مقدمه

 

نظام پيشنهادات ابزار مفيدي براي تحول دروني و مستمر سازمان هابوده و موجب مشاركت عمومي كاركنان مي شود با اين حال ساختار كهن و ركود نسبي  سيستم اداري موجود در كشور با ماهيت پوياي پيشنهادها مطابقت نداشته و بايستي موانعي كه فراروي نظام مشاركت كه در كشور وجود دارد مرتفع گردد . نظام مشاركت مي توان شيوه سنتي مديريتي را با قوانين ملي و فرهنگ مردمي هماهنگ سازد و موجب بالندگي و رشد مطلوب سازمانها  گردد در چنين شرايطي نظام پيشنهادات بعنوان روشي در جهت بهبود مستمر ، وضعيت و عملكرد ادارات دولتي و سازمانهاي كشور را در جهت جلب رضايت مردم نقش موثري ايفاء مي نمايد منظور از نظام پيشنهادات مشورت و تبادل نظر بين كاركنان يك سازمان با مديران آن سازمان ميباشد . كه بصورت ابزاري بين لايه هاي قدرت در نظر گرفته مي شود تا انگيزه بهبود و تحول در همه افراد سازمان فراگير شود و عملكرد و وضعيت سازمانها وبويژه ادارات دولتي بهبود يابد نظام پيشنهادات در كشور ژاپن سابقه طولاني دارد. با اين حال بنظر ميرسد براي بومي نمودن اين سيستم مديريت و تطابق با قوانين و فرهنگ بومي كشور تلاش بيشتري صورت گيرد  . بنظر ميرسد مهمترين ركن براي پيشبرد سازمان و درواقع تحول در ادارات و سازمانها تغيير آن از سياست هاي بروني و دستوري به الگوها و روشهاي دروني است يعني روشهايي كه از داخل هر سازمان نشات گرفته باشد امروزه سازمانها متنوع و پيچيدگيهاي زيادي دارند و ضرورت دارد افراد مختلف در سازمان كارشناسيهاي لازم را صورت داده و همكاري مقتضي معمول دارند. متاسفانه ادارات ما در كشور متناسب با اصل تحول پذيري طراحي نشده اند و معمولا داراي ساختاري انعطاف ناپذير و وظايف غير شفاف هستند موفقيت نظام پيشنهادات در گروه باور مديريت ارشد به توانايي كاركنان در ايجاد تحول است . اجراي نظرات قابل قبول و بالاخره قدرداني از پيشنهاد دهندگان وسيله اي براي تحول اداري و ارتقاء كيفي و كمي فعاليت هاست كه مي توان به نكات زير توجه نمود .

1. اظهار پيشنهاد نيازمند ابتكار عمل يافته وضع موجود است و بنابراين بايستي روابط مديران و كاركنان تا حدي صميمي و قانون مند باشد كه كارمند توان نقد و اظهار نظر سازنده و صريح را داشته باشد بعبارت ديگر فضاي سالم براي اظهار نظر و انتقاد پذيري وجود داشته باشد .  يعني كارمندان بدون نياز به شجاعت بسيار زياد بتوانند نظرات خود را اظهار نمايند كه البته با حفظ مقررات و سلسله مراتب اداري بهمراه باشد . اين امر از سويي نيازمند شايسته سالاري در انتصاب مديران است و از سوي ديگر قوانين بايستي حمايت لازم و دوطرفه از كارمند و مدير داشته باشد

2. يكدلي و همكاري لازمه پيشرفت كارحجمي و تبادل نظر است كه مديران و كاركنان مي بايستي در حل مشكلات اقدام نمايند.

3. برخي از پيشنهادات نيازمند مطالعات كارشناسي نسبتا مفصل يا انجام تحقيقات فني مربوطه به آن است اغلب سازمانها معمولا وابسته به مراكز تحقيقاتي بوده اما نظام پيشنهادات قادر به انجام تحقيقات در راستاي هر پيشنهاد ارائه شده ميباشد.

4. با پذيرش پيشنهادها و امتياز بندي لازمست از پيشنهادات قدرداني مالي گردد بطوريكه مبلغ پاداش متناسب با اهميت و تاثير پيشنهاد و زحمات پيشنهاد دهنده باشد بديهي است منابع حاصل از اجراي هر پيشنهاد به  مراتب ارزشمند تر از هزينه هاي آن خواهد بود

5. چنانچه پيشنهادات بهر علت قابل پذيرش نبود بايد علت عدم پذيرش رسماً به پيشنهاد دهنده اعلام گردد تا كارمندان مايوس نگردند

6. با اجراي نظام پيشنهادات در هر سازمان ممكن است قوانين سازمان نيز تغيير نمايد كه البته اين حالت با طي مراحل و مراتب اداري صورت پذيرد با اين حال در كشور ما فرايند اصلاح قوانين و آئين نامه ها دشوار است

 

نكاتي جهت پيشبرد مطلوب نظام پيشنهادها

 

1. موفقيت نظام پيشنهادات در گروه باور مديريت ارشد و درك مسائل سازمان مي باشد اجراي نظام مشاركت توجيه مديران مياني است وگرنه در سازماني كه مدير ارشد در اجراي پيشنهادات مفيد توجيه مديران مياني موفق نباشد تحول جدي اتفاق نخواهد افتاد نظام پيشنهادات به عنوان ابزار كمكي براي مديران و كاركنان مطرح مي باشد

2. انگيزش كاركنان براي ارائه پيشنهاد مي تواند به صورت مادي  و معنوي پيگيري شود با وجود اهميت انگيزش معنوي در مشاركت و روشهاي متعدد و موثر آن متاسفانه روي اين زمينه كمتر تلاش شده در اين راستا ضرورت دارد ارزشهاي فرهنگي و مذهبي و ملي جامعه مانند وجدان كاري كمك به مردم ،خدمت به نظام اسلامي و غيره مورد نظر قرار گيرد به همين جهت ارائه پيشنهادات سازنده و خالصانه را مي توان امر به معروف و نهي از منكر تلقي نمود كه موجب ارزش والاي آن و انشااله رضاي خدواند سبحان مي باشد

3. در اغلب مراجع مربوطه به نظام پيشنهادات پاداش پيشنهاد دهندگان درصدي از منافع اقتصادي كه بر اثر اجراي پيشنهاد ها به سازمان مي شود تعريف مي نمايند در سازمانهاي دولتي هدف كسب منافع اقتصادي نيست بلكه خدمات به مردم همراه با پرداخت يارانه مطرح مي باشد بديهي است معيارهاي ارزشيابي پيشنهاد و اعطاي پاداش به تناسب وظايف و شرايط ادارات متفاوت است

4. به لحاظ وابستگي سازمانهاي دولتي به نظام اسلامي شايسته است جايگاه رفيع فريضه امر به معروف و نهي از منكر در جهت تدوين و اجراي نظام پيشنهادات شناخته شود .

 

 

 

 

نظام پیشنهادات    system          suggestion 

   

یکی از کار آمد ترین ابزار های اجرائی مدیران در سازمان مشارکت است که به همه افراد مرتبط با سازمان مجری آن اعم از کارکنان ,مشتریان ,تامین کنندگان وحتی خانواده کارکنان این امکان را می دهد تا پیشنهادات خود را به صورت فردی و یا گروهی جهت بهبود وضعیت سازمان ارائه نماید و در قبال سود حاصله اعم از مادی و معنوی پاداش متناسب مادی و معنوی دریافت کنند .نظام مشارکت زمینه بروز خلاقیت ها و به فعلیت رسیدن استعدادهای درونی کارکنان را فراهم می کند

نتایج مورد انتظار در این نظام در سازمانها و منجمله شرکت ملی پخش موارد زیر می باشد

1. اشاعه فرهنگ همکاری داوطلبانه در بهبود فعالیتهای کارکنان

2. بهبود روحیه و افزایش انگیزه کارکنان

3. افزایش میزان مسئولیت پذیری و تعلق خاطر سازمانی

4. بهبود بهره وری ,کیفیت در محصولات و خدمات

5. تقویت مسئولیت پذیری و  وتعلق خاطر سازمانی

6. استقبال از تغییر و بهبود

7. توانمند سازی مدیران و کارکنان

8. افزایش پویائی و انعطاف پذیری روشهای اجرائی

9. گردش بهتر اطلاعات و اطلاع رسانی

10.                    افزایش درآمد ها و کاهش هزینه ها

11.                    افزایش میزان دقت ,سرعت و صحت عملکرد ها

مشارکت یعنی رساندن صدای همت به گوش تصمیم گیرندگان به عبارتی مشارکت یعنی رساندن صدای همه به گوش تصمیم گیرندگان بهر حال لازمست  مشارکت را مطابق شئونات اخلاقی و ارزشهای دینی خود پیاده کنیم به عبارتي  مشارکت بعنی گستردن بستر نقد مشترک درباره اهداف مشترک که نیروي  انسانی را بزرگترین سرمایه هر جامعه است مطرح مي نمايد از طرفی لازمست آموزش مشارکت را از درون خانه های خود آغاز نمائیم

 

نظام پیشنهادات يعني:

 

·        بها دادن به اندیشه و تفکر است

·        صحنه پر شور برخورد آرا و نظرات است

·        به چالش کشیدن انزوا گرائی و بی تفاوتی ها ست

·        تجلی گاه امر به معروف ونهی از منکر است

·        مروج فرهنگ مسئولیت همگانی است

·        مشوق فرهنگ شور و مشورت است

·  تقویت اعتماد به نفس افزايش رضایتمندی کارکنان فراهم نمودن محیط مناسب جهت یادگیری و ایجاد سازمان یادیگرنده ,ایجاد فرصت های رشد برای کارکنان ,بهبود کمی و کیفی کار و فرآورده ها و توليد  , جلوگیری از اتلاف انرژی ,مستند سازی تجربیات در جهت استقرار مدیریت دانش ,تصمیم گیری گروهی ,برقراری روابط صمیمی و مطلوب بین مدیریت و کارکنان ,افزایش تعلق سازمانی ,سوق دادن و فرهنگ سازمانی قدرت مداروظیفه مدرا به فرهنگ سازماني توفیق مدار و حمایت مدار , بسیج اندیشه ها برای نیل به نوآوری و شکوفائی از طریق استقرار و تقویت نظام پیشنهادات حاصل می شود . معمولاً  در ارائه پیشنهادات صرفه اقتصادی و توسعه سازمانی تحقق مي يابد  باید بکوشیم مشارکت همه کارکنان را از طریق بکارگیری روشهاسيستمهاي  و مکانیزه های مختلف در برگيرد و جلب نموده و از نظرات و پیشنهادات آنان استفاده نمائیم .

 

عوامل مشاركت و كارگروهي

 

·        افزايش خلاقيت

·        افزايش مهارتهاي شغلي

·        بهبود ارتباطات

·        افزايش بهره وري

·        افزايش اثر بخشي فعاليت ها

·        افزايش مسئوليت پذيري

·        افزايش انگيزه مثبت در بين كاركنان

·        افزايش سطح دانش كاركنان

در راستاي رسيدن به اهداف مشاركت همواره در كارها براي كمك به كاركنان زير مجموعه خود و همكاران ضرورت دارد كليه كاركنان در انجام كار گروهي پيشقدم شوند .

 

نكاتي براي جلب همكاري اعضاي گروه در مشاركت

 

1. صريح باشيد

2. شرزنش كردن را كنار بگذاريد

3. با هر موضوعي بطور خاص برخورد كنيد

4. سئوال كنيد

5. مذاكره كنيد

6. اولويت ها را با همكاران هماهنگ كنيد

7. نق نزدن

8. وقت و تلاشي را كه همكاران شما صرف فرآيند كارهاي مي كنند درك كنيد و بشناسيد

 

ويژگي گروه هاي خوب در كار مشاركت

 

1. كاركنان گروه يك هدف اصلي دارند و همه براي يك هدف واحد كارمي كنند

2. هر فرد در گروه نقش خود و اين را كه گروه بطور جدي درگير چكاري است مي داند

3. افراد گروه ياد مي گيرند كه چگونه بعنوان افرادي مستقل با يكديگر يكپارچه كاركنند و اعتماد و اقدام متقابل از خود نشان دهند

4. افراد گروه  تمرين مسئوليت پذيري مي كنند ايده هاي نومي دهند و تصميم گيري مي كنند

5. افراد گروه بطور سيستماتيك با هم همكاري مي كنند بر روي اهداف خود متمركز مي شوند و از خود انضباط نشان مي دهند

6. هر فرد در گروه انتظار دارد به اهداف بزرگي دست يابد آنها كار خود را مهم ،ضروري و تانجام پذير مي دانند حتي وقتي كه تحت فشار مي باشند

بطور كلي مي توان گفت كه با هم بودن آغاز است با هم ماندن پيشرفت است با هم كاركردن موفقيت است

 

اصول كارگروهي در مشاركت

 

1. اصل اول : سازگار و انعطاف پذيرند

2. اصل دوم :  هم دست و همبستگي دارند

3. اصل سوم : تعهد پذيرند

4. اصل چهارم : ارتباط برقرار مي كنند

5. اصل پنجم : لايق و با كفايت هستند

6. اصل ششم : قابل اعتماد هستند

7. اصل هفتم : انضباط دارند

8. اصل هشتم : ياران تيم رابالا مي كشند

9. اصل نهم : مشتاقند

10.                    اصل دهم : هدفمند هستند

11.                    اصل يازدهم :احساس رسالت مي كنند

12.                    اصل دوازدهم:  آماده اند

13.                    اصل سيزدهم : باياران تيم مي جوشند

14.                    اصل چهاردهم : در پي ارتقاي خويشند

15.                    اصل پانزدهم : از خود گذشته اند

16.                    اصل شانزدهم : مشكل گشايند

17.                    اصل هفدهم : پيگير و مقاوم و نستوه اند

كاركنان بايد مشورت نموده  و افكار خود را با هم سنجيده تا از ميان آنها درستي به وجود آيد .

 

مزاياي نظام مشاركت  در سازمانها

 

اجراي نظام مشاركت داراي محاسن و مزاياي مشروحه زير مي باشد

1. سازمانهاي مشاركتي ،سازمانهاي فعال بوده، در اين سازمانها اصل حمايت و احترام بين كاركنان وجوددارد

2. سازمان مشاركتي انعطاف پذير است و مي تواند به سرعت با تحولات و تغييرات ساز گار مي شود

3. مشتريان بخشي از سازمانهاي مشاركتي بوده، ما در سازمان مشاركتي  پيوندي عميق بين مشتريان و سازمان برقرار است

4. سازمان مشاركتي ، سازماني بهم پيوسته و منسجم بوده كه همه افراد در همه سطوح در تصميم گيريها و اجراي آنها مشاركت دارند

5. در سازمان مشاركتي ، افراد در تمامي جهات به يكديگر آموزش مي دهند و اين باعث پرورش و ارتقاي كيفي منابع انساني ميشود

6. يك سازمان مشاركتي كه بصورت گسترده اطلاعات را رد و بدل مي كند و براي مسئوليت دادن به كاركنان برنامه هاي گسترده اي دارد بنحوي چشمگير از سازمانهايي كه توسط چند نفر اداره مي شوند عملكرد بهتري دارد .

7. يك سازمان مشاركتي كه كاركنان خود را در سود و منابع سازمان سهيم مي كند در مقايسه با ساير سازمانها به مراتب عملكرد مالي بهتري دارد مشاركت دادن كاركنان در تصميم گيريها باعث افزايش روحيه آنها مي شود

8. در يك سازمان مشاركتي افزايش انگيزه ، رضايت شغلي و ايجاد حس تعلق به سازمان در كاركنان جهت تحقق اهداف مشترك بوجود مي آيد.

9. در يك سازمان مشاركتي افزايش توان مديريت در اداره امور سازمان بسيار بالا ميباشد

10.    در يك سازمان مشاركتي افزايش سود آوري و توان رقابت سازمان قابل ملاحظه ميباشد.

 

ويژگيهاي سازمان مشاركتي

 

1. كاركنان خود را براي مشاركت ، در خور اعتماد بداند

2. رهبري عاطفي را جايگزين شيوه هاي سنتي كند

3. سازمان را با اتحاد جمعي هدايت كند

4. فلسفه ( همه مديرند ) نهادينه شود

5. به منابع انساني بعنوان با ارزش ترين منبع سازماني نگريسته شوند

در نظام مشاركت موفقيت ازآن كساني است كه ذهنيت موفق دارند

در نظام مشاركت و در هنگان مذاكره بدنبال پيروزي هر دو طرف باشيد

نقش مديران ارشد در نظام پيشنهادات

 

مديران ارشد در اجراي نظام پيشنهادات نقش هاي ارزنده اي را ايفا مي نمايند و با اين نوع تفكر سازمانها را شكوفا نموده كه مي توان به نكات زير توجه نمود .

·  فراهم نمودن نيروي انساني ، امكانات فني و مالي و ساير منابع لازم جهت اجراي آزمايش يا قطعي طرحهاي پذيرفته شده

·        قدرداني از مديران و سرپرستان فعال در اجراي نظام پيشنهادات

·  ايجاد محيطي مناسب و فضاي مناسب آزاد و محترمانه بمنظور ايجاد احساس امنيت شغلي و رفع هرگونه ترس، ملاحظه كاري و گروه گرايي در كاركنان براي ابزار آزادانه نظرات و عقايد شان در قالب پيشنهاد

·  تشويق و ترغيب سرپرستان و مديران مياني به شركت در سمينار ها و دوره هاي آموزشي

·        ارزيابي عملكرد مسئولين و مجريان نظام

·  ارزيابي طرح نظام پيشنهادات و ارايه راهنمايي هاي لازم جهت بهبود و اصلاح آن

·  تخصيص بودجه لازم براي اهداف وتهيه جوايز ، تامين هزينه هاي جاري مربوط به امور پرسنلي

·  همكاري با كارشناسان نظام پيشنهادات بمنظور بررسي پيشنهادهاي مهم مربوط به سياست هاي كلان سازمان

 

مراحل اجراي پيشنهادات

 

اجراي نظام پيشنهادات داراي مراحل مشروحه زير ميباشد

1- جمع آوري پيشنهادات كاركنان

2- ارزبابي پيشنهادات ارائه شده        

3- تعيين نوع و مقدار پاداش

4- انعكاس نتايج ارزيابي به پيشنهاد دهندگان     

5-  اجراي پيشنهاد

6- پرداخت پاداش به اجرا كنندگان پيشنهاد

7- ارائه پيشنهادات براي افزايش اثر بخشي كارگروهها        

8- پيشنهاد نحوه راه اندازي

9- تركيب اعضاي پيشنهادي

10- سازمان پيشنهادي شامل ، دبيرخانه ، دبير ، منشي ، اعضاي شركت كننده شامل كساني كه صاحب راي هستند / كساني كه بعنوان ناظر شركت خواهند نمود .

 

 

 

نقش كاركنان در تحقق نظام مشاركت

 

توجيه كاركنان و جلب همكاري آنان حائز اهميت مي باشد ودر اين راستا لازمست به نكات زير توجه نمود

·        حفظ حرمت كاركنان

·        احساس تعهد كليه اعضاي شورا به رسالت نظام مشاركت

·        سهيم نمودن پيشنهاد دهندگان در موفقيت هاي بدست آمده شورا

·        ملاقاتهاي مستمر با كاركنان

·        انتقاد پذيري اعضاي شورا

·        اجراي دوره هاي آموزشي و تبيين مسائل نظام مشاركت

·        اعطاء پاداش هاي معنوي و مالي

·        انتخابي بودن اعضاي شورا و افزايش در صورت كانديد نمودن افراد

·        انتشار ماهيانه اخبار شورا در تابلوي اعلانات

·        تبليغات مستمر از طريق انتشار پيامهاي نظام مشاركت

·        اجراي پيشنهادات تصويب شده

·        بستر سازي فرهنگي اوليه و ادامه آن

·        موارد منفي را با مثبت گويي اثر بخش نمودن

·        ارزيابي دايمي فعاليتهاي انجام گرفته

·  ارتباط مستمر شورا با كاركنان ازطريق پاسخ به پيشنهادات  اخذ نظرات كاركنان در موارد مختلف

از مهمترين اهداف نظام مشاركت مي توان ارج نهادن به تعاليم عاليه دين مبين اسلام و مقام كاركنان، اشاعه فرهنگ مشاركت و كارگروهي ، ايجاد فضاي مناسب براي شكوفايي و استعداد ها و بروز خلاقيت ها ، بهبود روابط انساني ، كاهش تنش ها ، ارتقاي سطح بهره وري ، ايجاد شرايط افزايش در آمد و رفاه كاركنان ، بهسازي محيط كار ، بهبود كيفيت محصولات ، استفاده بهينه از منابع ، كاهش مراجعان اداري و گرفتاريهاي ناشي از بوروكراسي ميباشد .

 

وظايف شوراي مشاركت

 

شوراي پيشنهادات نيز مي بايستي به مباني نظام مشاركت بويژه احترام به كرامت انساني را در راس تلاشهاي خود قرار دهد و توان خود را در دستيبابي به اهداف تبيين شده توسط نظام مشاركت معمول داشته بعبارتي لازمست شوراها به موارد زير توجه نمايند .

1. ايجاد هسته ها و گروههاي كيفي و مشاركتي در واحدها جهت همكاري با شورا بمنظور تسريع در مراحل اجرايي

2. پيشنهاد گيري گروهي از طريق سيستم و سايت مربوطه

3. اخذ پيشنهاد از مشتريان و كارشناسان

4. تربيت كارشناسان و مربيان درخصوص نظام مشاركت

5. اشاعه نظام مشاركت به ساير سازمانها

 

نتيجه گيري و پيشنهادات

 

1. اجراي نظام پيشنهادات در سازمانهاي دولتي و خصوصي ضرورت داشته و براي پويائي و تحول آنها اهميت دارد

2. سازمانهاي مختلف كشور بايستي براي ترويج و اجراي نظام پيشنهادات در سطح ملي تلاش نموده و قوانين لازم را تدوين و آئين نامه هاي قيد شده فعلي را اصلاح نمايند

3. آموزش مديران و كاركنان ،تدوين مقررات اجرائي و تامين اعتبارات مالي با در نظر گرفته شدن ميزان صرفه جوئي ناشي از ارائه پيشنهادات و انجام تحقيقات در استمرار نظام پيشنهادات را در دستور كار خويش قرار دهند

4. تعميم حوزه افراد پيشنهاد دهنده به مراجعان به سازمانها ،متخصصان و عموم مردم مي بايستي مطالعه مجدد گردد

5. علاوه بر انگيزه هاي مادي انگيزه هاي معنوي براي ارائه پيشنهاد اهميت وافر دارد در اين راستا وجدان كاري ،كرامت انساني ، خدمت به نظام اسلامي از موارد مهمي است كه مي بايستي بدان توجه نمود

6. براي تحول اداري بايد برخي قوانين نيز اصلاح شوند و فرايند اصلاح قوانين تسهيل گردد تا تحول مستمر ميسر شود

7. نظام پيشنهادات به تدريج در كليه سازمانها تدوين و اجرا شود و بين آنها ارتباط بر قرار شود متاسفانه در حال حاضر بطور جامع اجراء نشده است .

8. تطبيق عالمانه فريضه امر به معروف ونهي از منكر با توجه به اصل 104 قانون اساسي با شيوه مديريتي به همراه قوانين ملي و فرهنگ و اعتقادات مردمي هماهنگ شده تا موجب بالندگي و رشد مطلوب سازمانها گردد.