كاربرد سیستمهای اطلاعات در سازمان
مقدمه:
در سال 1986 براساس مطالعهای كه توسط كارگزاران و مدیران اجرای سیستمهای اطلاعات(INFORMATION SYSTEMS) انجام شد، براهمیت و نقش حیاتی مدیریت سیستمهای اطلاعات تاكید گردید و ارتقا و بهبود برنامهریزی استراتژیك در درجه اول اهمیت قرار داده شد. یك برنامهریزی موثر نیازمند نظم و توان پیشبینی مشكلات (تهدیدها) و فرصتها در یك محیط متلاطم و پیچیده و نیز دارابودن قابلیت توسعه استراتژیها و سیاستهایی براساس تكنولوژیهای اطلاعات است كه به سرعت درحال تغییرند.
استفاده از سیستمهای اطلاعات بهعنوان یك مزیت رقابتی در درجه دوم اهمیت قرار داده شد. امروزه سیستمهای اطلاعات بهعنوان یك ابزار و سلاح استراتژیك اصلی در بسیاری از شركتها تلقی میشود. این مزیت رقابتی نتیجه تشخیص فرصتها و بهدنبال آن اجرای موثر و سریع تكنولوژیهای اطلاعات برای بهرهجویی از این فرصتهاست.
در بسیاری از شركتها، سه سطح برای تعریف استراتژی وجود دارد. در بالاترین سطح، استراتژی شركت خطوطی را كه آن شركت در آن تجارت میكند و نحوه تشخیص منابع كلیدی شركت به هریك از این خطوط را مشخص میسازد. در یك اقتصاد متلاطم، هویت یك شركت و بهنوبه خود تخصیص منابع، ممكن است طی زمان دستخوش تغییر گردد. سطح دوم استراتژی درارتباط با واحدهای تجاری استراتژیكSTRATEGIC ) BUSINESS UNIT=SBU) است كه میتوان یك بخش فرعی یا خط تولید در شركت باشد. هرگاه استراتژی یك شركت متحول گردد، منابع تخصیصیافته به واحدهای تجاری موجود یا جدید ممكن است تغییر كند. سطح سوم استراتژی، همان استراتژی عملیاتی است. هر زمان یك واحد تجاری استراتژیاش تعریف شود، هریك از نواحی عملیاتی در داخل آن واحد بایستی یك سری اعمال را برای پشتیبانی استراتژی مربوطه انجام دهند. از آنجایی كه استراتژیهای عملیاتی گوناگون (مانند استراتژیهای فروش، استراتژی تحقیق و توسعه، استراتژی ساخت) برای واحدهای تجاری مختلف ممكن است وجود داشته باشد. ظهور یك استراتژی عملیاتی برای بهرهبرداری از منابع و تكنولوژیهای اطلاعات بهمنظور پشتیبانی از واحدهای تجاری و دیگر استراتژیهای عملیاتی بهطور روزافزونی رخ میدهد.
سیستم اطلاعات استراتژیك
یك سیستم اطلاعات استراتژیك، سیستم اطلاعاتی است كه استراتژی رقابتی یك سازمان را پشتیبانی میكند. یك چنین سیستمی میتواند از تكنولوژیهای اطلاعات بهمنظور بهبود رشتههای ارتباط(LINKS) با مشتریان استفاده كند، و در آسانسازی بهبود طرح محصول، ایجاد و توسعه رشتههای ارتباط با تامینكنندگان مواد و قطعات، ایجاد فرصتهای جدید فروش، و بهبود بهرهوری كاركنان، نقش مهمی ایفا كند.
سیستمهای اطلاعات بهتدریج در سازمانها از سیستمهای پردازش تغییرات (TRANSACTION PROCESSING SYSTEM=TPS) به سیستمهای مدیریت اطلاعاتMANAGEMENT INFORMATION SYSTEM = MIS) )، و از آن به سیستمهای پشتیبان تصمیمگیری(DECISION SUPPORT SYSTEM=DSS) تغییر یافتهاند. درحال حاضر تاكید بر تغییر این سیستمها به سیستمهای اطلاعات استراتژیك است. تفاوت بین این سیستمها با یك مثال از سیستم پردازش موجودی بهشرح ذیل تشریح میگردد:
- TPS این سیستم تغییرات در موجودی را ثبت و فایل اصلی موجودی را بههنگام میكند;
- MIS این سیستم موجودیها را مدیریت و كنترل میكند;
- DSS این سیستم مدیران را در تعیین سیاست موجودی پشتیبانی میكند;
- SIS این سیستم موجودیهای مشتریان را پردازش كرده و موجودیها را با سیستم سفارشات موسسه مرتبط میسازد.
در سیستمهای پردازش تغییرات و مدیریت اطلاعات از تكنولوژی اطلاعات، برای تصمیمگیری در ارتباط با جنبههای هزینهای موسسه استفاده میشود. حال آنكه این تكنولوژی در سیستمهای اطلاعات استراتژیك برای ایجاد خدمات اطلاعاتی جدید برای استفاده از فرصتها برای كسب درآمد برای موسسه استفاده میشود كه این امر باعث خواهدشد واحدهای درگیر در سیستم اطلاعات از مراكز هزینه به مراكز سود، تبدیل شوند. وجه تمایز دیگر این سیستمها این است كه سیستمهای پردازش تغییرات، مدیریت اطلاعات و پشتیبان تصمیمگیری درونگرا هستند (درون مرزهای موسسه) حال آنكه سیستم اطلاعات استراتژیك برونگراست و به ارتباطات و وابستگیهای موسسه با محیط آن میپردازد.
تاثیر استراتژیك تكنولوژیهای اطلاعات
سه سطح از تاثیر تكنولوژی اطلاعات در یك سازمان تجاری وجود دارد: سطح صنعتINDUSTRY LEVEL) )، سطح موسسه(FIRM LEVEL) ، سطح استراتژی در صنعت، تكنولوژی اطلاعات بر طبیعت محصولات، خدمات، و بازارهای صنعت، یا اقتصاد تولید و توزیع تاثیر میگذارد. با تكنولوژی اطلاعات، خدمات جدید میتواند توسعه یابد. دوره حیات یك محصول، از فاز تحقیق و توسعه تا بازاریابی و فروش آن، میتواند كوتاه شود. (مانند استفاده ازCAD/CAM )، توزیع سرعت میگیرد (مانند ارائه كاتالوگهای كامپیوتری)، بازار فروش میتواند گسترش یابد (مانند دستیابی به مشتریان از راه دور بهوسیله ارتباطات الكترونیك).
در سطح موسسه، تاثیر تكنولوژی اطلاعات توسط نیروهای رقابتی خاص تعیین میگردد كه موسسه با آنها روبرو میشود. این نیروها ساختار صنعت و میدان رقابت برای هر موسسه را شكل میدهند.
در سطح استراتژی، تكنولوژی اطلاعات با پشتیبانی از اجرای یك یا چند استراتژی كلی میتواند باعث تغییر اجرای استراتژی كلی شركت توسط موسسه تابعه گردد. چنین استراتژیهایی توسط موسسات موفق برای قرارگیری در عرصههای رقابت مورداستفاده قرار میگیرند.
تاثیر تكنولوژی اطلاعات بر عرصه رقابت
وضعیت رقابت در یك صنعت بستگی به پنج نیرو دارد. این پنج نیرو عبارتند از: 1 - توان چانهزنی در دادوستد بهوسیله تامینكنندگان 2 - توان چانهزنی در دادوستد بهوسیله خریداران 3- خطر و تهدید تازهواردین به این صنعت 4 - خطر محصولات یا خدمات جایگزین 5 - حضور رقبای درون صنعت.
تكنولوژی اطلاعات میتواند وابستگیهای بین این نیروها و موسسه را تغییر دهد. آشكار شدن هر نیرو برای یك صنعت خاص بر قابلیت سوددهی یك موسسه تاثیر خواهد داشت و استراتژیهایی را شكل خواهد داد كه موسسه اتخاذ میكند. این نیروها اهدافی است كه یك موسسه در مقابل آنها استراتژیهای رقابتی خود را آماده میكند. چنین استراتژیهای رقابتی شامل انجام اعمال تهاجمی یا تدافعی برای ایجاد یك جایگاه قابل دفاع در یك صنعت و مقابله موفق با نیروهای رقیب و افزایش قابلیت سوددهی موسسه است. در ادامه روشهای پیشنهادی از نحوه بهكارگیری تكنولوژی اطلاعات برای كسب برتری بر رقبا آمده است:
1 - تامینكنندگان:
- تعداد و تركیب تامینكنندگان را افزایش دهید (بهعنوان مثال، ازطریق دستیابی به بانكهای اطلاعات تجاری كه اطلاعات راجع به تامینكنندگان را دراختیار قرار میدهند);
- توان چانهزنی در دادوستد بهوسیله تامینكنندگان خود را از طریق پافشاری بر ارتباطات برمبنای تكنولوژی اطلاعات كاهش دهید. (بهعنوان مثال، موجودیهای JUST-IN-TIME).
2 - خریداران:
- توان چانهزنی در دادوستد بهوسیله خریداران خود را ازطریق افزایش هزینههای جابجایی به دیگر تامینكنندگان كاهش دهید (بهعنوان مثال ازطریق نصب ترمینال در محلهای خریداران)
- تعداد خریداران را افزایش دهید (بهعنوان مثال، ازطریق استفاده از بولتنهای راهنمای الكترونیكی)
3 - تازهواردین:
- ایجاد سدهایی در برابر ورود (بهعنوان مثال، سرمایهگذاری سنگین اجباری در سختافزار و نرمافزار);
- پیشروبودن در ارائه محصولات و خدمات جدید;
- كنترل و تملك بانكهای اطلاعاتی مهم و حیاتی.
4 - محصولات جایگزین:
- محصول خود را ازطریق خدمات كسب اطلاعات كامپیوتری بهبود دهید.
- طول مدت ایجاد محصولات خود را از طراحی تا تولید كاهش دهید (بهعنوان مثال، ازطریق استفاده از تكنولوژی طراحی و تولید به كمك كامپیوتر(CAD-CAM .
5 - رقبای داخل صنعت:
- متحدشدن با رقبا (بهعنوان مثال، شبكه ماشینهای تحویلدار اتوماتیك بانك);
- معرفی محصولات جدید براساس اطلاعات دریافتی.
این روشها نشان میدهد كه اگر پنج نیروی رقیب ذكرشده تاثیر چشمگیری بر روی یك موسسه بگذارد، تكنولوژی اطلاعات میتواند بهعنوان یك عنصر حیاتی در استراتژی موسسه بهكار گرفته شود. تكنولوژی اطلاعات میتواند بهصورت تهاجمی بهكارگرفته شود، برای افزایش یك جنبه رقابتی، یا بهصورت تدافعی برای كاهش فرصتهای رقبا برای كسب یك جنبه رقابتی بهكار رود.
تكنولوژیهای اطلاعات و استراتژیهای كلی تجارت
تكنولوژی اطلاعات میتواند بر توانایی موسسات برای اجرای یك استراتژی خاص تجارت تاثیرگذار باشد. از آنجایی كه استراتژی یك موسسه، چارچوب كلی آن موسسه در انجام رقابت است، حصول تعداد یك یا بیشتر از این استراتژیها به موسسه جایگاهی برتر نسبت به سایر نیروهای موجود در صنعت داده و سوددهی بالاتری را به ارمغان میآورد. در این رابطه پورتر(PORTER) سه استراتژی كلی رقابت را بهشرح ذیل پیشنهاد میكند:
هدایت برمبنای هزینه - هدایت برمبنای هزینه در گستره صنعت باعث كسب مزیت رقابتی ازطریق كاهش هزینههای موسسه، هزینههای تامینكنندگان، یا هزینههای مشتریان، یا ازطریق بالارفتن هزینههای رقبا، خواهدشد;
وجه تمایز - وجه تمایز در محصولات یا خدمات در گستره صنعت باعث كسب مزیت ازطریق ایجاد امكان تشخیص محصولات یا خدمات موسسه از رقبا میشود. یا از طریق كاهش فرقهایی كه باعث برتری رقبا گردیده است.
تمركز - یعنی دستیابی به مزیت تمایز یا هزینه كم در قسمت باریكی از صنعت.
سه نوع استراتژی تجارت دیگر نیز توسط وایزمن(WISEMAN) بهشرح ذیل پیشنهاد گردیده است:
نوآوری - دستیابی به برتری ازطریق معرفی یك تغییر در محصول یا فرایند كه منجر به تغییر اساسی در مسیر تجارت اتخاذشده در صنعت میشود;
رشد - دستیابی به برتری از طریق توسعه در حجم تولید یا توسعه جغرافیایی، اجتماع و انسجام با تامینكنندگان یا خریداران، تنوع در خط تولید و محصول.
پیمان - دستیابی به برتری ازطریق پیمانهای بازاری، ارائه محصولات مشترك، درخواست تغییر در استراتژیها، این استراتژیهای رقابتی میتواند بهطور تركیبی انجام شود (مانند، رشد و هدایت برمبنای هزینه).
چنانكه قبلاً اشاره شد، همه این استراتژیها میتواند بهصورت تهاجمی (مانند كاهش هزینههای تامینكنندگان، جلوگیری از نوآوری توسط رقبا)، یا بهصورت تدافعی (مانند كاهش هزینهها برای خریداران، كپی از نوآوریهای رقبا، كاهش فرصتهای توسعه رقبا) باشد.
حال در ادامه مثالهایی از تاثیر تكنولوژی اطلاعات بر توانایی موسسات در اجرای یك استراتژی كلی ارائه میگردد:
هدایت برمبنای هزینه - بستههای نرمافزاری بر كاهش هزینه تاكید میكنند (یك سیستم كامپیوتری مدیریت موجودی برای كاهش سطوح ذخیره ایمنی);
وجه تمایز - فراهمسازی امكان افزودن سریع ویژگیهای جدید به یك محصول ازطریق استفاده از سیستمCAD-CAM ;
تمركز - كشف نیازهای بازار ازطریق بررسی دقیق جزئیات بانكهای اطلاعات اختصاصی یا عمومی;
نوآوری - سیستم رزرواسیون كامپیوتری خطوط هواپیمایی آمریكا منجر به یك تغییر اساسی در صنعت هواپیمایی و رسیدن به جایگاهی برتر در بازار شده است.
رشد - گسترش پایگاههای مشتری ازطریق فروش بهوسیله یك شبكه ارتباط از راه دور كشوری.
پیمان - ایجاد پیمانهای بین سازمانی برای سیستم اطلاعات استراتژیك، مانند شبكه ماشینهای تحویلدار اتوماتیك بانك، كه در آن تكنولوژی اطلاعات از این استراتژی اعضای پیمان پشتیبانی میكند.
تكنولوژی اطلاعات علیرغم سایر تكنولوژیها میتواند در یك استراتژی كلی در امور مختلفی بهكار گرفته شود. تكنولوژی اطلاعات ممكن است برهمه فعالیتهای یك موسسه تاثیر بگذارد، ازRD و مهندسی گرفته تا تحقیقات بازاری و نگهداری سوابق.
تشخیص كاربردهای رقابتی تكنولوژی اطلاعات
جستجو برای یافتن كاربردهای تكنولوژی اطلاعات در محیطی ثمربخش خواهدبود كه تحت تاثیر فرایندها و محصولات اطلاعاتگرا باشد. وجود چندین عامل در صنعت میتواند این احتمال را قوت بخشد كه تكنولوژی استراتژیك اطلاعات قابل استفاده و بهرهگیری باشد:
وجود محتوای قابل توجه اطلاعات در ارتباط با خریداران یا تامینكنندگان;
وجود فشارهای رقابتی در صنعت (مثلاً بهخاطر نوآوریهای تكنولوژیك، رقابت خارجی);
محدودیت طول عمر محصول یا خدمات در صنعت (محصولات فاسدشدنی یا خدمات دارای تاریخ انقضاء) (بهعنوان مثال، در صنعت هواپیمایی، صندلیهایی از یك پرواز كه بلیت مربوط به آنها فروخته نشده است، و یا در صنعت هتلداری، اتاقهایی كه خالی ماندهاند).
چنانچه هدف موسسهای شناسایی كاربردهای استراتژیك تكنولوژی اطلاعات باشد، حضور فعال مدیران كل و مدیران اجرایی و عملیاتی ضروری است. اختصاص این مسئولیت صرفاً به مدیریت سیستم اطلاعات بهندرت نتایج موثری دربرخواهد داشت. مدیران كل و مدیران سیستم اطلاعات بایستی در رابطه با تشخیص فرصتهای استراتژیك تكنولوژی اطلاعات، اشتراك مساعی كنند. شكل 1 به تشریح یك متدولوژی برای شناسایی فرصتهای بهكارگیری سیستم اطلاعات استراتژیك میپردازد.
شكل 1 - فرایند شناسایی فرصتهای بهكارگیری سیستم اطلاعات استراتژیكSIS) )
مرحله مقدماتی در این فرایند مرور و بررسی سیستم ارزشی موسسه است. طی این مرحله، واحد مسئول سازمانی انجام این فرایند (مانند كمیته ویژه، مشاور) تمامی موارد بحرانی در فعالیتهای اولیه و پشتیبانی زنجیره ارزشی موسسه، زنجیرههای ارزشی خریداران، تامینكنندگان، و رقبا را موردبررسی قرار میدهد. این بررسی میتواند در ارتباط با یك واحد تجاری استراتژیك از یك موسسه باشد و نه كل موسسه. نتایج این بررسی ورودیها، ایدهها و برداشتهای لازم برای مراحل 1 و 2 را فراهم میآورد.
مراحل 1 و 2 بهطور همزمان، همراه با بازخورهایی بین آنها به پیش برده میشود. در این مراحل تمركز بر اهداف استراتژیك و استراتژیهای شركت تحت پشتیبانی تكنولوژی اطلاعات است كه میتوانند برای تحت تاثیر قراردادن و برخورد با اهداف بهكار گرفته شوند. این اهداف دربرگیرنده خریداران، تامینكنندگان، تازهواردین احتمالی، رقبای موجود، و محصولات و خدمات جایگزین است.
این فرایند میباید بزرگترین فهرست ممكن از اهداف استراتژیك را بهوجود آورد. با استفاده از این فهرست است كه موسسه میتواند اهدافی را كه برای هجوم (یا دفاع) توسط استراتژیهای تحت پشتیبانی تكنولوژی اطلاعات مناسب بهنظر میرسد، را انتخاب كند. این استراتژی شامل هدایت براساس هزینه، وجه تمایز، تمركز، رشد، پیمان، نوآوری و امثال اینهاست. یك استراتژی شركت و سیستم اطلاعات مربوط به آن میتواند برای هجوم به اهداف گوناگون مورداستفاده قرار گیرد. یك هدف نیز میتواند تحت تاثیر بیش از یك سیستم اطلاعات استراتژیك قرار گیرد.
هرگاه یك استراتژی كه یك هدف را موردتوجه قرار داده انتخاب گردید، مرحله 3 به جایگاه و وضعیت سیستم اطلاعات استراتژیك میپردازد. این استراتژی میتواند بهصورت تدافعی مورداستفاده قرار گیرد. برای كاهش یك جنبه رقابتی مربوط به یك هدف، یا به صورت تهاجمی برای افزایش یك جنبه رقابتی. سیستم اطلاعات استراتژیك انتخابی میتواند بهعنوان مثال ایجاد هزینههای بالای جابجایی برای خریداران موسسه بهمنظور دفاع در برابر تازهواردین و یا در مقابل موسسه میتواند به یك پیمان درمورد سیستم اطلاعات استراتژیك بهمنظور گسترش بازار فروش موسسه بپیوندد.
در مرحله 4، موسسه برپایه تهاجمی یا تدافعی بودن سیستم اطلاعات استراتژیك، درپی استفاده از تكنولوژی اطلاعات بهصورت داخلی و یا خارجی است. سیستم اطلاعات استراتژیك انتخابی میتواند با استفاده از تكنولوژیCAD/CAM بهصورت داخلی هزینه توسعه و ساخت محصول را كاهش دهد. مرحله 5 در ارتباط با ارزیابی ریسكهای عملیاتی و استراتژیك است. ریسكهای عملیاتی، با تمركز بر اندازه سیستم اطلاعات استراتژیك انتخابی، و آشنایی موسسه با تكنولوژی اطلاعات مربوطه موردارزیابی قرار میگیرند.
براساس این ارزیابی موسسه میتواند ابزارهایی را برای مقابله باچنین ریسكهایی برگزیند. (بهعنوان مثال، تكنیكهای برنامهریزی و كنترل، استفاده از مشاوران بیرون موسسه). بهعلاوه با فرض اجرای موفقیتآمیز سیستم اطلاعات استراتژیك، نتایج استراتژیك یك چنین موفقیت اولیهای میباید موردارزیابی قرار گیرد.
درنهایت تصمیمگیری درمورد اینكه آیا سیستم اطلاعات استراتژیك تحت بررسی قرار گیرد، صورت میپذیرد. موسسه میتواند درباره پرهیز از این پروژه یا اصلاح آن تصمیم بگیرد، سپس انجام مجدد فرایند شناسایی فرصتهای بهكارگیری سیستم اطلاعات استراتژیك و سیستم اصلاح شده را، ارزیابی كند.
جمعبندی
یك سیستم اطلاعات استراتژیك عبارت است از هر سیستم اطلاعاتی كه استراتژی رقابتی سازمان را پشتیبانی و از تكنولوژی اطلاعات برای رویارویی با هزینههای موسسه، استفاده میكند. در سطح صنعت، تكنولوژی اطلاعات بر طبیعت محصولات، خدمات و بازارهای صنعت یا اقتصاد تولید و توزیع تاثیر میگذارد. در سطح موسسه، تاثیر تكنولوژی اطلاعات توسط نیروهای رقابتی خاص تعیین میشود كه موسسه با آنها روبرو میشود. این نیروها ساختار صنعت و میدان رقابت برای هر موسسه در صنعت را شكل میدهند. این پنج نیرو عبارتند از تامینكنندگان، خریداران، تازهواردین به حوزه صنعت، محصولات یا خدمات جایگزین، و رقبای درون صنعت، تكنولوژی اطلاعات میتواند وابستگیهای بین این نیروها و موسسه را تغییر دهد. این نیروها اهدافی است كه یك موسسه در مقابل آنها استراتژیهای رقابتی خود را آماده میكند. در سطح استراتژی، تكنولوژی اطلاعات میتواند بر توان موسسات برای اجرای یك استراتژی خاص تجاری، تاثیر گذارد. انواع مختلفی از استراتژیهای كلی وجود دارد مانند هدایت برمبنای هزینه، وجه تمایز، تمركز، رشد، پیمان، و نوآوری. كه هریك میتواند بهصورت تهاجمی یا تدافعی آماده گردد.
فرایند شناسایی فرصتهای بهكارگیری سیستم اطلاعات استراتژیك چارچوبی برای شناسایی و ارزیابی فرصتهای بهكارگیری این سیستم است .
منابع و ماءخذ
1- ZWASS, V.MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS.WBC, 1992
2- BRANCHEAU,J.C.WETHERBE. "KEY ISSUES IN INFORMATION SYSTEMS MANAGEMENT". MIS QUARTERLY VOL.11, NO.1 (1987)23-44
3-- WISEMAN,C.STRATEGY AND COMPUTERS. HOMEWOOD, IL:IRWIN,1998
4- SYNNOTT, W.R. THE INFORMATION WEAPON. NEW YORK: WILEY 7 SONS,1987
5 - علیاحمدی، علیرضا، فرایند برنامهریزی استراتژیك صنعتی، تهران، دانشگاه علم و صنعت ایران، 1376
به لطف خداوند مهربان اين مجال را يافتيم که در موضوعات مختلف مدیریت منابع انسانی جديدترين مقالات، تحقيقات، نظريه ها و... را مورد كند و كاو قرار دهيم. این وبلاگ دست تمامي صاحب نظران و انديشمندان عرصه ي مديريت منابع انسانی را در مسير توليد علم و توسعه ي نرم افزاري به گرمي مي فشارد