههايخاصي تاسيس شده است كه گروه ذينفعان اولية آن را تشكيل ميدهند و هدفهاي اوليه سازمان براين اساس شكل ميگيرند. هدفهاي اوليه از آن جهت اهميت فوقالعاده دارند كه مبناي تعريف ديگرهدفهاي پشتيبان را با تعيين مقصد اصلي سازمان فراهم ميسازند. علاوه بر اين، هدفهاي اوليه برساختار سازماني و فرايندهاي آن تاثير تعيينكنندهاي دارند.
در مقابل، تمامي سازمانها براي پاسخ به نيازها و خواستهاي گروههاي ذينفعان ثانويه خود،هدفهايي دارند كه هدفهاي ثانويه نام گرفتهاند. هدفهاي ثانويه ميتوانند براي ارضاي گروههاي خارجاز سازمان مانند دولت يا داخل سازمان مانند واحدهاي سازماني يا كاركنان آن طراحي شوند. ازديدگاه ديگري، واحدهاي درون سازماني از يكديگر انتظاراتي دارند كه سازمان به عنوان يك كل بايدهدفهايي را براي پاسخ واحدهاي سازماني به انتظارات و نيازهاي متقابل يكديگر تعيين كند.
هدفهاي تعادلي ـ هدفهاي توسعهاي(Hodge and Anthony 1988, 279-80)
سازمانهايي كه به دنبال باقي ماندن در، يا دست يافتن به وضعيتي پايدار هستند، هدفهايي راتوسعه ميدهند كه هدفهاي تعادلي ناميده ميشوند. دستيابي به چنين هدفهايي، سازمان را قادرميسازد كه سهم نسبي خود را از بازار و همچنين از منابع، در طول زمان حفظ كند. اساساً، سازمانيكه به دنبال هدفهاي تعادلي است، تصميمي آگاهانه براي اتخاذ يك استراتژي تطبيقي برايهمخواني با محيط پيرامون خود گرفته است. بدين معنا كه محيط خود را با انگيزه ايجاد تغييراتداخلي، بررسي و نظارت ميكند و بدين ترتيب امكان مييابد كه خود را با فشارهاي بيروني انطباقدهد. علاوه بر اين، در چنين وضعيتي سازمان در حالت انفعالي قرار دارد كه در آن براي تعديلهدفهايي كه محيط اقتضا ميكند، در نوسان است. يك هدف تعادلي مانند نوعي ژيروسكوپ عملميكند كه سازمان را به محيط پيرامونش مرتبط ميسازد.
در مقابل، توسعه عمليات و انجام پروژهها به صورت كاراتر، يكي از هدفهاي عمومي سازمانهابه شمار ميرود. علاوه بر اين، تلاش براي انجام بهتر امور، داشتن هدفهاي توسعهاي را طبيعيمينمايد. بنابراين هدفهاي توسعهاي آن دسته از هدفها هستند كه سازمان براي دستيابي به سطوحبالاتري از عملكرد، كارايي و اثربخشي و به دليل قانع نبودن به وضع موجود خود، طراحي ميكند.
هدفهاي صريح ـ هدفهاي ضمني (Hodge and Anthony 1988, 280-81)
سازمانها در بسياري از اوقات براي خود، هدفهايي تعيين و آنها را در مستندات سازماني چاپو منتشر ميكنند. ولي اين هدفها ممكن است عملاً هدفهاي سازمان نباشد بلكه فقط براي مقاصدروابط عمومي، بيان شده باشند. هدفهاي واقعي يا غيررسمي كه سازمان واقعاً به دنبال آنهاستميتوانند با هدفهاي صريح آن متفاوت باشند. اين تفاوت ميتواند به دلايل گوناگوني واقع شود.ممكن است مديران ردههاي پايين سازمان از هدفهاي صريح آگاهي كافي نداشته باشند و بدينترتيب هدفهاي خود را در مغايرت با آنها تعيين كنند. هدفهاي صريح ممكن است بسيار غيرواقعبينانه و غيرقابل حصول باشند بنابراين هدفهاي ضمني با درجه كمتري از بلندپروازي تعيينشوند. در نهايت، هدفهاي شخصي مديران ممكن است هدفهاي صريح سازمان را در محاق قراردهند. بنابراين، در هر صورت بايد توجه داشت كه هدفهاي صريح كه به صورت رسمي بيان شدهاندممكن است واقعاً همان هدفهايي نباشد كه رفتار سازماني را هدايت ميكنند.
هدفهاي عملكردي ـ هدفهاي توسعه شخصي(Carroll and Tosi 1973, 73-78)
هدفهاي عملكردي به هدفها و فعاليتهايي گفته ميشوند كه به تكاليف ناشي از پست هر فردارتباط دارند. بنابراين، اين هدفها مستقيماً از تكاليف شغلي استخراج ميشوند. مواردي مانندفعاليتهاي جاري، حل مسائل و نوآوري از اين دست هدفها به شمار ميروند. در مقابل، هدفهايتوسعه شخصي به افزايش مهارتهاي شخصي، دانش شغلي يا قابليتها مربوط ميشوند. اين هدفهابايد بر مبناي مسائل يا كاستيهاي موجود يا مورد انتظار در حوزههاي مهارتهاي فني، ارتباطات بينفردي و تغييرات شغلي، شكل گيرند.
هدفهاي جاري ـ هدفهاي حل مساله، پروژة خاص يا خلاق(Carroll and Tosi 1973,83-85)
برخي هدفها بسيار آسانتر از ديگر هدفها قابل اندازهگيري هستند. هدفهايي مانندهزينههاي توليد، ميزان فروش و مانند آن از اين دست به شمار ميروند. چنين اندازهگيريهايي عموماًدربارة هدفهاي سطوح پايينتر سازماني مانند حوزههاي توليد، فروش و مانند آن مناسبتر و عمليترهستند اما در بسياري از واحدهاي تخصصي و براي كاركنان خبره كمتر كاربرد دارند. از اين ديدگاهيعني براساس امكان اندازهگيري و ارزيابي، دو نوع هدف را ميتوان از يكديگر تميز داد. اول هدفهايجاري هستند. اين هدفها از مسئوليتهاي اساسي شغل ناشي ميشوند و فعاليتهايي را شامل ميشوندكه در كانون شرح مشاغل وجود دارند. اين هدفها به عنوان استانداردهاي شغل يا معيارهاي عملكردعنوان ميشوند. چنين هدفهايي قابل اندازهگيري و ارزيابي هستند و ميزان دستيابي به آنها براي هرفرد يا واحد قابل تعيين و مقايسه با استانداردها ميباشد.
در مقابل، هدفهاي حل مساله، پروژه خاص يا خلاق وجود دارند كه براي آنها ايجاد معيارها ومقياسهاي كمي جهت اندازهگيري و ارزيابي بسيار مشكل است. بنابراين عموماً ارزيابي نتايج درچنين حوزههايي كافي نخواهد بود و يا مستقيماً امكانپذير نيست. عليرغم اين، راههايي برايقضاوت دربارة اينكه چنين هدفهايي از راه مناسبي انجام شدهاند يا نه وجود دارد از جمله اينكهقضاوت برحسب جنبههاي كمي آنها مانند ميزان هزينه انجام پذيرد.
هدفهاي قابل ارزيابي ـ هدفهاي غير قابل ارزيابي (Koontz, O'Donnell, and 1986,Weihrich 107-8)
هدفهاي قابل ارزيابي، هدفهايي هستند كه امكان بررسي ميزان دستيابي به آنها در پايان دورةمورد انتظار وجود دارد. در مقابل، هدفهاي غير قابل ارزيابي، هدفهايي هستند كه معياري برايسنجش ميزان دستيابي يا تحقق آنها وجود ندارد.
ويژگيهاي هدفهاي سازماني مطلوب
نويسندگان گوناگون تلاش كردهاند تا با ارزيابي تاثير انواع گوناگون هدفها بر سازمان، ويژگيهايهدفهاي سازماني مطلوب را استخراج كنند.
«هريسون» به ويژگيهاي هدفهاي سازماني از ديدگاه تصميمگيري توجه كرده و دوازدهويژگي براي اين هدفها ارائه ميكند كه ضامن موفقيت تصميمگيري هستند. وي اين ويژگيها را درقالب پرسشهايي مطرح ميكند (1987, 41) :
مرتبط بودن. آيا هدفها با مقاصد اصلي سازمان مرتبط و پشتيبان آنها هستند؟
عملي بودن. آيا هدفها، محدوديتهاي آشكار را لحاظ كردهاند؟
چالشي بودن. آيا هدفها چالشي را براي مديران در كليه سطوح سازمان فراهم ميكنند؟
قابليت اندازهگيري. آيا هدفها را ميتوان كمي كرد يا حداقل آنها را براساس اهميتشاناولويتبندي كرد؟
قابليت زمانبندي. آيا ميتوان هدفها را زمانبندي و پيشرفت آنها را در مقاطع معين براياطمينان از حصول آنها، بازبيني كرد؟
تعادل. آيا هدفها تاكيد نسبي بر تمامي فعاليتهاي سازماني دارند و نقاط قوت و ضعف سازماني رادر يك تعادل مناسب نگه ميدارند؟
قابليت انعطاف. آيا هدفها به اندازه كافي قابل انعطاف هستند يا سازمان احتمال دارد خود رااسير مجموعهاي از اقدامات خاص ببيند؟
بموقع بودن. با توجه به محيط سازمان، آيا تعيين چنين هدفهايي بموقع انجام شدهاست؟
روزآمد بودن. آيا هدفها در مرزهاي موجود توسعه تكنولوژيكي قرار دارند؟
رشد. آيا هدفها متضمن رشد سازمان هستند يا تنها بقاي آن را در نظر دارند؟
اثربخشي هزينه. آيا منافع حاصل از هدفها به وضوح از هزينههاي مربوط به آن فراترند؟
قابليت حسابرسي. آيا وظايفي كه براي دستيابي به هدفها تعيين ميشوند، قابليت حسابرسيعملكرد تك تك مديران را در سراسر سازمان فراهم ميسازند؟
از ديدگاهي ديگر، هدفها براي اينكه موثر باشند بايد چهار معيار را داشته باشند (Baker,1996, 3336). از اين ديدگاه، هدفها بايد:
احساس جهت و مقصد را ايجاد كنند؛
جو نتيجه محور در سازمان ايجاد كنند؛
شاخصهايي براي اندازهگيري پيشرفت فراهم كنند؛
آنچه مديريت آن را عملكرد خوب ميداند، تشريح كنند.
«دوبرين»، «آرلند» و «ويليامز» هدفهاي مناسب را داراي كيفيتهاي زير ميدانند و آنها را بهصورت توصيههايي بيان ميكنند (1989, 131-32):
خاص. هدفها را با عبارتهاي عملياتي و جهتهاي روشن دربارة آنچه بايد انجام شود، بيان كنيد.
قابل اندازهگيري. نتايج را قابل اندازهگيري (ترجيحاً به صورت كمي) تعيين كنيد تا قضاوت دربارةدستيابي به آنها آسان باشد.
قابل دستيابي. هدفها را واقعبينانه تنظيم كنيد. دستيابي به هدفها به گونهاي كه بيان شدهاند بايدامكانپذير باشد.
مكتوب. هدفها را بنويسيد چرا كه هدفهاي مكتوب ارزش بيشتري دارند و احتمال دستيابي به آنهازيادتر است.
جامع. براي تمامي حوزههاي اصلي به نحوي هدفگذاري كنيد كه يك برنامه جامع و واحدحاصل شود.
هماهنگ. هدفهاي افراد و گروهها را به نحوي هماهنگ كنيد كه با هدفهاي ديگر افراد و گروهها وهمچنين كل سازمان، همخوان باشند.
اولويتبندي. هدفها را براساس اهميت آنها اولويتبندي كنيد تا راهنمايي براي تخصيصمنابع و رفع تضادها به وجود آيد.
زمانبندي. براي دستيابي به هر هدف اصلي يا هدفهاي فرعي آن، زمان تعيين كنيد.
منعطف. هدفها را به گونهاي تنظيم كنيد كه با تغيير شرايط امكان تعديل آنها وجود داشته باشد.
مقبول. هدفها را مورد پذيرش قرار دهيد. هدفها از لحاظ روانشناختي تا زماني كه پذيرفته نشوند،هدف به حساب نميآيند. اين پذيرش بايد دروني و توسط كاركنان سازمان باشد.
تعيينكنندههاي هدفهاي سازماني
مديريت هر سازمان بايد عوامل و نيروهاي زيادي را در هنگام هدفگذاري مورد ملاحظه قراردهد. برخي از مهمترين اين عوامل كه در تمامي سازمانها وجود دارند عبارتاند از (Hodge andAnthony 1988, 282-86) :
نيازهاي مشتريان
تمامي سازمانها براي خدمت به گروههايي از مشتريان (ذينفعان اوليه) موجوديت يافتهاندبنابراين بايد اين افراد و نيازهاي آنان را بشناسند. اين شناخت براي مديريت هر سازمان جهت تعيينهدفهاي اوليه خود الزامي است. علاوه بر اين، هر سازمان بايد نيازهاي گروههاي ذينفعان ثانويه خودرا نيز شناسايي كند. بدين ترتيب، سازمانها خواهند توانست مجموعهاي از هدفهاي منسجم را بهگونهاي كه نيازهاي ذينفعان اوليه را با ملاحظه نيازهاي ذينفعان ثانويه سازمان مانند دولت،توزيعكنندگان و... برآورد، تنظيم كنند.
تكنولوژي
سازمانها تمايل دارند هدفهاي خود را متناسب با تغييرات در تكنولوژي تغيير دهند.تكنولوژي اطلاعات يكي از اين موارد تاثيرگذار بر هدفهاي سازمانهاست. توسعه يك تكنولوژيخاص نيز ميتواند به خودي خود به عنوان يك هدف براي سازمان قرار گيرد. توسعه تكنولوژي سفربه كره ماه يكي از اين موارد بوده است.
منابع
ملاحظه منابع سازماني يكي از جنبههاي مهم هدفگذاري است. هدفها نميتوانند در سطحيتنظيم شوند كه به منابعي بيشتر از منابع در اختيار سازمان احتياج داشته باشند.
فلسفه مديريت
از آنجايي كه مديريت ردة بالاي سازمان در نهايت مسئول هدفگذاري در سازمان است،ارزشهاي اين گروه از افراد سازماني تاثير بسزايي در تشريح هدفها دارند. مجموعة چنين ارزشهايي،تصميمگيري مديران را هدايت خواهد كرد و در هدفگذاري نيز تصميمگيري نقش اساسي دارد.هدفهاي هر سازمان، انعكاسدهندة ارزشهايي است كه مديريت هر سازمان براي آن سازمان جستجوميكند چرا كه هدفها بيانكنندة وضعيت مطلوب سازمان هستند.
اقدامات ديگران
برخي اوقات، يك سازمان هدفهاي خود را براي عكسالعمل نسبت به آنچه ديگران درصنعت انجام ميدهند، تعيين ميكنند. براي مثال، اگر يكي از رقيبان كالاي جديدي را به بازار عرضهكند، اين موضوع بايد در هنگام تعيين هدفهاي توليد و فروش آتي مورد ملاحظة ديگران قرار گيرد.البته اين بدان معنا نيست كه هدفهايي براي از ميدان به در كردن كالاي جديد رقيب تنظيم شوند بلكهمنظور اين است كه اين موضوع و تاثير بالقوه آن بر وضعيت بازار و سهم بازار ديگران ارزيابي شود.
اجبار
برخي اوقات، سازمانها نسبت به داشتن هدف خاصي موظف هستند. براي مثال حفاظت ازمحيط زيست يكي از موضوعهايي است سازمانها موظف به رعايت آن هستند و بنابراين درهدفگذاري خود بايد آن را لحاظ كنند. از ديگر موارد ميتوان به استانداردهاي اجباري مربوط بهمواد غذايي و بهداشتي اشاره كرد.
مديريت هدفهاي سازماني (Hodge, Anthony, and Lawrence 1996, 69-72)
در يك دنياي كاملاً عقلايي، مديريت هدفهاي متنوع يك سازمان ممكن است مشكل مهمينباشد. اگر همه بر هدفها و اهميت نسبي و اولويت آنها اتفاقنظر داشته باشند، سازمان به سادگيميتواند تلاشهاي خود را در جهت دستيابي به آنها براساس اولويتبندي مورد اتفاق هدايت كند. اماسازمانها در چنين شرايطي فعاليت ندارند و واقعيتها پيچيدهتر از اين هستند و در بهترين حالت،فرايند هدفگذاري با ابهام و عدم قطعيت همراه است. علاوه بر اين، هدفگذاري، فراينديسياسي است كه در آن، افراد و گروهها ممكن است منافع خود را دنبال كنند تا آنچه براي سازمانبه عنوان يك كل بهتر است. گروههاي داخل و خارج از سازمان كه به نام ذينفعان و اتحاديهها ياائتلافها شناخته ميشوند، ممكن است ايدههاي گوناگوني دربارة مهمترين هدفهايي كه سازمانبايد دنبال كند، داشته باشند. از اين گذشته، سازمانها نوعاً به جاي توافق كاملاً عقلايي دربارة هدفها واولويت آنها، هدفهاي بسياري دارند كه ممكن است برخي از آنها با يكديگر در تعارض باشند ومديران با اهميت نسبي آنها موافقتي نداشته باشند. علاوه بر اين، آنچه به نظر يك شخص يا گروهكاملاً عقلايي است شايد در نظر ديگران گمراهكننده، نادرست يا غيرعقلايي جلوه كند. در نهايت،افراد و گروهها ممكن است بر مبناي يك برنامه نهاني عمل كنند. براي مثال، مديري ممكن است ازهدف خاصي جانبداري كند كه منافع شخصي او را تضمين ميكند نه منافع كل سازمان را.
در شكل، فرايند تعيين هدفها نشان داده شده است. توجه به اين نكته ضروري است كه اينفرايند ممكن است منجر به تعيين يك مجموعه نهايي از هدفها نشود. تعارض ميتواند باعث ايجادمجموعهاي مجزا از هدفها براي گروههاي مختلف شود.
با توجه به تنوع و تعارض هدفها، مديريت چگونه ميتواند عمل كند؟ مديريت سازمان بهطور رسمي، اغلب ابزارهاي رسمي و واضحي براي هدفگذاري چه به وسيله مديريت ردة بالا،هيات مديره، رايگيري از سهامداران يا ساير ابزارها در اختيار دارد. اما در عمل، هدفگذاري ومديريت هدفها با اين ابزارهاي رسمي تفاوت بسيار دارد. سياستهاي داخلي سازمان اغلب كليد فهمفرايند هدفگذاري و مديريت هدفهاست. تكنيكهاي گوناگوني براي هدفگذاري وجود دارند كهعبارتاند از:
اگر بپذيريم كه فرايند هدفگذاري و مديريت هدفها در سازمان فرايندي سياسي است تا:
عقلائي، آنگاه روشن ميشود كه فرايند مديريت هدفها، نوعي فرايند مديريت تعارض خواهدبود. هنگامي كه مديران ردة بالا به عنوان مسئولين هدفگذاري بر هدفهاي يك سازمان توافق نداشتهباشند، نوعاً گروههاي مخالف به مذاكره و چانهزني براي رفع اختلافها روي خواهند آورد. مذاكرهممكن است منجر به كنارگذاردن برخي از هدفها و دنبال كردن برخي ديگر به عنوان هدفهاي اوليهشود.
مذاكره و چانهزني ممكن است باعث پيروزي يك گروه در قبولاندن هدفهاي مطلوب خودنسبت به گروه ديگر شود يا با تغييرات و تعديلاتي در ماهيت هدفها، همة گروهها به مقصود خودبرسند.
نتيجه ديگري كه از ماهيت انساني و سياسي سازمانها ناشي ميشود اين است كه افرادسازماني ممكن است به چيزي كمتر از دستيابي كامل و بدون نقص به هدفها، راضي شوند. اين پديدهدر سازمانها، نيل به سطح رضايتبخش نام گرفته است. بدين ترتيب ممكن است سازمانها هدفهاييبلندپروازانه براي جنبههاي گوناگون فعاليت خود طراحي كنند اما در عمل به دلايل مختلف از جملهتناقض بين اين هدفها به سطحي پايينتر از آنچه تعيين كرده بودند، رضايت دهند. به عبارت ديگرمديريت، سطح رضايتبخش عملكرد را به جاي سطح حداكثر عملكرد پذيرفته است.
در نهايت، دو تكنيك براي مديريت هدفهاي چندگانه و بالقوه در تعارض، اولويتبنديو مرتب كردن وقايع هستند. در اولويتبندي، مديريت، از ميان هدفهاي متنوع، مهمترين آنها رابراي سازمان تعيين ميكند. بدين ترتيب سازمان ميتواند در تخصيص منابع خود از اين الگو بهرهگيرد. اما اگر فرض كنيم سازمان ميتواند تمامي هدفهاي خود را محقق سازد، در اين صورت مسالهتقدم و تأخر دستيابي به هدفها پيش ميآيد كه از طريق تعيين ترتيب دستيابي به آنها حل ميشود.
اثربخشي
هرگونه بحث دربارة هدفهاي سازماني، نظر به مفهوم اثربخشي در سازمان را نيز ايجابمينمايد .(Hodge, Anthony, and Lawrence 1996, 72) به عنوان سادهترين تعريف،اثربخشي در يك سازمان به ميزان دستيابي آن سازمان به هدفهايش گفته ميشود. در مقابل، موضوعديگري كه مطرح ميشود، كارايي است. كارايي نيز در سادهترين تعريف خود به ميزان منابع استفادهشده براي توليد يك واحد بازده در سازمان اطلاق ميشود. توجه به اين نكته ضروري است كهعليرغم اينكه اثربخشي و كارايي تمايل به همخواني با يكديگر دارند اما هميشه اين اتفاق نميافتد.به عبارت ديگر ممكن است سازماني در عين كارايي، اثربخش نباشد و بالعكس (Daft 1998, 58-9;Etzioni 1964, 8-9).
«هوج»، «آنتوني» و «لورنس» ارتباط بين اثربخشي و كارايي را در نموداري بدين شكل توصيفكردهاند. (1996, 74).
كارايي: انجام صحيح كارها
اثربخشي: انجام كارهاي صحيح
عليرغم تعريف سادهاي كه براي اثربخشي ارائه شد، اندازهگيري آن در بسياري از موارد بهسادگي امكانپذير نيست. چرا كه هدفهاي سازماني اغلب چنان متنوع و پيچيده هستند كه تعيينميزان دستيابي به آنها بسيار دشوار است. از طرف ديگر گروههاي ذينفع داخل و خارج از سازمان، هريك از ديدگاه منحصر به خود هدفهاي سازماني را تحليل ميكنند و بنابراين موفقيت آن را دردستيابي به هدفهايش با نگرشي متفاوت بررسي ميكنند. بر اين اساس نگرشهاي متعددي برايبررسي اثربخشي سازمان پديد آمده است كه «دفت» آنها را به دو دسته سنتي و معاصر تقسيم بندي
ميكند (1998, 59-68).
نگرشهاي سنتي به اثربخشي
اندازهگيري اثربخشي بر قسمتهاي مختلف سازمان تمركز دارد. سازمانها منابع خود را از محيطوارد و آنها را بدل به خروجيها ميكنند و به محيط باز ميگردانند. بر اين اساس سه نگرش سنتي بهاثربخشي شكل گرفتهاند. در شكل، اين نگرشها نشان داده شدهاند. نگرش هدف به اثربخشيسازمانيبهخروجيهايسازمانمربوطاستواينكهآياسازمانبههدفهايشدرقالبسطوحمطلوب
نگرشهاي سنتي به اندازهگيري اثربخشي سازماني (Daft 1998, 59)
خروجيها رسيده است يا خير. نگرش منابع سيستم، اثربخشي را با ملاحظة آغاز فرايند و ارزيابياينكه آيا سازمان به طور موثري منابع لازم براي عملكرد بالا را فراهم ميكند يا خير، ميسنجد.نگرش فرايند داخلي، به فعاليتهاي داخلي سازمان نظر دارد و اثربخشي را با معيارهاي سلامت وكارايي داخلي ارزيابي ميكند.
نگرش هدف
نگرش هدف به اثربخشي، شامل شناخت هدفهاي خروجي يك سازمان است و ارزيابياينكه سازمان تا چه حدي آن هدفها را تامين كرده است. اين نگرشي منطقي است چرا كه سازمانهاتلاش دارند سطوح معيني از خروجي، سود يا رضايت مشتريان را كسب كنند.
شاخصها. هدفهاي مهم براي ملاحظه، هدفهاي عملياتي هستند. تلاش براي اندازهگيرياثربخشي با استفاده از هدفهاي عملياتي نتيجه بهتري خواهد داشت تا هدفهاي رسمي، چرا كههدفهاي رسمي عموماً انتزاعي هستند و اندازهگيري آنها مشكل است. در مقابل، هدفهاي عملياتي،منعكسكنندة فعاليتهاي واقعي سازمان هستند.
سودمندي. نگرش هدف در سازمانهاي تجاري كاربرد دارد چرا كه خروجيهاي آنها قابل اندازهگيرياست. شركتهاي تجاري نوعاً عملكرد را بر حسب سود، رشد، سهم بازار و بازگشت سرمايه ارزيابيميكنند. شناخت هدفهاي عملياتي و ارزيابي عملكرد يك سازمان هميشه كار آساني نيست. دومساله كه بايد در اين مورد حل شوند موضوع چندگانگي هدفها و شاخصهاي ذهني براي دستيابيبه هدفهاست.
از آنجايي كه سازمانها هدفهاي چندگانه و متعارضي دارند، اغلب نميتوان اثربخشي را با يكشاخص واحد ارزيابي كرد. دستيابي به سطح بالايي از يك هدف ممكن است به معناي دستيابي بهسطح پاييني در هدف ديگر باشد. علاوه بر اين، در كنار هدفهاي كلي عملكرد، هدفهاي بخشي نيزمطرح هستند. بدين ترتيب، ارزيابي كامل اثربخشي بايد با ملاحظة همزمان چندين هدف انجامشود.
موضوع ديگري كه بايد حل شود، چگونگي شناخت هدفهاي عملياتي يك سازمان وچگونگي اندازهگيري ميزان دستيابي به آنهاست. براي سازمانها تجاري، شاخصهاي عيني برايهدفهاي زيادي وجود دارد. هدفهاي مديريت ردة بالاي سازمان و معيارهايي مانند سود يا رشد درگزارشهاي منتشر شده يافت ميشوند. ارزيابي ذهني در سازمانهاي تجاري براي خروجيهايي مانندرفاه كاركنان يا مسئوليت اجتماعي لازم است. بسياري از هدفها را نميتوان به صورت عينياندازهگيري كرد. چنين هدفهايي را بايد شناخت و در صورت نبود شاخصهاي كمي براي آنها، بهاداركات ذهني دربارة ميزان حصول آنها دست يازيد. بدين منظور، مديريت ردة بالا بر اطلاعاتدريافتي از مشتريان، رقبا، عرضهكنندگان و كاركنان و همچنين ادراك و شهود خود، تكيه دارد.
نگرش منابع سيستم
اين نگرش بر اين فرض استوار است كه سازمانها بايد در كسب منابع ورودي و در نگهداريسيستم سازماني موفق باشند تا به اثربخشي دست يابند. سازمانها بايد منابع كمياب و باارزش را ازديگر سازمانها به دست آورند. با نگرش سيستمي، اثربخشي سازماني به عنوان توانايي سازمان دربهرهبرداري كردن از محيطش براي فراهمآوري منابع باارزش و كمياب، تعريف ميشود.
شاخصها. به دست آوردن منابع براي نگهداشت سيستم سازمان، معياري است كه با آن اثربخشيسازماني ارزيابي ميشود. در يك مفهوم كلي، شاخصهاي اين نگرش، از ابعاد زير تشكيل شدهاند:
1) وضعيت چانهزني ــ توانايي سازمان در بهرهبرداري از محيطش در فراهمآوري منابع باارزش وكمياب.
2) توانايي تصميمگيرندگان سيستم در ادراك و ترجمان صحيح آنچه محيط خارجي داراست.
3) تداوم فعاليتهاي داخلي و روزمرة سازماني.
4) توانايي سازمان در پاسخ به تغييرات محيطي.
سودمندي. اين نگرش براي زماني كه به دست آوردن شاخصهاي ديگر عملكرد مشكل باشد، ارزشدارد. در بسياري از سازمانهاي غيرانتفاعي و رفاه اجتماعي، اندازهگيري هدفهاي مربوط به كاراييداخلي بسيار دشوار است، بنابراين در چنين سازمانهايي، اين نگرش كاربرد دارد. عليرغم كاربرد ايننگرش در مواردي كه ديگر معيارهاي اثربخشي قابليت استفاده ندارند، كاستيهايي نيز در آن وجوددارند از جمله اينكه در اغلب موارد، توانايي به دست آوردن منابع اهميت كمتري از چگونگياستفاده از آنها دارد. بنابراين توجه صرف به منابع ميتواند گمراهكننده باشد. در هر صورت ايننگرش هنگامي كه معيارهاي نگرش هدف قابل اندازهگيري نباشد، كاربرد دارد.
نگرش فرايند داخلي
با اين نگرش، اثربخشي به عنوان سلامت و كارايي داخلي سازماني، اندازهگيري ميشود. بااين نگرش، يك سازمان اثربخش داراي فرايندهاي داخلي روان است. كاركنان، خشنود وخوشحال هستند و فعاليتهاي بخشهاي مختلف براي اطمينان از بهرهوري بالا، در هم تنيده شدهاند.اين نگرش، محيط خارجي را مدنظر قرار نميدهد. آنچه در اين ديدگاه اهميت دارد، كاري است كهسازمان با منابع در اختيارش انجام ميدهد و اين در سلامت و كارايي داخلي آن انعكاس مييابد.
شاخصها. شاخصهاي اثربخشي يك سازمان براساس نگرش فرايند داخلي عبارتاند از:
1) فرهنگ قوي سازماني و جوكاري مثبت.
2) روح جمعي، وفاداري گروهي و كار تيمي.
3) اعتماد، حمايت و ارتباط بين كاركنان و مديريت.
4) اتخاذ تصميم در كانونهاي اطلاعات، صرفنظر از اينكه اين كانونها در كجاي نمودار سازمانيباشند.
5) ارتباطات افقي و عمودي تحريف نشده؛ به مشاركت گذاردن حقايق و احساسات مرتبط باديگران.
6) پاداش به مديران براي عملكرد، رشد و توسعة زيردستان و براي خلق يك گروه كاري موثر.
7) تعامل بين سازمان و بخشهاي گوناگون آن و حل تعارضات به نفع سازمان.
سودمندي. نگرش فرايند داخلي به اين دليل اهميت دارد كه كارايي در استفاده از منابع و هماهنگيدر عمليات داخلي، راههايي براي اندازهگيري اثربخشي هستند. روندي كه اخيراً در مديريت اهميتزيادي يافته، تقويت منابع انساني به عنوان منبعي براي مزيت رقابتي است. بسياري از مديران، بهاهميت نگرشهاي مديريت مشاركتي و فرهنگ مثبت سازماني به عنوان عوامل تشكيل دهندةاثربخشي باور يافتهاند.
اين نگرش محدوديتهايي هم دارد. خروجي كل و همچنين رابطه سازمان و محيط پيرامونشارزيابي نميشوند. علاوه بر اين ارزيابي سلامت و كاركرد داخلي سازمان اغلب ذهني است چرا كهبسياري از جنبههاي وروديها و فرايندها قابل كّمي شدن نيستند. بدين ترتيب بايد آگاه بود كه كاراييتنها، نشان دهندة ديد محدودي از اثربخشي است.
نگرشهاي معاصر به اثربخشي
هر چند هر يك از نگرشهاي سنتي مطرح شده چيزي براي گفتن داشتند اما واقعيت اين استكه تنها به قسمتي از داستان ميپردازند. بدين دليل، اخيراً نگرشهاي تركيبي به اثربخشي سازمانيپديد آمدهاند. براساس اين نگرشها، سازمانها كارهاي زيادي انجام ميدهند و خروجيهاي گوناگونيدارند. چنين نگرشهايي، شاخصهاي متعددي از اثربخشي را در يك چارچوب واحد تركيب ميكنند.اين نگرشها عبارتاند از نگرش ذينفعان و نگرش ارزشهاي متضاد.
نگرش ذينفعان
اين نگرش، فعاليتهاي سازماني گوناگون را با تمركز بر ذينفعان سازماني، تركيب ميكند. يكذينفع هر گروه داخلي يا خارجي يك سازمان است كه سهمي در عملكرد آن سازمان دارد. درنگرش ذينفعان كه نگرش موكلان نيز گفته ميشود، ارضاي اين گروهها ميتواند به عنوان يكشاخص عملكرد سازماني ارزيابي شود. هر ذينفع، معياري متفاوت براي اثربخشي خواهد داشتچرا كه دلبستگي متفاوتي به سازمان دارد. بنابراين بايد نظر هر گروه ذينفع براي آگاهي از اينكهسازمان از نظر آن چگونه كار ميكند، بررسي شود.
شاخصها. شاخصهايي كه در اين نگرش براي هر گروه ذينفع استفاده ميشوند، عبارتاند از:
ذينفع معيار اثربخشي
1) مالكان بازدهي مالي
2) كاركنان رضايت شغلي، پرداخت و سرپرستي
3) مشتريان كيفيت كالاها و خدمات
4) تامينكنندگان اعتبار شهرت اعتباري
5) جامعه مشاركت در فعاليتهاي اجتماعي
6) عرضهكنندگان مبادلات رضايتبخش
7) دولت اطاعت از قوانين و مقررات
سودمندي.
قوت نگرش ذينفعان در اين است كه نگاه گستردهاي به اثربخشي دارد و عوامل محيطي وداخلي سازمان را مورد سنجش همزمان قرار ميدهد. اين نگرش دربردارندة نگرش جامعه بهمسئوليت اجتماعي است كه در نگرشهاي سنتي لحاظ نميشد. علاوه بر اين، نگرش ذينفعان،معيارهاي چندگانه وروديها، پردازش داخلي و خروجيها را به طور همزمان لحاظ ميكند و بيانميدارد كه معيار واحدي براي اثربخشي وجود ندارد.
نگرش ارزشهاي متضاد
اين نگرش براي تركيب شاخصهاي گوناگون عملكرد كه به وسيله مديران و پژوهشگراناستفاده ميشد، توسعه يافت. با استفاده از يك سياهه جامع از شاخصهاي عملكرد، گروهي ازخبرگان در اثربخشي سازماني به رتبهبندي آنها در جهت تشابه پرداختند. تحليل انجام شده، ابعاداساسي معيار اثربخشي را هويدا كرد كه نشاندهندة ارزشها متضاد مديران در سازمانها بود.
شاخصها. اولين بعد ارزش، به تمركز سازماني اختصاص دارد و اينكه ارزشهاي غالب سازمان،موضوعهاي داخلي يا خارجي هستند. تمركز داخلي، انعكاس دهندة توجه مديريت به رفاه و كاراييكاركنان است و تمركز خارجي نشان دهندة تاكيد بر رفاه خود سازمان با عنايت به محيط است. ديگربعد ارزش به ساختار سازماني مربوط ميشود و اينكه ثبات در مقابل انعطافپذيري ويژگيساختاري غالب است. ثبات، انعكاسدهندة يك ارزش مديريتي براي كنترل بالا به پايين است و درحالي كه انعطافپذيري، ارزش انطباق و تغيير را نشان دهد.
تركيبايندوارزش،چهارمدلاثربخشيسازمانيرابهوجودميآورد
به لطف خداوند مهربان اين مجال را يافتيم که در موضوعات مختلف مدیریت منابع انسانی جديدترين مقالات، تحقيقات، نظريه ها و... را مورد كند و كاو قرار دهيم. این وبلاگ دست تمامي صاحب نظران و انديشمندان عرصه ي مديريت منابع انسانی را در مسير توليد علم و توسعه ي نرم افزاري به گرمي مي فشارد