مديريت منابع انساني در هزاره سوم

v     آماده شدن روسا و سرپرستان براي مصاحبه با كارمندان

روسا و سرپرستان، بمنظور اجراي يك مصاحبه كارآمد  و اثربخش، مي بايست آمادگيهاي ذيل را از قبل
بدست آورده باشند:

-          مقايسه وظايف شغلي كارمند يا استانداردهاي انجام شغل

-          مطالعه شرح شغل و شرح وظايف و مسئوليتهاي كارمند

-          بررسي سوابق قبلي ارزيابي كارمند

-          آماده نمودن كارمند جهت مصاحبه

-           

v     آماده نمودن كارمند جهت مصاحبه:

حداقل از يك هفته قبل ميبايست ساعت و محل انجام مصاحبه را به اطلاع كارمند رسانده تا وي به اندازه كافي فرصت بررسي، مطالعه شرح وظايف محوله، تجزيه و تحليل مشكلات و جمع آوري سئوالات و ارائه پيشنهادات را داشته باشند. ضمناً مصاحبه مي بايست در محلي انجام شود كه هيچگونه مزاحمتي از نظر مراجعه كنندگان، تماس تلفني و غيره وجود نداشته باشد. بدين ترتيب كارمند به اندازه كافي فرصت مي يابد تا برخود مسلط شده و حضوري فعال و اثر بخش در مصاحبه داشته باشد.

v     چگونه مصاحبه را مي بايست اداره كرد

در اين مورد چهار نكته را مي بايست به خاطر داشت. اول آهنگ صدا را در شروع مصاحبه مي بايست تنظيم كرد. سپس توضيح داد كه مصاحبه به چه شكلي انجام مي شود و تاكيد نمود كه بحث دو طرف است
مي بايست روشن كرد كه زمان كافي براي مصاحبه در نظر گرفته شده و به آن كاملاً توجه مي شود. دوم، تا آنجائيكه ممكن است مثبت باشيد بشكلي كه كاملاً نقاط ضعف و قوت كارمند خود را تشخيص دهيد. در مورد اشتباهات گذشته سخني بميان نياوريد، از سخنان ومباحث تكراري گذشته خودداري كرده و از بيان مثالهائي در مورد كارهاي جزئي و كم اهميتي كه شخص آنها را انجام داده است پرهيز نمائيد و در عوض به برطرف نمودن مشكلات بپردازيد. اگر لازم است انتقادي صورت پذيرد، اين انتقاد ميبايست بيشتر به عمل انجام شده وارد گردد تا بخود شخص كارمند. (بعنوان مثال
 مي بايست به پائين آمدن ميزان فروش انتقال نمود تا به اينكه " شما نتوانسته ايد بميزان كافي فروش را در سطح بالا نگه داريد، سوم، آنكه جمع بندي و خلاصه اي از نظرات خود و كارمندان شما در آنها اختلاف نظر داريد روشن نموده و سعي كنيد اختلافات را با تاكيد بر اينكه چرا شما فكر مي كنيد كه عملكرد كارمند مي بايست اصلاح گردد، بر طرف نمائيد. كارمند شما ممكن است موافق نباشد، نهايتا" مطمئن شويد كه شما و كارمندانتان يك طرح عملي كاري را با شخصي كه اصلاح كارها را بشكل عملي و دقيق تنظيم مي نمايد، بهمراه جدول زمانبندي شده براي دستيابي به اهداف مورد نظر جهت پيشرفت كارها دنبال مي كنيد. در اينجا بهترين كار تمركز بر دو يا سه زمينه مهمتر كه شما قبلاً آنها را در ارزيابي تعيين نموده ايد در اولويت قرار دارد. در پايان مصاحبه از اينكه كارمند شما وقتش را در اختيارتان گذارده است تشكر كرده و يكبار ديگر نقطه نظرات اصلي در مصاحبه را جمع آوري نمائيد.

v     چگونه كارمندان خود را تشويق نمائيد تا در مصاحبه براحتي نقطه نظرات خود را بيان كنند

تشويق كاركنان به صحبت كردن شايد يكي از بزرگترين عوامل در ايجاد تغيير و تحول در وضعيت يك كارمند باشد. ايجاد تغيير و تحول در وضعيت يك كارمند و پيشرفت و ترقي او هرگز باريشخند كردن، و انجام يك مصاحبه يكطرفه امكان پذير نمي باشد. تنها روش ممكن در ايجاد تغيير و تحولات مثبت در يك كارمند، صحبت كردن با او بشكلي است كه بتواند كمبودها و نقايص خود را شناخته و نياز به تغيير و تحول خود را احساس نمايد. بشرح ذيل خلاصه شده است:

عواملي كه مي تواند كارمند را ترغيب به صحبت كردن نمايد:

1-    سعي كنيد ساكت باشيد زمانيكه كارمندتان در مورد موضوعي صحبت مي كند. صحبت او را با اداي توضيحات قطع نكنيد، ساكت باشيد (علاوه بر آن گاهكاهي با تكان دادن سر و يا كلمات كوتاهي مبني بر اينكه به سخنان او گوش فرا ميدهيد او را به ادامه صحبت ترغيب نمائيد) همين كار باعث مي شود كه كارمند با بيان جزئيات مقصود خود را روشن نمايد.

2-    از سئوالات واضح و روشن، كوتاه و مشخص استفاده نمائيد نظير اين سئوال شما فكر مي كنيد ما چگونه مي توانيم وضعيت فروش خود را در قسمت شما بهبود بخشيم ؟

3-    سئوالات را متمركز بر مشكلات اصلي بيان كنيد مانند اين سئوال " فرض كنيد كه شما مدير قسمت توليد بوديد، آيا فكر نمي كنيد ميزان ضايعات زياد مي باشد؟

4-    از جملات امري نظير " به سخنان خود ادامه بده" بيشتر صحبت كن"، "بيشتر توضيح بده" استفاده نمائيد. تعداد ديگري با عزلت گزيني و گوشه نشيني عكس العمل نشان مي دهند. در هر رخدادي، درك و فهم حالت هاي تدافعي نوعي مهارت درارزيابي محسوب مي گردد.

آقاي مورتيمرفينبرگ كه يك روانشناس است، توصيه هائي در اين گونه موارد دارد كه در ذيل آمده است.

1-     آگاه باشيد كه عكس العملهاي تدافعي كاري نرمال و طبيعي است.

2-    هرگز به عكس العملهاي تدافعي يك فرد حمله نكنيد. سعي نكنيد خصوصيات انساني را با اداي جملاتي نظير " ميداني، دليل اصلي آوردن آن عذر و بهانه ها، اينست كه شما تحمل شنيدن هيچگونه انتقادي را نداريد" براي او تشريح نمائيد. بلكه در عوض تمركز خود را بر نفس عمل انجام شده، مثلاً " فروش پائين آمده است" به جاي شما به اندازه كافي فروش نداشته ايد" قرار دهيد.

3-    صبر و تحمل در موضع گيري، گاهي اوقات بهترين شيوه آنست كه هيچگونه عكس العملي از خود بروز ندهيد. افراد با توجه به غريزه ذاتي خود گاهي اوقات در مقابل پديده هاي ناگهاني عكس العملهاي ناهنجاري نشان مي دهند اما صبر و تحمل عكس العملهاي منطقي و صحيحي را بدنبال خواهد داشت.

4-    حد و حدود را بشناسيد. انتظار نداشته باشيد هر مشكلي كه بوجود مي آيد را مي توانيد بر طرف نمائيد بخصوص در مسائل و مشكلات انسانها. مهمتر آنكه به خاطر داشته باشيد، سرپرست نبايد سعي كند كه يك روانشناس باشد. توجه دادن به افراد يك موضوع است و سعي در برخورد با مسائل و مشكلات رواني مسئله ديگري است.

v     چگونه از يك كارمند انتقاد كنيم

زمانيكه انتقاد كردن از افراد ضرورت پيدا مي كند، مي بايست بشكلي اظهار شود كه به افراد كمك كند كه شخصيت وشان و مقام آنها خدشه دار نشود. مخصوصاً انتقاد مي بايست در خلوت و سازنده باشد. مثالها و نمونه هائي از پديده هاي بحراني و ارائه طرق مناسب از آنچه مي بايست بدان عمل شود و دلايل انجام آن مي بايست تشريح گردد. ارزيابي كاركنان را تحت نفوذ يك واقعه ناهنجار كه بندرت در طول سال اتفاق مي افتد، قرار ندهيد. هرگز نگوئيد كه شخص همشيه اشتباه مي كند ( زيرا هيچكس هميشه بدون اشتباه و يا دائماً در اشتباه نمي باشد. اتفاقاتي را كه بوجود مي آيد مسخره نكنيد (چون استهزاء شما ممكن است بنظر طعنه آميز و ريشخند بحساب آيد) مجدداً انتقاد را بر محور كار، مثلاً فروش كاهش يافته است و نهايتاً انتقاد و نكوهش مي بايست بدون غرض و بدور از هرگونه احساسات و نظرات و سليقه هاي شخصي عنوان گردد.

v     چگونه ميتوان اطمينان يافت كه "ارزيابي طرز انجام كار كارمند را اصلاح مي كند"

شما مي بايست مشكلات ناشي از كار را روشن نموده و اهداف اصلاحي مشخصي را به همراه يك برنامه ريزي صحيح تنظيم نمائيد. در تحقيقاتي كه اخيراً بعمل آمده است، محققان دريافتند كه در همه حال كاركنان رضايت خود را از مصاحبه ارزيابي غالباً وابسته به سه عامل ذيل بيان مي دارند: در طي مصاحبه هيچگونه احساسي نداشتند، فرصتي بدست آورند كه طي آن نظرات و عقايد خود را در مصاحبه ابراز نمودن ومصاحبه را تحت تاثير قرار داده اند، و سرانجام سرپرست را در مصاحبه راهنما و نظرات او را سازنده و مفيد تشخيص دادند. اما منظور اصلي شما در مصاحبه آن نيست كه كارمندانتان را راضي و خشنود سازيد. هدف اصلي شما مي بايست اصلاح كارهاي آتي آنان باشد. در اينجا محققان دريافتند كه روشن نمودن مشكلات كاري بوسيله ارزيابي و تنظيم اهداف قابل اندازه گيري و سنجش طرز انجام كار و تهيه برنامه زمانبندي دست يابي به اهداف مورد نظر، از اقداماتي است كه مي تواند طرز انجام كاركنان را بشكلي مستمر اصلاح نمايد.

خلاصه

1-    ارزيابي طرز انجام كار، نقش قاطعي در ايجاد انگيزه دارد. افراد مي خواهند و نياز دارند كه بدانند طرز انجام كارشان چگونه است و ارزيابي فرصتي فراهم مي آورد كه به آنان اين شناخت داده شود، و اگر ارزيابي به اين شناخت داده شود، و اگر ارزيابي به اين تعدل دست نيابد، كنفرانس ارزيابي فرصت بررسي پيشرفت و ارتقاء كاركنان و برنامه ريزي جهت برطرف نمودن نقايص و ضعفهاي كاري را فراهم مي آورد.

2-    قبل از ارزيابي، كاملاً مشخص و روشن نمائيد چه انتظاري از طرز انجام كار داريد. بشكلي كه كارمند شما دقيقاً بداند كه چه كاري بايد انجام دهد، بعبارت ديگر از خود سئوال كنيد "چه كاري را من واقعاً انتظار دارم كه كارمند انجام دهد؟

3-    اغلب كاركنان تمايل دارند در مورد نتيجه خوب و يا بد ارزيابي خود، از ارزيابي كننده توضيحاتي با ذكر مثال و نمونه داشته باشند جمع آوري و تاليف وقايع بحراني و قابل انتقال و نكوهش مي تواند مورد استفاده قرار گيرد. در اينگونه موارد نمونه هاي خوب و مثبت و نيز نامطلوب و منفي مربوط به كار افراد ثبت و يادداشت مي گردد. انجام چنين كاري مي تواند جهت نشان دادن نمونه كارهاي مطلوب و نامطلوب طرز انجام كاركنان درفعاليتها و اقدامات مشخصي كه شما از كارمندانتان انتظار انجام آنرا داريد موثر واقع گردد. حتي در زمانيكه سازمان شما انتظار دارد كار سنجش و ارزيابي كاركنان خود را مختصر و اجمالي  در يك فرم نشان دهيد نگهداري ليستي از وقايع دور از انتظار مربوط به كارهاي افراد ميتواند هنگاميكه فرصت بحث و گفتگو با كارمندان بدست مي آيد، مورد استفاده قرار گيرد. براي اين كار فرم ثبت وقايع حساس تهيه و تنظيم گرديده كه به پيوست فرم ارزيابي كاركنان است.

4-     نقطه نظرات كارمندان درخصوص طرز ارزيابي مهم است و در اين مورد چهار مسئله وجود دارد كه شما مي بايست آنها را انجام دهيد:

طرز انجام كار كاركنان خود را بارها و بصورت دائمي تكرار كنيد، كاملاً اطمينان يابيد كه با طرز انجام كار كاركنان آشنا هستيد، مطمئن شويد كه توافق دو جانبه با كارمندان خود در ارتباط با شرح وظايف آنان ايجاد نموده ايد و سرانجام داوطب كمك به كارمندان خود در زمانيكه طرحهائي جهت بر طرف نمودن ضعفهاي او تهيه كرده ايد، مي باشيد. نهايتاً آنكه فرآيند انجام مصاحبه با كارمند

5-     از سئوالات انتخابي نظير چه عواملي وجود دارند كه شما دوست نداريد با شركت همكاري نمائيد استفاده نمائيد.

6-   آخرين نقطه نظرات كارمند را درقالب يك سئوال مجدداً بيان نمائيد.بعنوان مثال شخص مي گويد" من فكر نمي كنم كه بتوانم كارم را انجام دهم" سعي كنيد با بيان مجددنظر او در قالب سئوالي مانند شما فكر نمي كنيد، بتوانيد كارتان را انجام دهيد او را از آن موقعيت خارج نمائيد.

7-    سعي كنيد آنچه را كه كارمندتان بيان مي دارد احساس كنيد. آيا كارمند شما بدليل عدم امكان دريافت ترفيع نااميد نشده است؟ آيا او احساس نمي كند ضعف كاريش در ارتباط با عدم آموزشهاي مناسب مي باشد؟

v     مواردي را كه هنگام مصاحبه با كارمند ميبايست از آن پرهيز نمود.

1-     تمام بحث را يكطرفه انجام داد.

2-     از سئوالات بسته و محدود كه پاسخ آن مي تواند در يك يا دو كلمه خلاصه شود مانند آيا شما ....؟ استفاده كرد.

3-     مباحث را بشكل تحكمي عنوان نمود مانند " شما نمي بايست چنين كاري را انجام مي داديد"

4-     مباحث را بشكل پند و اندرز عنوان نمود مانند " من اگر جاي شما بودم..."

5-     بشكل غير موءدبانه اي مانند، آن كار خيلي خنده دار صحبت كرد.

6-     با ريشخند و تمسخر سئوالاتي نظير " چطور توانستي چنين كاري را بكني"را عنوان نمود.

7-     بحث را با اداي جملاتي مثل "اين موضوع مرا به ياد داستان خنده داري انداخت" به انحراف كشانيد.

8-    صحبت را بشكل طعنه آميزي مانند " فكر مي كردم شما بيش از اين از موضوع با اطلاع باشيد، ولي مثل اينكه من بيشتر از شما در اين ارتباط آگاهي دارم."

v     چگونه در مقابل كاركناني كه در حالت تدافعي بخود مي گيرند رفتار نمائيم.

خيلي با دقت در اينگونه موارد مي بايست اقدام كرد. روان پزشكان معتقدند كه اگر هر كدام از ما تمام فشارها و صدمات ناشي از مشكلات روزانه را در درون خودنگه داريم، از نظر روحي درهم خواهيم شكست. لذا همه ما در درون خود از نوعي مكانيزم تدافعي استفاده مي كنيم كه كمك مي كند، تجربيات دردناك را تحمل نمائيم. بنابراين حالتهاي تدافعي بسيار مهم و از جنبه هاي آشناي زندگي ماست. وقتي كاركنان براي توجيه ضعف كاري خود متوسل به بهانه هاي مختلفي مي گرند، آنها مقصرند كه از ابزار سئوالات و تجزيه و تحليل شايستگي ها اجتناب نموده اند. تعداد ديگري وجود دارند كه با عصبانيت و پرخاشگري عكس العمل نشان مي دهند. اين عكس العملها به آنها كمك ميكند فشارهاي روحي خود را كاهش داده و برخورد سريع آنها را با مشكلات تا حدودي به تاخير اندازد، تا زمانيكه آنها آمادگي مقابله با مشكلات را پيدا جزء لاينفك طرح نوين ارزيابي عملكرد كاركنان است و بهيچ وجه نمي بايست مغفول باقي بماند، نكته مهم آنكه اين فرآيند قطعاً موجبات رشد و پيشرفت كاركنان و حتي در صورتيكه مصاحبه بشكلي دو طرفه با توجه به مطالب فوق ترتيب داده مي شود، سرپرستان را نيز فراهم مي آورد.

 فرم مصاحبه  ارزيابي عملكرد كاركنان

درجات عوامل

براي هر عامل 5 درجه به شرح زير انتخاب شده است:

عالي:

درجه اي است كه ارزيابي شونده با توجه به عوامل ارزيابي در انجام كليه وظايف شغلي بسيار بالاتر از حد انتظار و معيارهاي قابل قبول در شركت مي باشد. (100-80)

بسيار خوب:

                درجه اي است كه ارزيابي شونده با توجه به عوامل ارزيابي در انجام كليه وظايف شغلي بالاتر از حد انتظار و معيارهاي قابل قبول در شركت مي باشد. (75-60)

قابل قبول:

                درجه اي است كه ارزيابي شونده با توجه به عوامل ارزيابي در انجام كليه وظايف شغلي مطابق با معيارهاي قابل قبول در شركت مي باشد. (55-40)

كمتر از حد انتظار:

                درجه اي است كه ارزيابي شونده با توجه به عوامل ارزيابي در انجام كليه وظايف شغلي پايين تر از معيارهاي قابل قبول در شركت مي باشد و امكان بهبود عملكرد وي از طريق آموزش وجود دارد. بعبارتي داراي توانائيهاي بالقوه مي باشد. (35-20)

بسيار كمتر از حد انتظار

                درجه اي است كه ارزيابي شونده با توجه به عوامل ارزيابي در انجام كليه وظايف شغلي بسيار پايين تر از حد انتظار و معيارهاي قابل قبول در شركت مي باشد و توانايي و انگيزه بهبود عملكرد را از خود نشان نمي دهد. (15-1)