مديريت منابع انساني در هزاره سوم

زمان و فرصتها كوتاه است   

فرصتها كوتاه است و زمان بسرعت مي گذرد و بعبارتي عمر انسانها در زندگي روزمره كوتاه است لذا مي بايستي از اين زمان كوتاه كار در سازمانها و يا زندگي روزمره به زيبائي استفاده نمود در غير اينصورت عمر از دست مي رود بايد از همين حالا شروع نمود و امروز را اولين روز آينده تلقي نمود و در حقيقت گامهاي روزهاي اوليه را براي شروع بهتر يك زندگي بر مبناي مديريت زماني آغاز نمود در اين رابطه مي بايستي به نكات زير توجه نمود .

1) تعيين اهداف با توجه به كارهايي كه بايد و يا نبايد در روز كاري انجام پذيرند .

2) نحوه آغاز يك روز خوب را بايد آموخت

3) شناسايي كارهايي كه مي بايستي انجام شوند و يا لازمست انجام گيرد .

4) تعيين اهداف واقع بينانه و قابل دستيابي براي كارهاي حتمي و يا لازم كه مي بايستي در زندگي روزمره و يا سازمان اداري و يا خصوصي تحقق يابد .

5) تخصيص زمان به تكاليف و تعهدات مورد نظر

6) نحوه واكنش كاركنان سازمان و يا اشخاص در زندگي روزمره در مقابل وقفه هاي كاري و تاخير امور اتفاق افتاده

7) تعيين جدول زمانبندي همگام با پيشبرد كار و مقايسه امور تحقق نيافته بمنظور انجام كليه اهداف تعيين شده

لازمست كه انجام وظايف محوله در زندگي و هر سازمان از همين امروز آغاز شده و ندايي براي بيدار شدن تلقي نمائيم در اين رابطه لازمست كه بموقع بر سر كار حاضر و واقع بين بوده و اهدافي معقول را تعيين نموده و در اين رابطه براي رسيدن به اهداف از انواع فهرستها ، دفترچه هاي قرار ملاقات ، و سررسيدها استفاده شود لذا ضروريست كه كاركنان هر سازمان براي كارهاي خود يك چارچوب زماني در نظر بگيرند و با برنامه هاي تعيين شده هماهنگ و كارهاي خود را با آن تطبيق نموده بايد اين حقيقت را پذيرفت كه در اغلب مشاغل ، يك كار خوب در سر وقت ارزشمندتر از يك كار عالي ، اما دير هنگام ميباشد .

توصيه هايي براي استفاده از فرصتها

براي استفاده صحيح از فرصتهاي زماني مي بايستي به نكات مشروحه زير توجه نمود .

الف : در برابر وقفه هاي كاري مقاومت شود در اين رابطه مدت زمان مكالمات تلفني كاهش يافته و بمنظور صرفه جويي در وقت از تلفن منشي دار و با پست صوتي استفاده نموده و بدينگونه است كه مجبور به پاسخگويي به مكالمات ناخواسته و غير ضروري و وقت گير نخواهيم بود . بديهي است كه مي بايستي كليه مكاتبات الكترونيكي و پيغامهاي فاكس را در يك زمان پاسخ داده و چنانچه افرادي با تلفن غير ضروري در كار كاركنان وقفه ايجـاد مي نمايند بايد عنوان نمود كه زمان مناسبي براي صحبت نمي باشد و انجام كار ارجحيت دارد .

ب: دقايق و ساعاتي را كه مي گذراند دنبال نموده و كليه كارهاي انجام شده را طي زمان بمنظور به اتمام رساندن ثبت نمايند در اين رابطه موارد ثبت شده را با آنچه كه قبلاً تخمين زده شده مقايسه نموده كه در اين رابطه درك بهتر واقعيتها نيز به كمك خواهد آمد .

ج : جدول زماني روز بعد را طراحي نموده و پيش از ترك محل كار دفترچه ملاقاتها را براي شروع فرداي خوب كنترل نمائيد لازمست اولويتهاي كار را براي روز بعد مشخص نموده بنابراين براي جلسات ، كنفرانس ها و ملاقات ها و حتي نهار خوردن برنامه ريزي نمود  از طرفي ضرورت دارد كه يك طرح ساده و اوليه از جدول زماني روز بعد تهيه گردد و بدين طريق انسان احساس شادي نموده و احساس گناه نمي نمايد .

س: كاركنان وقتي عادت جديدي را در خود ايجاد مي نمايند نمي بايستي سخت گيرند كه مديريت زمان نياز به صرف وقت داشته لذا بايد صبور بود و سعي شود كه بجاي ناراحت شدن ، عملكرد خود را در روزهاي آتي بهبود ببخشند بهر حال بايد اذعان داشت كه زمان مي گذرد و زندگي نيز پر شتاب بوده روزها و ايام به مقايسه مي روند و در صورت غفلت از زمان عقب مي مانيم نبايد يك لحظه را از دست داد بايد از دقايق استفاده كرد زيرا همين دقايق هستند كه يك ساعت و در نهايت يك روز كاري را شكل مي دهند بايد از اين اصول بهترين بهره را كسب نمائيم ، براي مديريت بهتر كار و زندگي راههايي وجود دارد و براي استفاده بهتر از زمانهاي ذخيره و غلبه بر مشكلات مديريت زمان روشهاي منطقي در دسترس است .

د: امروز تنها زماني است كه مي توان در آن كاري انجام داد و يا نداد ديروز گذشته و براي فردا نيز هيچ تضميني وجود ندارد بايد براي كارهايي كه براي انجام آنها انجام خواهيم داد وقت گذاشت و براي كارهايي كه واقعاً قصد انجام آنرا داريم زمان و وقت صرف نمود اضطراب را مي بايستي از خود دور نمود و به آرامش فكر نمود ، بموقع و حتي پيش از زمان سر كار حاضر شويد بطوريكه كارهايي كه اهميت چنداني ندارند شناسايي و از انجام آن نيز مي بايستي صرف نظر نمود و براي كارهاي خود يك چارچوب زماني در نظر بگيريد نبايد آنقدر برنامه زمانبندي خود را فشرده نموده كه به جاي نظم دهي بكارها و ايجاد آرامش در پايان كار فقط نااميدي و احساس شكست را با خود بهمراه ببريم بايد به نكات زير توجه نمود .

-  از ايده آل گرائي محض بپرهيزيد و در اكثر اوقات انجام يك كار خوب ولي بموقع از انجام يك كار عالي ولي دير هنگام مهمتر است .

-  سعي كنيد زماني را كه براي انجام تكاليف و تعهداتتان نياز داريد از قبل تخميني بزنيد كه همه كارها لازم نيست عالي انجام شوند .

-       با دقت كافي بهر يك از كارهاي خود زمان لازم را تخصيص دهيد .

-  هنگام فهرست نمودن انعطاف پذيري و سازگاري لازم بين كارها را فراموش ننموده و در نظر داشته باشيد كه هيچ فهرستي شما را به انجام و تكميل تمام كارها ملزم نمي كند .

-  در مقابل پاسخگويي به اموري كه كارتان را مختل مي نمايد مقاومت كنيد .

سئوالهاي كاركنان و ملاقاتهاي سرزده

يك مدير بايد تمام تلاش خويش را براي مقاومت در برابر مزاحمان و عواملي كه كار را متوقف مي نمايند بكار ببرد مواقعي پيش مي آيد كه چاره اي جز پاسخگوئي به اين عوامل ندارد و در واقع بخاطر همين پاسخگوئي به خواسته هاي ناگهاني ارباب رجوع كه حقوق نيز پرداخت مي شود نمي توانيم اين عوامل را حذف نمود اما اين بدان معني نيست كه براحتي به كاركناني كه مي خواهند با مديريت وقت گذراني نمايند اجازه مزاحمت داده شود لذا براي كم نمودن اين مشكلات مي بايستي بشرح زير اقدام نمود .

-  وقتي مسئوليت كاري به فردي سپـرده مي شود توضيحات كاملي در رابطه با نحوه انجام كار به او بدهيد لـــذا فرد مجبور مي شود مزاحم نشود و بر طبق توضيحات عمل نمايد .

-  به اطرافيان آموخته شود كه چگونه سئوالات خود را تا آنجا كه ممكن است نگهدارند و همه را با هم از مدير سئوال نمايند كه در هر لحظه كار متوقف نشود .

-  در هنگام مراجعه افراد خيلي محرمانه به او گفته شود كه متاسفم اكنون وقت مناسبي براي صحبت نمودن نيست

-  لازمست نوشته اي در اطاق گذاشته شود كه امكان پاسخگوئي نيست لطفاً مزاحم نشويد .

بايد توجه نمود كه دقايق و ساعات كاري چگونه مي گذرند برنامه هاي روزانه بايد تنظيم گردد و كارهايي كه مي بايستي انجام گيرد مشخص نموده زمان خوردن نهار ، چاي نيز طبق برنامه صرف شود و ثبت وقايع نيز بصورت فهرست نگارش يابد و بهتر است كه فعاليتها را بصورت نمودار رسم گردد و كليه امور نيز مورد ارزيابي واقع شود .

جدول زماني روز بعد نيز مي بايستي طراحي شود لذا در مديريت زمان مقداري از وقت در اول صبح به امور زير تخصيص يابد .

1) تصميم گيري در رابطه با مهمترين و ضروري ترين تكاليف روزانه

2) برنامه ريزي براي اجتماعات ، كنفرانسها و ملاقاتها

3) تنظيم و تخصيص دقايق و ساعاتي كه بمنظور پاسخگويي به پيامها و مكاتبات تلفني صورت پذيرد .

ملاقات و تهيه دستورالعملها ، مصاحبه ، صرف نهار و مذاكره با مسئولين ذيربط و حضور در گردهمايي ، رسيدگي به نامه هاي پست الكترونيك و پست صوتي و زمان آزاد و شناور براي انجام كارهاي فوري و اضطراري مشخص شود معهذا در نظر گرفته شود كه هميشه بين ايده آل و امكان پذير فاصله بوده اما در اين رابطه فراموش نشود كه چيزي كه اكنون ايده آل بنظر ميرسد ممكن است زماني براحتي ميسر شود بديهي است كه اگر كار جديد و خارج از برنامه ، مقداري از وقت مدير را گرفت و تلف نمود موجب ناراحتي فراهم نشود بزرگترين نعمتهاي زندگي و كار ، زمان آزادي انتخاب و نيروي جهت ده به فعاليتهاي ما در استفاده از زمان مي باشد هر چند يادگيري و اجراي روشهاي مديريت زمان ، خود نيازمند صرف وقت بوده لذا مي توان در حداقل زمان مفاهيم و اصول كلي آنرا فرا گرفته اين اصول را براي زندگي روزمره مي بايستي بكار گرفته شود .

در ابتداي هر هفته برنامه تنظيم گردد

در رابطه با تنظيم برنامه اجرائي و آموختن اينكه چگونه بكارها ارزش و رتبه مناسب داده و زمانبندي كليه كارهاي هفته و همچنين تهيه يك صورت هفتگي در انتهاي هر هفته و ارزيابي مجدد و پيشروي صورت پذيرد ، در اين رابطه لازمست تحولات مورد نياز ايجاد گردد تا در انتهاي هر هفته ميزان كارايي و فوايد آن سنجيده شود ممكن است برخي از كارهاي درج شده در برنامه ، كارايي چنداني نداشته باشد ضروريست كه مجدداً ارزيابي و اصلاح شوند لذا به خاطر سپرده شود كه انجام دادن كارهاي بجا بهتر از انجام كليه كارها مي باشد .

در راه رسيدن به هدف و صرفه جويي در زمان كاركنان هميشه كليه روشها را براي بهبود مديريت زمان بكار نمي برند لذا الزامي است كه از روشهايي استفاده شود كه تنگناي زماني را كاهش دهد و با كار و زندگي سازگار باشد براي مديريت زمان هيچگاه تنها يك راه وجود ندارد مسلم است كه برنامه ريزي براي كارهايي كه لازمست انجام شود نيازمند زمان و انديشه است اما نتيجه نهايي آن بيشترين زمان ممكن را در اختيار قرار مي دهد و ضرورت دارد در اين رابطه پرسشنامه تنظيم گردد .

نياز به تغيير مسير و سرعت حركت ، حقيقتي انكار ناپذير در زندگي و كار هر فرد است بنابراين نياز به تغييرات ضروري و تجديدنظر در برنامه هاي تدوين شده حياتي بنظر ميرسد و اين كار خود يكي از راههاي تنظيم زمان و عملكرد موثر مي باشد . بديهي است كه برنامه هاي منتقل شده بر روي كاغذ و يا اسناد الكترونيك در درازمدت تحت كنترل قرار گيرد تا سبب صرفه جويي در زمان گردد مسلم است پس از ارزش گذاري به كارها و تكاليف ، برنامه هفتگي تهيه نموده و تغييرات و عناوين جديد را وارد نموده و جاهاي خالي را با مداد پر نموده چرا كه حتي بهترين برنامه ها هم گاهي نياز به تنظيم مجدد دارند  . اجازه داده نشود كه زمان آماده كردن برنامه ها ، جاي زمان انجام كارها را بگيرد چرا كه برنامه ها براي به اجراء در آمدن تهيه مي شوند لذا براي بهينه نمودن زمانبندي شش عامل وجود دارد .

1) مقاصد بزرگتر هفته را به گامهاي كوچكتر در يك هفته شكسته و برنامه بگونه اي زمانبندي نموده كه اساسي ترين كارها را در بهترين اوقات روز انجام دهيد .

2) از زمان بندي فشرده پرهيز نموده براي اينكه هفته اي كم تنش داشته باشيد و اوقاتي را بعنوان زنگ تفريح تنفس ، تغيير حال و هوا فوريتها و اضافه كاري را در صورت نياز كنار گذاشته شود .

3) در طول روز زمانبندي خود را مرور نمايند.

4) در طول هفته اهداف را كامل نموده كه احساس خوبي دست داده شود بديهي است كه در اين رابطه روحيه افزايــش مي يابد

5) پيش از ترك كار زمانبندي روز آينده را كنترل نموده و در صورت لزوم تكاليفي را كه هنوز انجام نشده اند به فردا منتقل نمايند .

6) حقيقت بايد مورد پذيرش واقع شود كه كليه اهداف و برنامه ها در پايان هفته به اتمام رسد . در حقيقت تمـام فعاليت ها مي بايستي در پايان هفته بطور يكنواخت زمان بندي شـــود . از طرفي زمان را نمي بايستي جهت كارهاي اضافي صرف نمود بلكه بايد به امور و كارهايي پرداخت كه بهره وري را بالا مي برد برنامه ريز سازمانهاي اداري و يا شخصي برنامه كاري را تنظيم مي نمايد ليكن احساس يك مدير بايد اين باشد كه در ابتدا زمان اوليه را سرمايه گذاري نموده و به صورت گرفتن از وقت خود عادت بنمايد . وقتي كه زمان از دست مي رود نبايد به تمام كار دلسرد شد و بايد جهت رسيدن به هدف ادامه داده تا از وقت بتوان بهتر استفاده نمود اگر نياز به رفتن به يك جلسه و يا ملاقات احساس مي شود لازمست وقت را از دست نداده و آنرا ثبت و نگهداري نموده تا با شركت در جلسه و يا ملاقات وقت از دست نرود سعي شود قرارهاي خارج از محل كار را گروه بندي نموده تا مجبور براي ملاقاتهاي پراكنده و جداگانه نشده و چنانچه ملاقاتي وجود ندارد و مقرر شد قرار گذاشته شود كه مراجعه اي باشد  تنها عنوان شود كه گرفتار بوده و با توضيحات اضافي وقت تلف نشود و در فرصت مناسب وقت ملاقات تعيين شود . لازمست برنامه هاي مربوطه را مجدداً ارزيابي و اصلاح نموده و به پيش برويد . بديهي است زماني كه از دست رفته هيچگاه بر نمي گردد آنچه اهميت دارد بايد نسبت به تكميل پرسشنامه برنامه هفتگي اقدام تا با چارچوب كاري هفته اي كه در پيش است روبرو شود و هنگامي كه مقاصد هفته را ارزش گذاري مي نمايند كارهاي غير ضروري كنار گذاشته و روي اقدامات بجا تمركز نمايند . در اين رابطه برنامه اي بايد تهيه شود كه بر مديريت زمان كنترل داشته و استفاده از يك تقويم همه منظوره شامل كليه تعهدات كاري و شخصي و نيز ارزش يك دفترچه پيش نويس در برنامه هفتگي با توجه به زماني كه صرف شده در برنامه ريزي موثرتر براي آينده ياري خواهد نمود ، يك مدير در سازمان مي بايستي بايدها ، كارهاي ضروري و خواسته ها را تحت كنترل خود در آورد .

برنامه ريزي ماهيانه و بلند مدت

گسترش ديد و فراگيري تفاوت ميان بايدها ، ضرورت ها و خواسته ها مي بايستي در جهت تهيه فهرستها و در اجراي برنامه ريزي ماهيانه و يا بلندمدت قرار داشته باشد ، بهينه ساختن ديدگاه كلي و كنترل سررسيدها و استفاده صحيح از ساعات پر انرژي و همكاري با ديگران بمنظور موثر ساختن سيستم مديريت زمان مطلوب مي باشد لذا ضروريست پس از اندازه گيري برنامه هاي تدوين شده پيشرفت شما در سطح كلي حائز اهميت مي باشد لازمست كه از مزاياي ساعات پر انرژي استفاده نموده و كار با ديگران را در يك رابطه دو جانبه انجام تا به اهداف تعيين شده رسيده شود . در اين زمينه پيشرفت كار را بايد اندازه گيري نمود و مورد ارزيابي قرار داد از طرفي تنها راه براي بهبود مسير هر مدير به مقصد مديريت زمان ، تمركز بر ديدي جامع و كلي از آنچه مورد نياز بوده تعميم داد و آنچه در درازمدت بايد انجام شود محقق نمود . زمان بزرگترين دارائي يك مدير در سازمان است بنابراين حال با توجه به اينكه به كمك فنون مديريت زمان يك روزه و يك هفته اي و يا بلند مدت محقق مي شود در جهت راهيابي به جائي اهداف تعيين شده مورد علاقه در بلندمدت بايد به آن رسيد اگر به اندازه كافي برنامه ريزي بلندمدت انجام داده نشود به جاي كسب زمان مسلماً زمان از دست خواهد رفت چرا كه برنامه ريزي كمك مي نمايد كه براي اهداف زمان را پيدا نمايند . بهر حال لازمست كه ديدگاه بهتري را نسبت به بايدها ، ضرورتها و خواسته ها پيدا شود چرا كه عمر ما انسانها محدود مي باشد و زمان كافي براي دانستن همه چيز و انجام دادن همه كار وجود ندارد پس بجاي اينكه به خاطر نداشتن زمان براي اتمام كليه كارها ، اضطراب و نااميدي نبايد به سراغ مديران بيايد بهر حال بايد براي انتخابهاي قابل اجراء از وقت كافي استفاده گردد براي برنامه ريزي بلندمدت مي بايستي مراتب مشروحه زير رعايت گردد .

1) پر ارزش بودن و يا كم ارزش بودن هر يك از بايدها ، ضرورتها و خواسته ها بايد تعيين شود .

2) بدنبال كارهايي بوده باشيم كه بيشترين اهميت را دارند تا سرمايه گذاري زمان موثرتر واقع گردد .

3) حداقل يك كار از ميان اهداف و انجام ندادن آن ضرر و زياني ندارد اما چنانچه براي ساير اهداف برنامه ريزي و انجام نشود بطور قطع مديران با مشكلاتي مواجه خواهند شد .

4) در فهرست تهيه شده كارهاي كم ارزش كه علاقه اي به انجام آن وجود ندارد حذف شود .

فهرست تهيه شده براي برنامه ريزي ماهيانه و بلندمدت نيز الزامي مي باشد براي خواسته ها فرمي وجود ندارد چرا كه اين كارها گرچه شايد بزرگترين آرزوي يك مدير باشد در پاره اي موارد نيز كم ارزش مي باشند عامل اصلي در ديدگاه يك مدير موثر بودن آن نسبت به بايدها ، لازمها و خواسته ها مي باشد . هنگاميكه قرار است به كارهاي امروز پرداخته شود سريعاً با مهمترين فعاليتها بايد آغاز شود و آنها به خاطر سپرده شده و به خاطر روزمره بودن نمي بايستي اهداف و كارها به عقب بيفتد بعبارتي نبايد سخت گير بوده و به ياد بايد داشت كه شاه كليد مديريت زماني هوشمندانه انعطاف پذيري مي باشد ، هيچكدام از برنامه ريزيها با زمانبندي ها نبايد آنقدر خشك و سخت باشد كه راهي براي تغيير در هنگام نياز باقي نگذارد . بايد بخاطر نقايص و اشتباهات بخشيد و مدير سازمان موضوع را بر خود سهل بگيرد چه موقع از فكر نمودن اينكه انسان بايد ياد بگيرد كه نسبت به همه و خود گذشت داشته باشد را فرا گيرد .

مدير يك سازمان مي بايستي بگونه اي حركت خود را تنظيم نمايد و از مزاياي اوقات پر انرژي خود نهايت استفاده را ببرد ، وقت گذراني و كمال طلبي را از وقت و كار خود حذف نمايد و زمان را بهينه  استفاده نموده و بايدها را تنظيم نموده و بايدها و خواسته هاي خويش را با سطوح مختلف انرژي جسمي و ذهني كنترل نمايد علم امروز نشان داده است كه هر كس درجات متفاوتي از انرژي را در طول روز داراست بنابراين حركت خود را تنظيم نموده تا بهترين استفاده را از بهترين اوقات روز برده شود براي مدير عجله كار نادرستي است هنگامي كه بدام آن مي افتد دشوار بوده كه بخاطر بياورد كه بهترين راه انجام كارها چيست اگر عجله نمايد ممكن است مواردي پيش آيد كه بعنوان اتفاق بد تلقي شود و هزينه اي را بابت عجله بپردازد كه موجب زيان و ضرر سازمان شود ميان شتاب لازم و بي طاقتي محض و بي دليل تفاوت بايد قائل شد . قفل زمان موجب ناآرام شدن كار در سازمان گرديده و حتي زندگي را تحت شعاع قرار مي دهد .

يك مدير بايد به تغيير انرژي دروني لحظه به لحظه توجه كند هرگاه از مزاياي ساعت پر انرژي استفاده شود كارها سريع تر و صحيح تر انجام ميشود بهرحال مديريت تعيين كننده نيست ، مديريت زمان همواره در مسير دلخواه ممكن است حركت ننمايد با توجه به اينكه تصميم كنترل زمان و برنامه هايتان بسيار هوشمندانه تر از پيوسته تسليم شدن در برابر خواسته ديگران مي باشد هيچكس نمي تواند به تنهايي زمان را مديريت نمايد وقتي كه تحت فشار زيادي براي اتمام يك كار هستيد و همزمان اشخاص بسياري نيز وقت مدير را مي گيرند بايد درب اطاق كار خود را بسته و به يك محل كار خالي و يا اطاق همايش رفته و يا يك روز را بيرون از سازمان فعاليت كند لازمست پيشرفت كلي خود را ارزيابي و اندازه گيري نمايد لذا براي اينكه كنترل زمان را بدست آورد امكان دارد در ابتدا نيازمند تنظيم وضعيت خود نسبت به زمان بوده به اين معني كه بايد ياد گرفته چگونه با درك لحظه ها ، در حال زندگي نموده و يا در سازمان كار كند آنچه يك مدير در زمان بايد رعايت نمايد مي توان بشرح زير مطرح نمود .

-  مدير بايد در يك جمع بندي و تلاش درباره بايدها ، لازمها و خواسته هايش دست پيدا نمايد .

-  مدير بايستي طرحي براي پيگيري پــروژه هاي بلندمدت در طول يك ماه و يا بيشتر ترسيم نمايد .

-  مدير زمان بندي بلندمدت خود را با تبديل نمودن فعاليتهاي عمده و معمولي به كارهاي روزمره را به قيد فوريت و با ارزشيابي مجدد مقاصد طولاني تر تقويت نمايند ضمناً مي بايستي يك مدير دلايل وقت گذراني در برخي پروژه هاي مشخص را كشف نموده و گامهاي لازم را براي بازگشت به مسير درست پيموده و بايد اين حقيقت را دريافت كه كمال طلب بوده و به اندازه وقت گذراني در برآوردن رسيدن زمانهاي زيان آور دقت لازم معمول نمايند.

-  يك مدير بايد از مزاياي اوقات پر انرژي مربوطه استفاده نموده تا بهره وري خود را بهينه نمايند .

-  يك مدير بايد در رابطه با كارهايي كه نيازمند تلاش گروهي مي باشند با ديگران به روشني ارتباط برقرار نموده و به طريقي موثر براي برآورد نمودن زمان سررسيد كارها كه شخصاً در يك پروژه گروهي در قبال آن مسئول مي باشد برنامه ريزي نمايد .

-  يك مدير مي بايستي يك گزارش ماهيانه تهيه نموده تا در رابطه با ثبت كارهاي به اتمام رسيده و پيشرفت كارها ياري دهد بويژه در زمان اجراي چند پروژه و كار مي توان اينرا احساس نمود .

انجام كار بيشتر در زمان كمتر

انجام كار بيشتر و در زمان كمتر مي بايستي با بهينه سازي كار همراه شود در اين رابطه بهينه سازي محل كار و امور دفتري مدنظر قرار گيرد . معهذا بايد نگاهي تازه به محيطي كه در آن كار انجام مي شود انداخته شود استفاده مناسب از فضايي كه يك مدير در اختيار دارد به گونه اي كه موجب صرفه جويي در وقت صورت پذيرد محقق شود بطوريكه انتخاب سيستمي براي انجام كارهاي دفتري به گونه اي كه با كارها همخواني داشته باشد اجتناب ناپذير مي باشد لذا بايد براي مطالعه نيز برنامه ريزي شود كه مي توان بطور خلاصه عنوان و توصيه نمود .

1) به فضاي محل كار خوب نگاه شود .

2) موارد غير سودمند حذف شود .

3) اصلاح كارها را از روي ميز آغاز شده و هر چه روي ميز قرار دارد كنار گذاشته و ميز را دوباره چيده و براي پروژه در دست اقدام اهميت قائل داده شود .

4) كشوي ميز تميز شود .

5) جاي مناسبي براي تجهيزات و ملزومات تعيين شود .

6) محل كار را بايد به محيطي دنج و راحت تبديل شود .

7) حساب كارهاي دفتري كه از دست نرود و تحت كنترل و مراقبت شود .

8) نامه هاي موجود دسته بندي شود .

9) پرونده ها سازماندهي گردد .

10)                    دفترچه هاي تلفن را كنترل و خردمندانه از آن بهره مندي گردد.

11)                    حساب دارايي هاي سازمان تحت كنترل باشد .

12)    يك مدير مي بايستي تندخواني را فرا گيرد و بياموزد و زير نكات مهم و جالب خط بكشد و آنان را با ماژيك جدا نمايد در صورت امكان به نوارهاي آموزشي گوش فرا دهد .

بهرحال با توجه به مراتب مشروحه فوق يك مدير هنگامي كه محل كارش را براي راحتي و آسايش خود و جريان بهتر كار فراهم نمايد طي الگوهاي طرح شده زياد و كمي كارها در زمانهاي مختلف تعيين شده را آسانتر مي تواند مديريت نمايد همچنين يك مدير چنانچه اگر بتواند سيستم ساده اي را براي انجام كارهاي دفتري خود طراحي نمايد هيچگاه روال كارها مهم نخواهد خورد لذا با كمك اين سيستم مدير بايد قادر باشد كه چه مكاتباتي را نگه دارد و يا آنها را كجا نگهداري نموده و آنها چگونه پيدا نمايد اكنون براي از بين بردن نگرانيها از دست رفتن زمان از روشهايي كه در بالا مطرح شد بخوبي استفاده نموده تا بدين ترتيب امكان سر و سامان دادن به اطاق كار در مكاتبات فراوان در دست را داشته و دچار سرگيجه نگردد . در پاره اي موارد نيز مي بايستي يك مدير به فضاي اطاق كار خود از ديد ناآشنايي كه براي اولين بار آن را مي بيند نگاه كند . معهذا محل كار را بايد بگونه اي تهيه نمايد كه موجب صرفه جويي در زمان گردد اما بايد امور و چيزهاي جا گير، و قديمي و بدرد نخور را حذف نمايد بعبارتي يك مدير بايد مراتب زير را رعايت نمايد .

1) دستي بر روي ميز كارش كشيده و روي ميز را مرتب نمايد .

2) از كشوي ميز بهتر استفاده نمايد

3) تجهيزاتي را كه زياد با آنها سر و كار دارد در جاي مناسبي قرار دهد يعني از تجهيزات به خوبي نگهداري و از تجهيزات كهنه و قديمي استفاده ننمايد .

4) فضاي كار آن گونه كه خود مي پسندد شكل دهد يعني اشياء و تجهيزاتي كه هيچگونه تاثيري بر كار و يا روحيه ندارد و فضاي اطراف را اشغال مي نمايد دور نگهداشته شود .

5) سيستم انجام كارهاي دفتري كه مشخص مي نمايد چه چيز را نگه دارد آنرا در جاي مناسب نگه داشته تا در زمان نياز به سهولت پيدا نمايند .

6) يك برنامه گام به گام براي انجام كارهاي نوشتاري تهيه گردد بعبارتي مكاتبات دريافتي و يا ارسالي را در زمان مناسبي استفاده نمايند ممكن است يك تلفن كوتاه موجب شود كه بطور سريع نگارش يك نامه را بعهده تعويق اندازد .

بجاي اينكه برنامه ها بطور مرتب تغيير نمايد هر چه سريع تر بايد تكليف آنها مشخص شده و نبايستي بعنوان يك عادت زمان از بين برود.

7) يك سيستم براي فايلها و پرونده هاي مربوطه ايجاد شود در صورت نياز بر روي هر چيز برچسب چسبيده شود به اندازه توان و قدرت مي بايستي كارهاي دفتري ايجاد شود و تا آنجا كه امكان دارد حجم آنها را كم نگهداشته و نبايد كارهاي دفتري روي هم انباشته شوند .

8) پرونده هاي موقت نيز بررسي و تنظيم و روزانه كنترل شوند همچنين پرونده هاي در جريان كار مرتب شده لذا در اين زمينه براي اطلاعات و مدارك مربوط به مالياتها ، سرمايه گذاريها ، خريد تجهيزات ، بيمه ، حقوق و مزايا و ساير موارد مالي ، پوشه هاي ويژه اي در نظر گرفته و در جايي مناسب بايگاني گردد .

9) برنامه ريزي گام به گام جهت مطالعه مكاتبات ، طرحها و پروژه ها در نظر گرفته شود بايد يك مدير شعار اول تميز كن و سپس مشغول بكار شود را در دستور كار خود قرار دهد .

در يك مديريت زمان بايد توجه داشت كه محيط كار منظم شده و فضايي راحت ، كارآمد و موثر آماده شود بايد از هرگونه كارهايي كه كنترل آنها از دست خارج مي شود پرهيز نمود و يك سيستم براي رسيدگي سريع به نامه هاي دريافتي و ارسالي طراحي نمود و آموخته شود كه با صرف زمان كمتر ، مطالعه مفيدتر و پربارتري كارها به انجام برسد و با استفاده از تجهيزات نوين و تكنولوژي برتر سريع و بهتر كارها را انجام داد و محيط كار را به آرامش رساند .

چگونه و چه وقت بايد از فن آوري پيشرفته و رايانه براي كسب زمان بيشتر استفاده نمود

بايد تفاوت ميان فن آوري هايي كه سبب كسب زمان مي گردند و يا فن آوريهايي كه وقت را به هدر مي دهند درك و شناخت لذا يك مدير بايد از برنامه مناسبي استفاده نموده و تماس برقرار نمايد بطور كلي انتخاب يك سازمان كه بتوان از آن تجهيزات و فن آوريهاي پيشرفته خريداري نمود و اين تجهيزات الكترونيك قابل حمل باشد و بتوان اطلاعات را مديريت نمايد همانند مدير اطلاعات شخصي و منشي ديجيتالي شخصي حائز اهميت مي باشد اصولاً سود جستن از دستگاههاي فاكس و مودم و كشف مزاياي زماني اينترنت و شناختن راه حلهاي ديگري كه فن آوري را در اختيار قرار مي دهد تا براي بدست آوردن وقت بيشتر و موفقيت و يافتن حد تعادل بين كار و تلاش با مكاتبات و فن آوري و همچنين شناسايي زمان و چگونگي استفاده از فن آوري براي كسب زمان بيشتر مدنظر مي باشد . بعبارتي بايد انتخاب ها شناخته شده و مديران طي تعامل سازمانهاي دهنده الكترونيكي قابل حمل را شناخته و از دستگاههاي فاكس و مودم و اينترنت بخوبي استفاده نمايند .

از طرفي با استفاده از فن آوري راه حلهاي ديگري را يافته و تعادل بين مصرف كاغذ و فن آوري ايجاد نموده و زمان و روش استفاده از فن آوري شناسايي شود بنابراين هيچ راهي براي فـرار از فن آوري وجود ندارد چرا كه فن آوري نوين ابزاري مفيد و در حال گسترش براي افزايش مهارتهاي مديريت زمان در اختيار داشته و با سرعت فزاينده خود هر كسي را كه نخواهد از ابزارهاي آن بهـــره مند شود پشت سر مي گذارد در مقابل ، استفاده صحيح از فن آوري مدير را در صرفه جويي در زمان و بهبود آن ياري مي نمايد بايد خط فاصل ميان استفاده درست و استفاده نادرست از فن آوري را پيدا نمود معهذا بايد از فن آوريهايي كه كار و زندگي را پيچيده نموده و به جاي صرفه جوئي در وقت آن را هدر مي دهد اجتناب نمود يك مدير نيز برنامه هاي تماس را براي خود تدوين نمايد بهر حال يك مدير زمان بايد نحوه بكارگيري كامپيوتر را براي استفاده بهتر از زمان فرا گيرد . لذا بايد در نظر داشته كه براي ماهر شدن در فن آوري نوين بايد زمان صرف شود در ابتدا شايد اينكار وقت گير باشد اما زماني كه با فن آوري مناسب آشنا شد در نهايت زمان بيشتري را براي مدير يك سازمان به ارمغان خواهد آورد .

سازمانهاي دهنده الكترونيكي ، مديران اطلاعات شخصي و منشي هاي ديجيتالي شخصي شناسايي شده اين تجهيزات مدير را براي نگهداري يادداشتها ، نشاني ها ، شماره تلفنها و زمانبندي ها طراحي شده آنها يك تقويم و فهرستي براي ثبت كارها مي باشند هدايت مي نمايد . يك مدير بايد به يكي از گروههاي كاربران رايانه پيوسته تا از اطلاعات فن آوريهاي مفيد بهره مند شده اينكار از زماني كه به تنهايي براي حل مشكلات صرف مي نمايد مي كاهد منشي هاي ديجيتالي شخصي (PDA) و دستگاههاي فاكس و مودم و اينترنت و همچنين پست الكترونيك و خدمات بي درنگ كمك بسيار زيادي به مدير يك سازمان مي نمايد براي جستجوهاي مدير در اينترنت محدوديت زماني قائل شد تا در دام وقت تلف شدن براي جمع آوري اطلاعات بلا استفاده افتاده نشود لذا ميان آنچه بايد بدست آورده آنچه از آن استفاده نمود تفاوت قائل شد بايد راه حلهاي ديگر مناسب فن آوري براي مديريت زمان يافت استفاده از اسكنرها ، ضبط صوت و تجهيزات گفته نگار ، فهرستها و سيستمهاي پشتيبان را در نظر داشت و برنامه هاي مديريت مالي را تحت كنترل قرار داد يك مدير بايستي از يك برنامه ويروس ياب استفاده نموده برخي از بسته هاي نرم افزاري داراي يك برنامه ويروس ياب استفاده نموده كه مستقيماً در مديريت پرونده ها قرار مي گيرد در صورتيكه مدير برنامه اي كه خود ويروس ياب دارد در اختيار ندارد يك برنامه ضد ويروس تجاري خريداري نموده و خود را بيمه نموده زمان خود را براي مقابله با ويروسهاي كامپيوتر از دست ندهد . بهترين انتخاب براي يك مدير استفاده از كامپيوتر بعلاوه كاغذ بوده كه مي تواند بعنوان يك انتخاب عملي براي همه افراد تلقي شود در پاك نمودن برنامه هاي اضافي در كامپيوتر نيز نمي بايست عجله نمود در پاره اي موارد برنامه ها در كنار هم كار مي نمايند بنابراين براي پاك نمودن برنامه ها بايد صبر نمود بايد اين شناخت را پيدا نمود كه از فن آوري چگونه و چه زمان استفاده بهتر نمود .

بعبارتي يك مدير درباره سخت افزار ها و نرم افزارهايي كه ايجاد موفقيت در مديريت زمان مي نمايد بينديشد و دقت نمايد كه ارتباط به فن آوري و رايانه براي سود زمان موثر مي باشد بايد ارزش يك تجهيزات الكترونيكي جيبي را بعنوان بخشي از روشهاي مديريت زمان مورد ملاحظه قرار داده و ارزش زماني يك دستگاه فاكس مودم در داخل كامپيوتر براي تسهيل ارتباط دانست و از امكانات اينترنت براي كاوش و اطلاعات بهينه استفاده نمود و كليه پرونده هاي داخل سخت افزار نسخه پشتيبان تهيه نموده و نقطه تعالي در سازمان دهي به كمك كاغذ و كامپيوتر پيدا نمود و نيازهاي فن آوري را با دقت و با استفاده از يك متخصص شناسايي و براي ارتقاء آن اقدام كرد .

تصميم گيري صحيح و واگذاري كارها در مديريت زمان

يك مدير مي تواند با هنر تصميم گيري درست و بموقع مهارتهاي مديريت زمان را كامل نمايد و ارتقاء دهد لذاچگونگي واگذاري كارها به كساني كه آنها را به شكل قابل قبولي انجام مي دهند تا به اين ترتيب بتوان به پروژه هاي با ارزش تر رسيد ، بسيار حائز اهميت مي باشد درك اهميت نه گفتن به كارهاي غير ضروري و وقت گير نيز مهم بوده لذا بايد مهارتهاي تصميم گيري تقويت شده و راهنمايي هايي براي صرفه جويي در زمان تصميم گيري و واگذاري كارها به ساير افراد را فرا گرفت ليكن به درخواستهاي غير ضـــــروري مي بايستي پاسخ منفي داد لذا مدير بخوبي بايد با كامپيوتر و ساير تجهيزات پيشرفته آشنا شده و براي ادامه راه جهت تصميم گيري ، واگذاري كارها و نه گفتن را بنحو مطلوبي بياموزد در جهت مهارتهاي تصميم گيري جزء كوچكي از مهارتهاي مديريت زمان تلقي گردد و موانع پيش رو را شناسايي نموده و برخي از تصميم گيريها را براي جمع آوري اطلاعات و حقايقي بيشتر از آنچه مورد نياز مي باشد و باعث اتلاف وقت زيادي مي گردد و يا كاري را كه دير و يا زود انجام دهد به تعويق اندازد . بديهي است كه زماني كه تصميمي اخذ شد بويژه تصميمي كه مدتها با آن دست و پنجه نرم شده آنرا بطور خلاصه روي يك تكه كاغذ نوشته و در دسترس قرار داده و همواره آنرا مطالعه تا اهميت تصميم را درك و براي تحقق آن پيگيري شود واگذاري كارها نيز مهارتي است كه زمان را به مدير باز مي گرداند و موانع را برطرف مي نمايد كارهايي كه از انجام دادن لذت برده مي شود اما براي آنها نبايد وقت گذاشت و كارهايي كه به خوبي انجام داده مي شود و سايرين هم آنرا مي توانند بخوبي انجام دهند و يا كارهايي كه بايد مدير آنرا انجام دهد و فرد ديگري نمي تواند آنرا انجام دهد بايد بين آن فرق قائل شد سپس بر همين اساس كارها را به افراد ديگر واگذار نمود بايد در موارد يك مدير نه بگويد لذا در ابتداء ممكن است واگذاري كارها دشوار باشد اما يك تصميم مهم در جهت دستيابي به اهداف مديريت زمان قابل طرح مي باشد . بعبارتي كوتاه ترين واژه زمان ساز (نه ) مي باشد . در اين زمينه به نكات زير توجه شود .

1) يك مدير مي بايستي موانع موجود در سر راه تصميم گيريهاي درست و بموقع را شناسايي و حذف نمايد .

2) بايد آموخت كه چگونه براي تصميم گيريها ، جدول زماني تهيه نموده سپس با اعتماد به نفس پيش رفته راههايي را كه مي توان تلاشهاي گروهي را بطور موثري براي دستيابي به اهداف هدايت نمود شناسايي نموده سپس چگونگي واگذاري كارها را آموخت و عمل نمود .

3) فعاليتها و پروژه هايي كه عامل انحراف و مانـــع پرداختن به آرمان هاي با ارزش مي باشند پاسخ منفي داده شود .

يك اتفاق غير منتظره ، برنامه زماني خوب را بهم مي زند .

جلوگيري از وقوع دردسرهايي كه برنامه به دقت زمانبندي شده مدير را بهم مي ريزد در اين رابطه آشنايي با راههايي براي كنترل اين دردسرها ضروري مي باشد پيش بيني دردسرهايي كه از خراب شدن تجهيزات بوجود مي آيند و جلوگيري از وقفه هاي ناخواسته و غير ضروري و برنامه ريزي و زمانبندي جلسات مهم و حساس و برقراري ارتباطات موثر و ماهرانه توسط تلفن حائز اهميت مي باشد مي توان در اين زمينه به مسائل مشروحه زير پرداخت .

1) دردسرهايي كه در محل كار ايجاد ميشوند.

2)  دردسرهايي كه در منزل براي يك مدير ايجاد ميشود.

3) دردسرهايي كه تجهيزات ايجاد مي نمايد.

4) دردسرهايي كه نتيجه وقفه هاي بي دليل سيستم مي باشد .

5) دردسرهايي كه نتيجه جلسات زياد و طولاني مدت ايجاد مي نمايد .

6) دردسرهايي كه نتيجه تماسهاي تلفني فراوان مي باشند .

مدير يك سازمان با توجه كامل به زماني كه در اختيار دارد براي ايام برنامه ريزي نموده محل كار را در بهترين شرايط ايجاد نمايد تا بتواند تصميم گيري مناسب انتخاب و كار را واگذار نمايد لذا در يك كار بيهوده پاسخ منفي داده و براي حل مشكلات با تمام نيرو اقدام مي نمايد .

بايد بحرانها را پيش بيني نمود و براي آنها برنامه هايي در نظر گرفته شود مسلماً براي هر چيز يك برنامه داشته باشد اما با آماده داشتن چند راه حل مي توان در هنگام بحران سريع عمل نموده و زمان را براي فكر نمودن از دست نداد . از طرفي با برقراري ارتباط و همكاري فقط با افرادي كه سابقه خوش قولي دارند از بحران بموقع نرسيدن اطلاعات جلوگيري نمود و اگر كاري كه قرار بودن انجام شود بموقع انجام نگيرد با پافشاري بيش از اندازه براي انجام آن وقت نشود و اين نكته بايد جا افتد كه زماني براي هدر رفتن نيست و مسئوليت فرد تامين كننده بوده كه اطلاعات لازم را صرفنظر از اينكه چه مشكلاتي مانع انجام كارش مي شود بموقع به مدير برساند غالباً مدير با ملزم نمودن انجام كاري كه در دست دارد جلوي اتلاف وقت را گرفته لذا بايد روي يك كار تمركز نموده عادت نموده و هر دقيقه از شاخه اي به شاخه ديگري پريده نشود . در زمينه تشكيل جلسه نيز قبل از برگزاري رونوشتهايي كه از صورتجلسه در اختيار شركت كنندگان است قرار داده شود مطالب قابل طرح در جلسه مشخص شود و براي بهبود وضع تصميمات مشخص گردد تا كار بهتر و سريع تر پيش رود . مدير بايد جلسات را پيگيري نموده و به سرعت تمام نكات و جزئيات مطرح شده را بين شركت كنندگان منتشر نمايد بطوريكه جهت تصميمات اخذ شده مسئول اجرا و پيگيري مشخص گردد و زمان ارائه گزارش پيشرفت نيز تعيين شود . مدير شماره تلفن همراه خود را نبايد به هر كسي بدهد تا دردسر برايش ايجاد نشود لازمست از تلفن همراه استفاده اي با دقت بعمل آيد ضرورتي ندارد كه تنها بعلت داشتن تلفن همراه مجبور باشد هميشه از آن استفاده نمايد لذا به هنگام استراحت ، دستگاه را خاموش نموده و چند زماني را با آرامش و بدون دغدغه تلفن سر نمايد به وقت افرادي كه يك مدير بايد با آنها تماس بگيرد بايد توجه نمود ، سئوال نمودن اينكه آيا وقت داريد صحبت نمائيد بايد مدنظر قرار گيرد.

آنچه بايد يك مدير به آن عمل نمايد بشرح زير مي باشد .

1) بايد به راه حلهايي كه تقاضاهاي اضطراري يك مدير و همكارانش را كه وقت زيادي مي گيرد توجه نمود .

2) برنامه هاي احتياطي براي مشكلات شخصي كه گاهي اوقات خواسته و يا ناخواسته براي مدير پيش مي آيد آماده شود .

3) گامهايي را براي رفع مشكلات احتمالي كه تجهيزات ايجاد مي نمايند برداشته شود .

4) كاركنانيكه بنحوي در كار مديريت اخلال ايجاد مي نمايند بايد شناخته شوند و با آنها برخورد لازم بعمل آيد .

5) براي شركت در جلسات برنامه ريزي نموده و اصولاً تشكيل جلسات نيز تاثير بسزايي روي زمان صرف شده دارد لذا بايد براي تشكيل جلسات دقت لازم معمول نمايد .

6) ارتباطات تلفني توسط مدير مورد ارزيابي قرار گرفته و با روشهاي بهينه سازي گفتگوهاي تلفني آشنايي پيدا نمود .

آمادگي براي ماموريتهاي اداري

براي سفرهاي شغلي و مسافرتهاي اداري و استفاده از هواپيما و يا اتومبيل و انتخاب محل اقامت مناسب و راحت و كسب بيشترين بهره از كار و زمان غذا خوردن در تنهايي و برگشت به روند كاري قبلي پس از اتمام سفر لازمست براي سفرهاي اداري برنامه ريزي گردد لذا بايد به نكات زير توجه نمود .

-       برنامه ريزي در سفرهاي اداري

-       وسايل و تجهيزات لازم را همراه خود بردن

-       برنامه ريزي سفر از منزل به محل كار اعزامي ماموريت

-       تكميل اسباب سفر با حداقل بار

-       مسافرتهاي هوايي و اتومبيلهاي كرايه و شخصي

-       استقرار در هتل

-       غذا خوردن در تنهايي

-       و انجام كار در هنگام ماموريت كه بنحو خوبي بايد انجام گيرد .

-       وقتي مدير به اداره خود برمي گردد .

بايد براي سفر آماده بود لذا آمادگي سفر بايد در محل كار كسب شود و نكات ضروري براي سفر در نظر داشته باشد . لذا هر زمان كه در بازديدهاي كاري مديريت و اطلاعات جالب و مفيد درباره مكانها را بدست آورد آنها را بايد يادداشت نمايد لذا اين اطلاعات را بايد جمع آوري و به ترتيب حروف الفباي موضوعات را نوشته و نكات مهم را در جايي ويژه ثبت نمايد اين اطلاعات براي مسافرتهاي آتي مفيد خواهد بود تمام مكانهايي كه به نوعي براي بازديد خوب به نظر ميرسيدند اما موفق به ديدن آنها نشده اند در سفرهاي بعدي به راحتي قابل دستيابي خواهند بود بعضي از مديران كه وقت كافي براي نگارش مطالب مورد نظر خود ندارند از واكمن و ضبط صوت استفاده مي نمايند و سر فرصت بر صفحه كاغذ نوشته و استفـــاده مي نمايند بعضي اوقات نيز اين نوارها براي اداره خود پست نموده تا منشي آنها را بر روي كاغذ منعكس نمايد بهر حال مي بايستي برنامه ريزي نمود كه به محض بازگشت مدير از سفر به محيط كار ، روند كاري خود را در حداقل زمان ، سازماندهي مجدد در امور را معمول نمايد لذا اين امر موجب مي شود كه تنش هاي ناشي از كارهاي عقب مانده موارد جديد و ادامه روند اداري در هنگام بازگشت از سفر را به حداقل رسانده شده است .

مديريت مي بايستي وقت خودش را انعطاف پذير نمايد

بررسي و كنترل و امتحان مزايا و معايب كار در اداره و استفاده از روشهاي غيرسنتي ديگر همچنين جدا كردن مسائل زندگي از مسائل كاري و تدارك ديدن محل و فضاي مناسب براي كار در اداره و حتي منزل و اعمال مديريت زمان برشغل و امور شخصي ، هنگاميكه در هر دو در يك محل انجام مي پذيرند و همچنين نحوه برخورد و رفتار با كاركنان و بچه ها در صورت حضور آنها در محل كار و نحوه برقراري ارتباط با همكاران و كارمندان و اعضاي خانواده ، هنگام كار در خانه و تصميم گيري در رابطه با انجام كار از منزل و اداره براي يك مدير اهميت خاصي دارا مي باشد .

-       مزاياي انجام كار از داخل خانه كشف شود

-       مراقب اشكالات و معايب كار از داخل خانه باشيد

-       مسائل كاري و مسائل زندگي را از هم جدا شود .

-       فضايي مناسب براي كار اداري در منزل ايجاد نمائيد .

-       از زمانبندي تعيين شده پيروي شود

-       سرگرمي ها را بشناسيد و آنها را در كنترل خود در آوريد .

-       كارها و شغلهاي كوچك و كم ارزش خود را به ديگران بسپاريد .

-       مدير بايد فرصتي براي استراحت به خود بدهد .

-       مدير ارتباط را با كاركنان برقرار نمايد .

در سراسر جهان روش سنتي انجام كارها كه بصورت حضور فيزيكي در فضاي كاري و در خارج از خانه بود سال به سال در حال كمرنگ شدن بوده در عوض ، تمايل به كار از داخل خانه با سرعتي فزاينده در حال جايگزين شده است انجام كار و زندگي زير يك سقف ، مهمترين مزيت انجام كار از داخل خانه است اما اگر مديريت نتواند مرز بين كار و زندگي خود را تعيين نمايد اين فرصت براي مدير به يك تهديد تبديل مي شود . بهر حال يك مدير زمان خود را براي انجام كارهايي صرف نموده كه بيشترين درآمد و يا فروش كالا و خدمات را براي مدير در بر دارند لذا از انجام دادن آهسته آهسته كارها بجز كارهاي اداري همانند نوشيدن چاي و يا قهوه ، مطالعه غير كاري بيش از 15 دقيقه و يا ملاحظه بيش از 15 دقيقه تلويزيون كه مدير را از انجام كارهايش باز دارد خودداري نمايد بهر حال مدير بايد زندگي كاري خود را از كار منزل جدا نمايد از طرفي محل كار مي بايستي بگونه اي تجهيز شود كه حداكثر راحتي همراه با حداقل اتلاف وقت را بطور توام فراهم نمايد بويژه تجهيزاتي كه با ذخيره نمودن زمان ، باعث جبران هزينه صرف شده براي مديريت مي گردند از طرفي مدير خود را در يك برنامه و زمان بندي قرار داده به آن پايبند باشد لذا چنانچه مدير به كارهاي نوشتاري و روزمره علاقه اي ندارد يك روز از هفته را به سركشي از واحدهاي اداره ، كنترل صورتحسابها ، دفترداري ، مكاتبات ، پر نمودن كاستي ها ، و تميز نمودن ميز كار و تلفن نمودن اختصاص دهد و قوانين را تعيين نمايد كه مطمئن شود كه آنها را درك كنند دسترسي به مدير در اوقات كاري با زماني كه دور از آنها كار مي كند تفاوتي ندارد . مدير نيز در مقطعي از زمان شروع به تهيه گزارش زمان نمايد و ديگران را براي تكاليفي كه وقت كارهاي مفيد را انجام مي دهند به خدمت بگيرند لذا مي بايستي به خود وقت استراحت بدهد و در پايان هر روز درب محل كارش را ببندد و ارتباطش را با ديگران حفظ نمايد و در مجموع به نكات زير توجه كند .

-  مدير مي بايستي به پيامدهاي مثبت و منفي كار در كار در خانه و اداره توجه نموده و امكانات مختلف را براي استفاده بهتر از آن را بررسي نمايد .

-  مدير بايد دريابد كه چگونه مي تواند كار در اداره و خانه را از هم جدا نمايد .

-  مدير راههايي را براي ايجاد محيط كاري مطلوب در خانه و اداره پيدا نمايد .

-  مديريت زير و بم مديريت زمان را در محل كار و زندگي از خود نمايد و يك برنامه اجرايي براي زمانبندي اوقات خود مشخص نمايد .

-  يك مدير مي بايستي مشكلات خاصي را كه كاركنان در اداره و بچه ها در منزل براي محيط كارش فراهم مي نمايند پيش بيني نموده و راههايي را براي ايجاد توازن بين اين دو جنبه مهم زندگي خود مورد بررسي قرار دهد .

-  مدير بايد گامهايي را براي حفظ ارتباط حرفه اي خود با ساير همكاران و تبادل نظر با آنان بر دارد.

-  مدير بايد تعيين كند كه آيا شيوه كاري غير سنتي و محيط كار جديد برايش مناسب است يا خير

مدير براي اوقات فراغت از كار برنامه ريزي نمايد

يك مدير با توجه به حجم سنگين كار اداري لازمست براي كاهش حجم كارهايي كه انجام بگيرد برنامه ريزي نمايد بايد بداند كه انجام وظايف در زماني ناياب مي باشد لذا برنامه اي تهيه نموده و اتلاف وقت را به حداقل برساند بعبارتي بايد به نكات زير توجه نمايد .

-       كاهش كارهاي زائد و اضافي

-       زمان مناسبي را به كاركنان اختصاص داده شود

-       از تقويم و فهرستها در خانه و در محل كار هم استفاده نمايد .

-       صبح ها را از اول صبح بخوبي شروع نمايد.

-  در پايان وقت كار و ساعات اداري از كار جدا شده و به خانواده خود رسيدگي نمايد.

-       روز را به خوبي به پايان برساند و به كليه اهداف سازماني برسد .

برنامه ريزي براي اوقات از كار ، مهارت ديگري است كه بايد براي رسيدن به مديريت درست زمان ، آنرا به اجراء در آورده زيرا زمان فراغت از كار ، در واقع زمان درگيري مدير در نقشهاي ديگري است كه بايد در زندگي و كار برعهده بگيرند و از شر برخي از خرده كارها خلاص گردد بخشي از خرده كاريها نيز شامل موارد زير مي باشد .

1) تماس هاي تلفني غير ضروري

2) بيكار نشستن و فكرنمودن درباره برنامه هاي آخر هفته

3) تماشاي تلويزيون

4) خريد لباسهايي كه نياز به پوشيدنشان ندارد .

5) تغيير چيدمان لوازم اداري

بنابراين هرگاه براي مدير احساس شد كه در برنامه صبحگاهي تغيير حاصل مي شود از شب قبل براي حل مشكلات اداري برنامه ريزي نمايد ليكن براي روزهايي كه سرش شلوغ مي باشد كارهايي را بايد انجام دهد كه وقت زيادي را نگيرد حتي بايستي در زمان كار خارج از منزل براي بازگشت به خانه خويش نيز برنامه ريزي نمايد و هنگاميكه به خانه ميرسد لازمست يك مدير يك تخته سفيد در كنار تلفن قرار داده و از آن براي يادداشت نمودن پيغامها استفاده نمايد و هرگاه از شخصي پيامش را دريافت نمود آن پيام را پس از انجام از روي تخته سفيد پاك نمايد براي اينكه شب را چگونه به پايان برسد از آخرين منزلگاه در انجام كارهاي پر فراز و نشيب زندگي و كار در طول شبانه روز بايد در منزل به آرامش برسد گاهي اوقات عليه برنامه هاي كاري و خانوادگي بايد طغيان نمايد لذا چنانچه قرار باشد در خانواده نيز دقيقاً به مسائل خانوادگي رسيدگي شود بين مدير و ماشين تفاوتي وجود ندارد بين زماني كه بايد به مديريت زمان پايبند بوده و زماني كه بايد آنرا زير پا گذاشته مرز ظريفي وجود داشته و در اين رابطه مدير بايد تلاش نمايد آنرا يافته كه چگونه امور را بشرح زير رتق و فتق نمايد بنابراين در اين راستا مي بايستي به نكات زير توجه نمايد .

-  مدير يك برنامه خوب براي بايدها ، لازمها و خواسته هاي خانوادگي و زمان فراغت از كار تهيه نمايد همچنين بايد در يابد كه وضع نمودن روشهايي براي كودكان و يا كاركنان اداري آنها در برنامه ريزي و زمانبندي در محل كار چه در اداره و چه در خانه مي تواند لذت پدر بودن را به مدير ببخشد و از فشارهاي روحي مدير كاسته شود .

-  برنامه ريزي در هنگام شب مرتب نمودن ملبوس و لوازم و ورزش ، روحي و احساسي ، روز بعد را خوب و بدون اتلاف وقت آغاز نمايد .

-  شب را بايد پر بار و لذت بخش شروع نموده و چگونه زمان كافي را به اعضاي خانواده و خود مدير بايد اختصاص دهد .

-  مديريت بايد زماني را به پرورش فكر و هوش خود اختصاص دهد و زماني را بايد زماني را به تفريح اختصاص دهد .

-       هر فرد نيز بايد زماني را براي ارتباط با ديگران اختصاص دهد .

-       اوقاتي را به نيازهاي روحي و معنوي و مذهبي اختصاص دهد .

مديريت بايد هرگونه كه بينديشيد كاهش زمان انجام خرده كاريهاي اصلي اداره باعث افزايش زمان در دسترس براي پرداختن به امور لازم خواهد رسيد و همچنين زمان بيشتري را براي پرداختن به نيازها و اموري كه به زندگي شخصي معنا پيدا مي نمايد فراهم نمايد . بنابراين خرده كاريها را تسهيم نمايد در حقيقت يك مدير بايد آنقدر قوي باشد كه حتي در صورت اعمال فشار بسيار بر زمان موجود نيز اجازه ندهد تا بايد دليل انجام ندادن و يا به فردا موكول نمودن ورزش باشند تخصيص زماني براي يادگيري و آموزش ، منجر به بهبود مستمر در كليه مراحل كار بوده براي آنكه اطلاعات يك مدير نيز بروز باشد راهي جز يادگيري نكات جديد علمي وجود ندارد و به اموري كه روح و روان وي را نيز به آنها نياز دارد نيز توجه نمايد زماني براي روح و روان را بايد مديريت نموده و براي پرورش آن برنامه ريزي نمايد .

مديريت زمان مستمر و كارا وقتي به وقوع مي پيوندد كه مدير تمامي نقشهاي زندگي و كاري را به خوبي ايفاء نمايد لذا بايد سعي شود به تمام ابعاد زندگي روزانه ، هفتگي و ماهيانه خود در محل كار و زندگي مانند كار كردن ، زندگي در خانه ، بودن با خانواده و دوستان ، امور معنوي ، آموزش و پرورش ، ورزش ، بازي ، ارتباطات ، تفريح ، فعاليتهاي داوطلبانه ، زندگي اجتماعي و ديگر تمايلات شخصي توجه نمايد بعبارتي بايد به نكات زير نيز توجه نمايد .

-  يك مدير بايد ياد بگيرد كه با حذف لوازم اضافي و تقسيم خرده كاريهاي اداري و يا خانه به تكاليف روزانه، هفتگي ، ماهيانه ، بتوان با سرعت بيشتري خانه و محل كار را تميز نموده و كارهاي خود را انجام دهد .

-  مدير غالباً بايد اعضاي خانواده و كاركنان را در جمع آوري و كنار گذاشتن لباسهاي شخصي شان و تجهيزات غير ضروري اداري ، درگير نموده كه زمان كمتري را براي مهيا نمودن محدوده  كار اداري و يا ميز كار خويش اقدام از دست بدهند .

-  مدير بايد روشهايي را بياموزد كه بايد كارهاي اضافي را كاهش دهد و زمان انجام كارهاي ديگر را كاهش دهد .

-  مدير با همكاري كاركنان در رابطه با نحوه تقسيم كارهاي خانه با كارهاي اداري يوميه تصميم گيري نمايد . بايد براي گنجاندن ورزش و نيازهاي روحي طبق برنامه ريزي و روشهاي مناسبي كه آنرا خواهد يافت اقدام نمايد .

-  مدير بايد فرا گيرد كه با شاداب نمودن و روحيه دادن به خود و كاركنان مي تواند بسياري از جنبه هاي كار و زندگي خود را هماهنگ و منسجم ساخته و ارتباط بين درون و برون خود را برقرار نمايد .

انجام همزمان چند كار و كاهش زمان

انجام دو تكليف كاري در محل كار بصورت همزمان

و ادغام امور كاري خارج از محل كار و انجام همزمان آنها و تعيين فعاليتهايي كه بايد فقط يكبار انجام شوند و ارزش قايل شدن براي زمان بين كارها و بهره بردن از دقايق اضافي در طول روز موجب بهبود انجام كار توسط مدير و كاركنان در يك سازمان مي شوند بايد دقت شود مدير هنگامي كه با تلفن صحبت مي كند و يا با كامپيوتر كار مي كند و يا در حال مسافرت و يا رفت و آمد و يا ورزش مي نمايد و يا هنگام تماشاي تلويزيون مي باشد قبل از آن كارهاي خود را يكباره انجام دهد لذا براي زمان بين انجام كارها ارزش قايل بايد شد همچنين نصيحت مطمئن زماني براي بدست آوردن دقايقي بيشتر را بايد بپذيرد . معمولاً ساعت در حال گذر هستند اما مدير بايد بجاي از دست دادن زمان در حال رسيدن به مقصد اصلي خود يعني تجديد قوا در مديريت زمان بايد زماني را مدنظر قرار دهد بهرحال تكاليف كاري كه بايد همزمان انجام شوند بويژه امور همزمان با استفاده از تلفن و يا كامپيوتر و در زمان مسافرت و رفت و آمدهاي روزانه و هنگام انجام تمرينات ورزشي يك مدير مي بايد بدون آنكه نااميد و عصباني نشود از طرفي محدوديتها و كاستي هاي زمان را بپذيرد و اطمينان حاصل نمايد كه حتي حرفه اي ترين افراد نيز نمي توانند هميشه كليه برنامه هاي خود را بطور كامل انجام دهند بنابراين هنگاميكه تلاش مي شود تا روشهاي اعمال شده در كارها بهبود داده شود لذا نبايد دلسرد شده و بايد اطمينان حاصل شود كه هر چه بيشتر تلاش نمايد ليكن بطور قطع موفقيت بوجود خواهد آمد در اين زمينه  مدير مي بايد براي امور زمان بندي نشده و وقايع غير منتظره خود را آماده نمايد گاهي اوقات نيز اين زمانها بهترين لحظات كار و زندگي مي باشد لذا در يك برنامه مديريت زمان مناسب براي انجام يك كار فقط يك راه وجود ندارد بنابراين نبايد خود را فقط به يك راه محدود كند و براي انجام كارهاي مورد نظر روشهاي متفاوت را امتحان نمايد براي استفاده از زمان موثر روشهاي زير مطرح مي باشد.

1) سيستمي مناسب براي انجام يكباره كارها فراهم شود بايد ملاحظه نمود كه انجام يكباره يك پروژه كافي است اغلب پس از تخصيص زماني معين ديگر نمي توانيد پروژه را بهبود ببخشيد شايد تغييري در پروژه بوجود آيد اما معمولاً اين تغيير مثبت نخواهد بود .

2) از كامپيوتر بنحو بهينه اي استفاده شود بطوريكه در كامپيوتر براي كليه امور اداري مانند بررسي و پاسخگويي به نامه هاي الكترونيكي و كار با شبكه و از ديگري براي انجام كار با نرم افزارهاي تجاري و داشتن ارتباط با ارباب رجوع و مشتريان استفاده گردد همچنين متصل شدن به يك شبكه خدماتي بي درنگ مي تواند يك استراحت كوتاه بسيار مناسب مي باشد لذا مدير مي تواند از اين طريق به جديدترين روشها و اخبار و نصايح افراد دسترسي مستقيم داشته باشد .

3) تا آنجا كه ممكن است نامه ها را يكباره كنترل شود و سعي گردد براي نوشتن مكاتبات از يك فرصت خاص استفاده نموده و در اين رابطه اگر يكبار نامه نوشته شد براي نوشتن نامه اي مشابه وقت زيادي تلف نشود .

4) يك پرونده راهنما ايجاد شود .

5) فهرست تماس تلفني كليه افراد مورد نياز تهيه شود اگر دقايقي اضافي و خالي وجود داشت براي افرادي كه زياد برايشان نامه نوشته مي شود چند پاكت نامه با آدرس مورد نظر چاپ نمايند سپس در مواقع لزوم فقط كافي است كه نامه را در يك پاكت قرار داده و ارسال نمايند ضمناً تعدادي كارت پستال و هديه براي مواقع ضروري جهت ساير مديران مرتبط با سازمان تهيه شود .

6) كارهايي كه در زمان بين كارهاي ديگر انجام مي شوند از زمان بين كارها براي بازگشت دوباره به زندگي شخصي ، تجديد حيات معنوي و تجديد قوا و شادابي بوجود مي آورد مدير نيز به اين زمانها براي جبران تنش ها و فشارهاي روحي ناشي از زندگي روزانه نياز دارد در هنگام بين كارها اطلاعات لازم را بايگاني اما مراقب مقدار اطلاعات بايگاني شده نيز باشد ليكن تحقيقات نشان مي دهد كه حجم بسياري از اطلاعات بايگاني شده اما هرگز مورد استفاده مجدد قرار نمي گيرند .

7) نصايح فوق العاده براي حضور مدير و كاركنان جهت ساعات حضور در محل كار و انجام همزمان دو كار ، انجام يكباره يك كار و استفاده از زمان بين كارها بگونه اي باشد كه آنرا سريع و البته نه با عجله انجام داده و سپس به فرايض مذهبي رسيدگي و براي باقيمانده روز تجديد حيات نمايند هنگاميكه يكي از وظايف اصلي به اتمام برسد با انجام يك تكليف كوچك دلخواه و دوست داشتني به كاركنان پاداش داده تا از انجام كارهايتان لذت برده و آنها را بسرعت تكميل نمايند بعبارتي ضرورت دارد پس از گذشت هر شش ماه به اين موارد توجه گردد لذا بايد توجه نمود كه براي چه چيز ارزش قايل شد و چه كاري واقعاً اهميت دارد و مهم مي باشد معهذا براي آنچه كه انجام بدهيم و يا چگونه انجام شود لازمست برنامه ريزي صورت پذيرد در يك جهت و در مجموع بايد به نكات زير بمنظور دستيابي به مديريت زمان توجه نمود .

-  مي توان با تمركز بر مهارتهاي زمان ، بر زمان خود ، مديريتي بهتر داشته و كارهاي خود را در زمان كمتر انجام دهيم .

-  مي توان تنشهاي ناشي از زمان را كاهش داد و زندگي عاري از اضطراب و شتاب در سازمان را فراهم نمود .

-  مي توان روشهايي را آموزش ديد كه كار را هم زمان انجام داده و براي گذراندن باقي زندگي و كار به تفريح پرداخت .

-  عادتهاي جديد و كارآمد را جايگزين عادات ناكارآمد قديمي نموده لذا براي موفقيت در بايدها ، لازمها و خواسته ها ، گامهاي روزانه ، هفتگي و ماهيانه مناسب و مثبتي بايد برداشت كه نتيجه آن بهبود كيفيت در انجام كار خواهد بود .

-  بايد زندگي و كار را درآن زماني كه فرصت از دست دادن وجود ندارد با اصول مديريت زمان هماهنگ نمود اكنون به راهي كه يك مدير آغاز مي نمايد ادامه داده مديريت زمان در ادامه كار و زندگي بياري او خواهد شتافت .

منابع و مواخذ :

1) مديريت زمان در محل كار ، منزل و در سفر -  نويسنده : روبرتا  روش 

2) مديريت زمان   - نويسنده : پيتر دراكر

3) اطلاعات تجربي و شخصي